OTOBO

OTOBO 11.1

Jasmin Hammes — Tue, 27 Oct 2026 12:34:59 +0000

RELEASE NOTES

OTOBO 11.1

Mehr Dynamik für Ihr Servicemanagement

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE-TYP:
RELEASE:

26.10.2026
Stable
11.1

OTOBO 11.1 ist nicht nur voll von Quality-of-Life-Improvements, sondern bietet auch echte Mehrwerte in den Bereichen Modellierung, Integration & Systemanbindung sowie Administration.

Das ist neu in OTOBO 11.1

HIGHLIGHT 1

Ticketbearbeitung – mehr Überblick, schneller am Ziel

Weniger Klicks, mehr Kontext, schnellere Entscheidungen. Und das ist erst der Anfang. Mit 11.1 wird die tägliche Arbeit im Ticket – dort, wo Agenten den größten Teil ihres Tages verbringen – noch schneller und übersichtlicher.

Elasticsearch – Suche auf neuem Level
Weitere Dialoge, feldbasierte Abfragen und eine erweiterte Syntax – zum Beispiel Title:Test* AND Body:Test* oder Boolean-Verknüpfungen mit AND / NOT – machen die schnelle nebenläufige Suche präziser. Wer Elasticsearch nutzt, merkt den Unterschied sofort.

Ähnliche Tickets – immer im Blick
Das neue Widget „Ähnliche Tickets“ nutzt Elasticsearch, um ähnliche Tickets direkt in der Ticket-Zoom-Ansicht anzuzeigen. Kein manuelles Suchen nötig – ähnliche Tickets werden automatisch eingeblendet. Eine der Aufgaben, die bald auch die OTOBO KI übernimmt.

Volle Kontrolle über den Ticket-Verlauf
Artikelbearbeitung inklusive Zeiterfassung ist nun Teil des Standards – kein separates Paket mehr notwendig. Ticket-Artikel lassen sich direkt in der Ticket-Zoom-Ansicht bearbeiten, löschen oder anpinnen. Fehler korrigieren, Überflüssiges entfernen, Wichtiges im Blick behalten – der Ticket-Verlauf bleibt übersichtlich.

Filter, die zu Ihnen passen
Ticket-Filter lassen sich jetzt in allen Ticketlisten per Mehrfachauswahl setzen. Einmal konfiguriert, dauerhaft die passende Ansicht. Kein manuelles Nachfiltern mehr, kein Suchen in langen Listen. Die richtige Ansicht ist immer genau einen Klick entfernt.

HIGHLIGHT 2

Prozessmanagement – präzise modellieren, sicher steuern

Mit 11.1 wächst das Prozessmanagement in OTOBO spürbar – in Reife, Flexibilität und in der Tiefe, mit der sich Prozesse abbilden lassen. Wer komplexe Prozesse baut und pflegt, merkt den Unterschied sofort.

Prozesse strukturieren, Überblick behalten
Komplexe Prozess-Setups wachsen – und werden schnell unübersichtlich. Namespaces gruppieren Prozesselemente logisch, sodass Admins auch in verzweigten Prozessen den Überblick behalten.
Global oder prozess-spezifisch – Sie entscheiden
Prozesselemente lassen sich jetzt als global oder prozess-spezifisch markieren. Eine Checkbox entscheidet: Soll ein Element in allen Prozessen verfügbar sein – oder nur in einem bestimmten?
Übergänge mit Logik
Übergänge prüfen jetzt mit Not, Any und All – auch auf leere Felder. Dynamische Felder innerhalb eines Sets lassen sich direkt via Feld1::Feld2 ansprechen. Prozesslogik, die zur Realität passt – nicht umgekehrt.
Vorlagen jetzt auch in Prozessen
Ticket-Vorlagen, wie Sie sie kennen, können jetzt auch in Prozessdialogen eingesetzt werden. Texte werden durch die Verwendung von Vorlagen von Anfang an sauber erfasst.

Daynamische Felder als Steuerungsmittel
Dynamische Felder arbeiten jetzt mit Referenzen statt mit Objekt-IDs, und Feld-Sets werden selbst zum Steuerungsmittel. So bilden Sie Prozesse präzise ab, mit geringerem Wartungsaufwand und weniger stillen Fehlern.

Kunden sehen, was sie brauchen
Prozess- und Aktivitätsinfos im Kundenbereich sind jetzt ausblendbar. Kunden sehen genau das, was sie brauchen – und nichts, was verwirrt. Weniger Rückfragen, weniger Missverständnisse, weniger Aufwand im Support.
Weniger Suchen, mehr Überblick
Wer viele Prozesse verwaltet, kennt das Problem: Suchen kostet Zeit. Die verbesserte Sortierung von Prozesselementen im Adminbereich macht Schluss damit – Elemente sind schneller auffindbar, die Verwaltung bleibt auch bei wachsender Komplexität übersichtlich.

HIGHLIGHT 3

Dynamische Felder – Informationen, genau wo sie gebraucht werden

Wir nennen sie in OTOBO „Dynamische Felder“ – aber es ist so viel mehr. Felder, die nur dort erscheinen, wo sie gebraucht werden. Verknüpfte Objekte direkt im Ticket. Formulare, die sich dem Kontext anpassen. Mit 11.1 werden Dynamische Felder zum echten Werkzeug.

Nur was relevant ist – im richtigen Moment

Dynamische Felder vom Typ „Referenz“ verknüpfen FAQ-Artikel, Services, Kunden, Kundenbenutzer oder ConfigItems direkt mit einem Ticket, oder miteinander. Linsen zeigen direkt auf die Details dieser verknüpften Elemente – ohne das Objekt selbst dafür öffnen zu müssen. Und ACLs greifen jetzt bis in die einzelnen Felder eines Sets. Sichtbar ist, was zur Situation passt. Weniger Klicks, kein Kontextwechsel – alle relevanten Informationen genau dort, wo sie gebraucht werden. Das bedeutet weniger Zeit pro Ticket und mehr Zeit für die Kunden.

HIGHLIGHT 4

Sicherheit – moderne Authentifizierung, sichere Anbindung

Mit 11.1 macht OTOBO den nächsten Schritt in die Zukunft bei Sicherheit und Authentifizierung. Moderne Standards, zentrale Verwaltung und verschlüsselte Anbindungen – ohne Workarounds, ohne Thirdparty-Pakete.

Tokens zentral verwalten – OAuth Token Management
OTOBO verfügt jetzt über eine eigene Token-Verwaltung. Tokens ermöglichen die sichere Authentifizierung an externen Diensten – für E-Mail-Anbindungen via POP, IMAP und erstmals auch SMTP sowie für ausgehende Webservices. Keine abgelaufenen Passwörter, kein Suchen in verschiedenen Konfigurationen, kein Administrationsaufwand bei Passwortänderungen. Alles an zentraler Stelle – alles im Griff.
Ein Login für alles – OpenID Connect
Die Anmeldung an OTOBO via OpenID Connect ermöglicht Single-Sign-On für Agenten und Kunden. Keine separaten OTOBO Passwörter mehr notwendig – stattdessen Integration in die bestehende Unternehmens-Authentifizierung. Ein Login, alle Systeme, kein Passwort-Chaos.

Verschlüsselte Datenbank-Anbindung
Das DB-Backend wechselt von DBD::mysql auf DBD::MariaDB – aktiv gepflegt, moderner und auf aktuelle Datenbankversionen ausgelegt. Verschlüsselte Anbindung für MySQL und MariaDB ist jetzt verfügbar, Authentifizierungs-Plugins lassen sich direkt im Installer auswählen. Sensible Daten bleiben geschützt – ohne manuelle Workarounds.
OTOBO und OTOBO Docker – ab jetzt unabhängig
Ab 11.1 haben OTOBO und OTOBO Docker eigene Release-Zyklen. Updates können unabhängig voneinander eingespielt werden – kein Warten mehr auf den jeweils anderen. Klarere Versionsangaben in den Beispieldateien, mehr Flexibilität bei der Wartung, Latest Images werden weiter gepflegt.

HIGHLIGHT 5

Datenaustausch und Integration – deutlich vereinfacht

Mit OTOBO 11.1 wird der Datenaustausch einfacher – nach außen wie nach innen. Mehr Kompatibilität mit externen Systemen, volle Kontrolle über Konfigurationen und Objekte – alles im Standard, ohne Extrapakete.

Webservices, die sich anpassen
Attachments lassen sich jetzt als multipart/form-data übertragen – Voraussetzung für die direkte Anbindung an Jira, OpenProject und andere Systeme, die Attachments im multipart/form-data-Format erwarten.
Für ausgehende Daten lassen sich bestimmte Formate wie Arrays erzwingen – damit die Schnittstelle bekommt, was sie erwartet. Und für die Authentifizierung ausgehender Webservices steht jetzt auch OAuth als Methode zur Verfügung.

Konfigurationen exportieren – und wiederverwenden
Ganze Konfigurationspakete – inklusive Prozessen, Dynamischen Feldern, Benachrichtigungen, Queues und ACLs – lassen sich jetzt in .csv-Dateien exportieren und wieder importieren. Direkt an der Stelle, an der die Einstellungen vorgenommen werden – kein Umweg, kein manuelles Nachbauen.
Objekte exportieren – Migration leicht gemacht
Auch Tickets, Kunden, Kundenbenutzer und ConfigItems lassen sich künftig direkt unter Admin → Import/Export flexibel übertragen. Ob für eine Migration oder den reinen Datenaustausch – ab 11.1 steht beides im OTOBO Standard zur Verfügung.

Technische Hinweise

Achtung, Admins: Drei technische Umstellungen im Backend erfordern beim Upgrade manuelle Anpassungen.

Unter Docker legt der Update-Prozess künftig eine neue Ordnerstruktur an: Es wird ein Backup erstellt unter /opt/otobo_update/. Manuelle Anpassungen müssen vorab paketiert oder nachgezogen werden.
Das MailAccountOAuth2-Paket wurde in den Standard überführt – auch hier sind beim Upgrade manuelle Anpassungen nötig (How to migrate email OAuth).
Für die Erstellung der Diagramme in Reports haben wir Chromium ersetzt durch Gnuplot: Ein schlankes Zeichenprogramm, das die Diagramme direkt auf dem Server erstellt, statt den Umweg über den Browser zu gehen. Das verkleinert das Image deutlich und beseitigt zugleich Schwachstellen, die allein über die Abhängigkeiten des Browsers hineingekommen waren.
Wer die Statistik-Reports im Docker-Betrieb weiterhin mit Chrome erzeugen möchte, kann sich ein lokales Image bauen (Build local image).

Changes

[Change] Docker: Diagramme in Reports werden künftig mit Gnuplot statt mit Chromium gezeichnet [#3550]
[Change] Standardeinstellung für Stats::CustomerUserLoginsAsMultiSelect [#6296]

Pakete, die in den Core übernommen wurden

[Enhancement] Übernahme des Pakets ImportExportCustomerCompany in den Core – einfacher Import/Export von Kunden [#5005]
[Enhancement] CustomerCompany-Import: Werte Dynamischer Felder werden beim Import mit übernommen [#6196]
[Enhancement] Übernahme des Pakets ImportExportStandardObjects in den Core – einfacher Import/Export von Standardobjekten [#5148]
[Enhancement] Übernahme des Pakets ExtendedArticleEdit in den Core – jetzt auch den Text externer Artikel (außer E-Mails), dynamische Felder an Artikeln sowie weitere Attribute wie deren Sichtbarkeit bearbeiten [#4258]
[Enhancement] Übernahme des Pakets CK5-FullWindowMode in den Core – Maximieren des Editorfensters [#5415]

[Enhancement] Korrekte Verarbeitung der Artikelbearbeitung für Elasticsearch [#6182]
[Enhancement] Integration des Elasticsearch-Extension Pakets in den Core [#5350]
[Enhancement] Übernahme des Pakets CustomerTicketSearch in den Core – Volltextsuche im Kundenportal [#5161]
[Enhancement] Übernahme des Pakets ProcessTicketTemplates in den Core – Ticket-Vorlagen auch in Prozessdialogen nutzen [#5436]
[Enhancement] Übernahme des Pakets TicketUpdateOperationExternalIdentifier in den Core – beim Ticket-Update durch externe Systeme kann deren Identifier genutzt werden [#5413]
[Enhancement] Übernahme des Pakets PostMasterXFromHeader in den Core – Kundenbenutzer automatisch anhand von Informationen im E-Mail-Text setzen [#5008]

Verbesserungen, die direkt wirksam sind

[Enhancement] AdminDynamicField: Filter nach Feldtypen ergänzt [#5584]
[Enhancement] DynamicField Database: weitere Eingrenzung filterbarer dynamischer Felder für OTOBO 11.1 [#5924]
[Enhancement] Für Multi-Value-Referenzfelder werden – aktuell in Ticket- und ConfigZoom, weitere Ansichten folgen –, nun mehrere Links angezeigt [#6030]
[Enhancement] Verbesserte Darstellung von Sets im DynamicFieldWidget in AgentTicketZoom [#6263] [#5228]
[Enhancement] Der CK5-Editor unterstützt jetzt auch Checklisten [#5415]
[Enhancement] Überarbeitung von Schriftgrößen und Zeilenhöhe in RichText-Kontexten [#5691]
[Enhancement] Neu: Elasticsearch-Widget „Ähnliche Tickets” [#5508] (kein To Do für Systeme mit Elasticsearch)
[Enhancement] Vollständige Unterstützung der Boost-Suffix-Notation für Elasticsearch-Suchfeld-Attribute [#6190]

[Enhancement] Unterstützung der Mehrfachauswahl für Filter in Ticketlisten [#1831]
[Enhancement] Kundenbereich: Die Anzeige des Ticketalters in Ticketlisten wechselt nach einer definierten Zeit (im Standard 24h) automatisch vom Ticketalter auf die Ticketerstellzeit [#1826]
[Enhancement] Hinzufügen eines Indikators für „Stoppen nach Treffer” in der AdminPostMasterFilter Overview [#1618]
[Enhancement] Einführung eines Gültigkeits-Status für PostMaster Filter [#4200]
[Enhancement] Nested LDAP Sync: Verwenden der kompletten Information aus dem ‚memberurl’-Attribut [#4696]
[Enhancement] Im Installer kann nun das DB-Authentifikations-Plugin ausgewählt werden [#5102]
[Enhancement] Entfernen der entrypoint.sh-Abhängigkeit für die native systemd-Datei [#5956]
[Enhancement] Hinzunahme von „server_tokens=off” zur Nginx Config [#6046]

Verbesserungen, die Sie individuell konfigurieren

[Enhancement] Prozessmanagement: Prozesselemente können jetzt als global oder prozess-spezifisch markiert und Namespaces zugeordnet werden [#5589]
[Enhancement] Prozessübergänge prüfen nun zusätzliche Array-Operatoren und funktionieren auch für DF-Elemente vom Typ Set [#5590]
[Enhancement] Durch einen zusätzlichen Parameter „ExternalSource” in der Übergangsaktion „DynamicFieldSet” können übergebene Werte nun auch als externe Quelle interpretiert werden [#5882]
[Enhancement] Die Übergangsaktion TicketCustomerSet unterstützt nun auch via „_Data”-Tag bereitgestellte Werte für Referenzfelder [#5902]
[Enhancement] Aufnahme der Dynamischen Felder vom Typ Database in Sets [#5915]
[Enhancement] Aktivieren der FieldTypeSettings für individuelle Skriptfelder [#6053]
[Enhancement] Linsenfelder können nun auch auf Referenzen zeigen [#3186]
[Enhancement] Linsenfelder können nun auch auf Sets zeigen [#4910]

[Enhancement] ACLs nun auch für Dynamische Felder innerhalb von Sets [#5524]
[Enhancement] ACLs nun auch in der Antwort-Maske im Agentenbereich [#3537]
[Enhancement] Kundenbereich: Auch Dynamische Felder für den Antworten-Dialog können nun im DynamicFieldScreens zugeordnet werden [#4355]
[Enhancement] Ticketvorlagen unterstützen die Auswahl des nächsten Ticketstatus [#5542]
[Enhancement] OIDC/OAuth2-Authentifizierung für Webservices [#4450]
[Enhancement] In Webservices kann nun der genaue Datentyp im XSLT festgelegt werden (z.B. Array, Boolean) [#5507]
[Enhancement] Webservices unterstützen jetzt auch multipart/formdata (Anhänge!) [#5444]
[Enhancement] Neuimplementierung des Postmasterfilters zum Erkennen von Anhängen [#3422]
[Enhancement] Neue CSS-Farbvariable für Links in der Kundenoberfläche [#6287]
[Enhancement] Backup folgt optional Symlinks [#1236]

Bugfixes

[Bugfix] DynamicField Import/Export: Korrektur der Attributumwandlung für Referenzfelder [#6227]
[Bugfix] Korrektur der Validierung von Pflicht-Referenzfeldern mit Autovervollständigung [#5596]
[Bugfix] Korrektur einer zu strengen Berechtigungsprüfung für verschachtelte Queues in AgentTicketQueue, eingeführt mit #6092 [#6299]
[Bugfix] Behebung verschiedener Abbrüche im OTOBO Upgrade-Prozess [#6249]
[Bugfix] Auswahllisten in der Kundenoberfläche waren zu schmal [#6267]
[Bugfix] DynamicFieldScript: Das Leeren der Update-Events wurde nicht in die Datenbanktabelle übernommen [#6275]
[Bugfix] Verbesserungen und Fehlerkorrekturen an der HideShow-Funktionalität in Formularen für Sets, Linsen und Referenzfelder [#6184]
[Bugfix] Barrierefreiheit: Für Auswahlfelder wurde die falsche ARIA-Rolle (search) verwendet [#5347]
[Bugfix] Barrierefreiheit: Optimierung der Hauptnavigation im Kundenportal [#5356]
[Bugfix] Beim Kopieren eines Prozesses mit privaten Elementen wurden Layout und Pfad nicht korrekt ersetzt [#6213]
[Bugfix] Vom Daemon abgespaltene Console::Command-Aufgaben (z. B. Maint::Ticket::EscalationCheck) stürzten in DBD::MariaDB disconnect_all() während der Global Destruction ab (OTOBO 11.1.0 Beta1, DBD::MariaDB 1.24) [#5972]
[Bugfix] TicketACL::Autoselect funktionierte nicht im Prozess [#5495]
[Bugfix] Initialen im Platzhalter-Avatar wurden in der Kundenoberfläche nicht korrekt dargestellt [#6137]
[Bugfix] Überarbeitung von Höhenberechnung und Größenanpassung des CKEditors [#6122]
[Bugfix] HideShow für den Artikel in CustomerTicketMessage funktionierte bei dynamischen FormUpdates nicht [#6173]
[Bugfix] Auswahlmenüs des Editors wurden durch „overflow: hidden” von .FieldCell und .RichTextField abgeschnitten [#6067]

➞ Vollständiges Change Log

Vielen Dank an die Community und alle, die zum Entstehen dieses neuen Major Releases beigetragen haben!

Release Notes Betaversionen

24.06.2026
OTOBO 11.1.0 (Beta)

➞ Release Note

27.07.2026
OTOBO 11.1.0 (Beta2) – Security Patch

➞ Release Note

16.09.2026
OTOBO 11.1.0 (Beta3) – Security Patch

➞ Release Note

Upgrade auf 11.1 – wir unterstützen gern.

Bei einem Upgrade kommen auch Ihre Pakete und Anpassungen auf den Prüfstand. Wir beraten dazu – und übernehmen auf Wunsch alle nötigen Schritte.

Jetzt anfragen

Sicherheitshinweis – HTTPBasicAuth Authentifizierung umgehen

Grit Rother — Wed, 16 Sep 2026 13:18:58 +0000

SICHERHEITSHINWEIS

Umgehen der Authentifizierung über den vom Client bereitgestellten `Remote-User`-Header

Nur auf Systemen mit ‚HTTPBasicAuth`-Backend

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE-TYP:
KRITIKALITÄT:
RELEASE:

16.09.2026
Security Patches
Hoch
10.1.19 – 11.0.18 – 11.1 Beta 3

Sicherheitshinweis – kritisch

In sehr spezifischen Konstellationen können in OTOBO Umgebungen mit ‚HTTP Basic Auth‘ Rechte / fremde Sessions abgegriffen werden.

Hier finden Sie alle Details zu der mit den heute veröffentlichten Patches geschlossenen Sicherheitslücke – welche Systeme im Detail betroffen sind und konkrete Handlungsempfehlungen für die unterschiedlichen Szenarien.

Details zur geschlossenen Sicherheitslücke

Beide ‚HTTP Basic Auth‘-Authentifizierungs-Backends akzeptieren die Übergabe der Benutzeridentität durch den HTTP-Client. Fehlt der üblicherweise vom Server bereitgestellte ‚REMOTE_USER‘, greift das Backend auf den Wert des HTTP-Anfrage-Headers `Remote-User` zurück, den jeder Client setzen kann. Ein Passwort wird in diesem Szenario nicht abgefragt.

In betroffenen Systemen können unauthentifizierte Angreifer mit Zugang zu einem OTOBO Endpoint ohne externes Single Sign-on (SSO) Enforcement sich folglich durch Senden eines einfachen HTTP-Headers als beliebiger User – auch als Systemadministrator – anmelden.

Die Schwachstelle kann insbesondere dort ausgenutzt werden, wo der GenericInterface Endpoint `/otobo/nph-genericinterface.pl` vom SSO ausgeschlossen ist. Hier können API-Clients, die weder Kerberos noch SAML unterstützen, das SSO umgehen und sich direkt an OTOBO authentifizieren.

Wer ist betroffen?

Betroffen sind – ausschließlich – Systeme auf die alle 3 folgenden Punkte zutreffen:

Ein ‚HTTPBasicAuth‘-Modul ist als Authentifizierungs-Backend für Agenten und/oder Kunden konfiguriert (‚AuthModule‘, ‚Customer::AuthModule‘).
Der Zugriff erfolgt via Reverse-Proxy oder einen Webserver, der den`Remote-User`-Header unverändert weiterleitet. (So üblich in jeder containerbasierten Umgebung sowie nginx-/Apache-/Traefik-Reverse-Proxy-Konfiguration, da hier der Proxy die Identität nur via HTTP-Header
übertragen kann.)
Mindestens ein Endpunkt ist ohne vorgeschaltetes SSO durch den Proxy erreichbar – z. B. durch den gezielten Ausschluss des GenericInterface, direkten Netzwerkzugriff auf den Anwendungsport oder Standorte, die das SSO-Modul nicht nutzen.

Installationen, bei denen der Webserver die Anfrage selbst authentifiziert und die PSGI-Variable `REMOTE_USER` setzt (beispielsweise Apache mit `mod_auth_gssapi` im CGI-, FastCGI- oder mod_perl-Modus), sind nicht direkt über die Variable – dennoch aber durch den Header-Fallback auf allen nicht derart geschützten Endpoint betroffen.

Unsere Lösung

Die Sicherheitslücke wird durch Installation der heute veröffentlichten Sicherheits-Patches OTOBO 10.1.19, OTOBO 11.0.18, OTOBO 11.1 Beta 3 geschlossen.

Durch die Patches erfordert der Weg über den Header nun ein aktives Opt-in.

Statt eine beliebige ‚Remote-User‘-Variable zu nutzen, wird der Header künftig ignoriert, sofern nicht – alle 2 – nachstehenden Bedingungen erfüllt sind:

die neue Option `AuthModule::HTTPBasicAuth::TrustProxyHeader` (respektive `Customer::AuthModule::HTTPBasicAuth::TrustProxyHeader`) ist aktiviert – und
mit der Anfrage wird ein Shared Secret übermittelt, über das sich der Reverse-Proxy identifiziert. Im HTTP Header wird der für die Variable `WebServer::ProxySecret` eingegebene Wert als `X-OTOBO-Proxy-Secret` übermittelt. Sind Container im Einsatz, kann das Shared Secret auch über die Umgebungsvariable `OTOBO_PROXY_SECRET` definiert werden.
Die Überprüfung erfolgt in Echtzeit.

Das Shared Secret funktioniert für nginx, Apache (mod_proxy) und Traefik, weil in jedem Fall durch den Proxy ein einzelner Request Header gesetzt wird, der alle potenziell durch den Client übermittelten Werte überschreibt. Weiterhin empfehlen wir außerdem, den OTOBO Anwendungsport für nicht vertrauenswürdige Netzwerke unzugänglich zu halten.

Bestehende klassische Apache SSO-Implementierungen funktionieren wie bisher: Durch den Webserver selbst gesetzte ‚REMOTE_USER‘ werden weiterhin übernommen.

Auch die im Standard enthaltenen ningx-Templates und Apache-Beispielskonfigurationen wurden aktualisiert. Sie enthalten nun sichere Defaults – explizit auch sichere Beispielkonfigurationen für Ausnahmen für die REST API Schnittstelle („GenericInterface“) – sowie alle nötigen Informationen um einen sicheren Betrieb zu gewährleisten.

Nach dem Update

Kein To Do für Systeme ohne `HTTPBasicAuth`-Authentifizierungs-Backend

Das `WebServer::ProxySecret`-Setting wird nur durch `Kernel::System::Auth::HTTPBasicAuth` und `Kernel::System::CustomerAuth::HTTPBasicAuth`, und nur mit aktiver `TrustProxyHeader` Option ausgelesen. Umgebungen, in denen die Authentifizierung via DB, LDAP, OpenIDConnect, Radius oder ähnliche Backends erfolgt, sind nicht betroffen. Hier muss kein Secret definiert werden.

To Do für Systeme, die `HTTPBasicAuth` mit dem `Remote-User`-Header nutzen
(Reverse-Proxy SSO)

Der Fix für Systeme, die `HTTPBasicAuth` mit dem `Remote-User`-Header (Reverse-Proxy SSO) nutzen, ist bewusst auf „Fail-Closed“ ausgelegt: In betroffenen Systemen wird die User-Authentifizierung ausgesetzt, bis die neue Konfiguration vorgenommen wurde.

Schritte zum Wiederherstellen der SSO-Funktionalität:

1. Aktivieren von `AuthModule::HTTPBasicAuth::TrustProxyHeader` (und/oder der Kunden-Variante).
2. Konfiguriren von `WebServer::ProxySecret` (oder der Umgebungs-Variablen `OTOBO_PROXY_SECRET`).
3. Konfigurieren des Reverse-Proxy: Entfernen von Clients übermittelter Remote-User-Headern und Versenden des Secrets via `X-OTOBO-Proxy-Secret`. In den im Standard enthaltenen Templates sind diese Anpassungen bereits enthalten.

To Do für User unserer offiziellen Docker-HTTPS-/Kerberos-Stacks

Docker-User, die unsere offiziellen HTTPS-/Kerberos-Stacks nutzen, setzen lediglich das `OTOBO_PROXY_SECRET` in der .env-Datei; die Übermittlung an nginx und den OTOBO Container erfolgt automatisch.

Workaround – wenn ein Update nicht sofort möglich ist

Allen Benutzern, die Ihre Systeme nicht sofort updaten können, empfehlen wir dringend bis zum Update folgende Schritte durchzuführen:

Entfernen des ‚Remote-User‘-Header (alle Schreibweisen) aus eingehenden Client-Anfragen und für alle Standorte auf dem Reverse-Proxy.
Sicherstellen, dass der Anwendungsport für nicht vertrauenswürdige Netzwerke unzugänglich ist.
Wo möglich, für betroffene Endpunkte temporär die ‚HTTPBasicAuth‘-Option deaktivieren.

Credits

Wir danken Mokrane ABDELMALEK für die verantwortungsvolle Meldung dieser Schwachstelle. Die viele Jahre alte Vulnerability wurde im Rahmen des VDP-Programms an der Universität Gent identifiziert.

Zu den Release Notes

OTOBO 10.1.19 – Security Patch

➞ die Details

OTOBO 11.0.18 – Security Patch

➞ die Details

OTOBO 11.1.0 (Beta3) – Security Patch

➞ die Details

Bitte aktualisieren Sie Ihr System schnellstmöglich
Danke an die Community und alle Mitwirkenden!

Update, Upgrade oder Fragen?
Wir sind da.

Support-Kunden melden sich einfach über das Portal oder rufen kurz an. Noch kein Support-Vertrag? Vielleicht ist jetzt der richtige Zeitpunkt.

Kontakt

OTOBO 11.1.0 Beta3

Grit Rother — Wed, 16 Sep 2026 13:16:44 +0000

SICHERHEIITSHINWEIS

OTOBO 11.1.0 (Beta3) – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

16. September 2026
Security Patch Release
HOCH
OTOBO 11.1 Beta

Security Fixes

[Security Fix – hohe Kritikalität] In sehr spezifischen Konstellationen konnten in OTOBO Umgebungen mit ‚HTTP Basic Auth‘-Authentifizierungs-Backend Rechte / fremde Sessions abgegriffen werden. [#6128]

Welche Systeme im Detail betroffen sind und konkrete Handlungsempfehlungen finden Sie hier.

[Security] Verhindern der Aufzählung von Queue-Namen in ‚AgentTicketQueue‘. [#6092]
[Security] Update der moment.js JavaScript Bibliothek von 2.29.3 auf 2.30.1. [#6061]
[Security] VirtualFS Write: Nachbesserung des bisher nicht ausreichenden `Content`-Checks. [#5572]

Verbesserungen

[Enhancement] Neuimplementierung des Postmasterfilters zum Erkennen von Anhängen. [#3422]
[Enhancement] Nested LDAP Sync: Verwenden der kompletten Information aus dem ‚memberurl‘-Attribut. [#4696]
[Enhancement] AdminDynamicField: Filter nach Feldtypen ergänzt. [#5584]
[Enhancement] Prozessmanagement: Implementierung von globalen vs. lokalen Scopes und Namespaces für Prozesselemente. [#5589]
[Enhancement] Aufnahme der DynamischenFelder vom Typ Database in Sets. [#5915]
[Enhancement] DynamicField Database: weitere Eingrenzung filterbarer dynamischer Felder für OTOBO 11.1. [#5924]
[Enhancement] Entfernen der entrypoint.sh-Abhängigleit für die native systemd-Datei. [#5956]
[Enhancement] Hinzunahme von „server_tokens=off“ zur Nginx Config. [#6046]
[Enhancement] Aktivieren der FieldTypeSettings für individuelle Skriptfelder. [#6053]

Bugfixes

[Bugfix] Optimierte Interaktion zwischen Linsen- und Referenzfeldern. [#3186]
[Bugfix] Korrektur der Berechnung der Gesamtzeit für einen Artikel bei mehrfacher Bearbeitung. [#3592]
[Bugfix] Überarbeitung der Anzeige Dynamischer Felder vom Typ Richtext im Aktivitätsdialog. [#3720]
[Bugfix] Login-Button war nicht via Tab-Taste erreichbar. [#5351]
[Bugfix] Korrektes Füllen von $Param{Queue} in AgentDynamicFieldDBSearch.pm und CustomerDynamicFieldDBSearch.pm. [#5552]
[Bugfix] VirtualFS Write: Optimierung des ‚Content‘-Checks. [#5572]
[Bugfix] Aussetzen der Suche nach ähnlichen Tickets durch Elasticsearch für Tickets ohne Artikel. [#5930]
[Bugfix] DynamicField Database: Korrektes Entfernen des letzten bestehenden Eintrags in einem MultiValue-Element beim Klick auf Minus. [#5932]
[Bugfix] Mehr Kontext für Fehlermeldungen in der Dynamic Field Reference-Maske. [#5939]
[Bugfix] Optimierung von ExternalSourceTransform. [#5942]
[Bugfix] Korrektur eines Fehlers beim Ticket-Teilen. [#5945]
[Bugfix] Korrigiertes Parsen der Daten zu installierten Paketen. [#5947]
[Bugfix] Korrigierte Ablage von Kunden-Zertifikaten. [#5952]
[Bugfix] Angleichen der Zeilenabstände innerhalb von Listen im CKEditor. [#5966]
[Bugfix] SysConfigMigrateDynamicFieldNamespaces funktioniert nun auch für leere Alteinträge in DynamicField::Namespaces. [#5970]
[Bugfix] Der Admin Eintrag für AdminOAuthTokenStore ist jetzt im Standard aktiv, so dass die neuen OIDC Functional Accounts auch gefunden werden. [#5971]
[Bugfix] AdminDynamicFieldLens: Korrektur der ConfigItem-Feldtypennamen in der Whitelist. [#6025]
[Bugfix] ACLs funktionieren nun auch in einer Linse auf ein Set für Felder innerhalb des Sets. [#6086]
[Bugfix] Erstes Laden der Seite: ACL-Berechnungen auch für Linsenfelder. [#6094]
[Bugfix] Mit diesem Fix können nun auch DF-Label für Dynamische Felder in DF-Sets übersetzt werden. [#6099]
[Bugfix] Korrektur der Anzeige von Werten einer Linse mit einem Set-Feld als Attribut (z. B. in der Ticket-Historie). [#6104]
[Bugfix] Korrekturen am ConfigItem ACL import. [#6119]
und viele weitere

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.1.0 Beta3

Wir empfehlen, auch Testsysteme schnellstmöglich zu aktualisieren.

➞ Download Security Patch

OTOBO 11.1 Change Log

Ein umfassender Überblick über alle aktuellen und vergangenen Änderungen.

➞ See all changes

Security Patch? System-Update?

Wir unterstützen gerne.

Kontakt

OTOBO 11.0.18

Grit Rother — Wed, 16 Sep 2026 13:15:45 +0000

SICHERHEITSHINWEIS

OTOBO 11.0.18 – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

16. September 2026
Security Patch Release
HOCH
OTOBO 11.0

Security Fixes

[Security Fix – hohe Kritikalität] In sehr spezifischen Konstellationen konnten in OTOBO Umgebungen mit ‚HTTP Basic Auth‘-Authentifizierungs-Backend Rechte / fremde Sessions abgegriffen werden. [#6128]

Welche Systeme im Detail betroffen sind und konkrete Handlungsempfehlungen finden Sie hier.

[Security] Verhindern der Aufzählung von Queue-Namen in ‚AgentTicketQueue‘. [#6092]
[Security] Update der moment.js JavaScript Bibliothek von 2.29.3 auf 2.30.1. [#6061]
[Security] VirtualFS Write: Nachbesserung des bisher nicht ausreichenden `Content`-Checks. [#5572]

Verbesserungen

[Enhancement] Neuimplementierung des Postmasterfilters zum Erkennen von Anhängen. [#3422]
[Enhancement] Nested LDAP Sync: Verwenden der kompletten Information aus dem ‚memberurl‘-Attribut. [#4696]

Bugfixes

[Bugfix] Korrektur der Berechnung der Gesamtzeit für einen Artikel bei mehrfacher Bearbeitung. [#3592]
[Bugfix] Überarbeitung der Anzeige Dynamischer Felder vom Typ Richtext im Aktivitätsdialog. [#3720]
[Bugfix] Login-Button war nicht via Tab-Taste erreichbar. [#5351]
[Bugfix] Korrektes Füllen von $Param{Queue} in AgentDynamicFieldDBSearch.pm und CustomerDynamicFieldDBSearch.pm. [#5552]
[Bugfix] DynamicField Database: Korrektes Entfernen des letzten bestehenden Eintrags in einem MultiValue-Element beim Klick auf Minus. [#5932]
[Bugfix] Optimierung von ExternalSourceTransform. [#5942]
[Bugfix] Korrigiertes Parsen der Daten zu installierten Paketen. [#5947]
[Bugfix] Korrigierte Ablage von Zertifikaten. [#5952]
[Bugfix] S/MIME-Nachrichten im CMS-Format werden wieder korrekt entschlüsselt. [#5998] – in progress
[Bugfix] AdminDynamicFieldLens: Korrektur der ConfigItem-Feldtypennamen in der Whitelist. [#6025]
[Bugfix] ACLs funktionieren nun auch in einer Linse auf ein Set für Felder innerhalb des Sets. [#6086]
[Bugfix] Mit diesem Fix können nun auch DF-Label für Dynamische Felder in DF-Sets übersetzt werden. [#6099]
[Bugfix] Korrektur der Anzeige von Werten einer Linse mit einem Set-Feld als Attribut (z. B. in der Ticket-Historie). [#6104]

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.0.18

Wir empfehlen dringend, das System schnellstmöglich zu aktualisieren.

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OTOBO 11.0 Change Log

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OTOBO 10.1.19

Grit Rother — Wed, 16 Sep 2026 13:14:43 +0000

SICHERHEITSHINWEIS

OTOBO 10.1.19 – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

16. September 2026
Security Patch Release
HOCH
OTOBO 10.1

Security Fixes

[Security Fix – hohe Kritikalität] In sehr spezifischen Konstellationen konnten in OTOBO Umgebungen mit ‚HTTP Basic Auth‘-Authentifizierungs-Backend Rechte / fremde Sessions abgegriffen werden. [#6128]

Welche Systeme im Detail betroffen sind und konkrete Handlungsempfehlungen finden Sie hier.

[Security] Verhindern der Aufzählung von Queue-Namen in ‚AgentTicketQueue‘. [#6092]
[Security] Update der moment.js JavaScript Bibliothek von 2.29.3 auf 2.30.1. [#6061]
[Security] VirtualFS Write: Nachbesserung des bisher nicht ausreichenden `Content`-Checks. [#5572]

Verbesserungen

[Enhancement] Nested LDAP Sync: Verwenden der kompletten Information aus dem ‚memberurl‘-Attribut. [#4696]

Bugfixes

[Bugfix] Login-Button war nicht via Tab-Taste erreichbar. [#5351]
[Bugfix] Korrektes Füllen von $Param{Queue} in AgentDynamicFieldDBSearch.pm und CustomerDynamicFieldDBSearch.pm. [#5552]
[Bugfix] Korrektur eines Fehlers, der das Absenden von Formularen verhinderte, in denen ein als Pflichtfeld markiertes Dynamisches Feld am Artikel via ACL ausgeblendet war. [#5722]

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 10.1.19

Wir empfehlen dringend, das System schnellstmöglich zu aktualisieren.

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OTOBO 10.1 Change Log

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OTOBO 11.1.0 Beta2

Pia Cebic — Mon, 27 Jul 2026 11:28:28 +0000

SECURITY ADVISORY

OTOBO 11.1.0 (Beta2) – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

27. Juli 2026
Security Patch Release
NIEDRIG
OTOBO 11.1 Beta

Security Fixes

[Security] SessionID-Bindung für Web-Upload-Cache – Der Cache war bisher durch eine kryptografisch unsichere Zufallszahl geschützt, wodurch authentifizierte Angreifer diese erraten und während der Artikelerstellung auf Anhänge anderer Nutzer zugreifen konnten. Diese Sicherheitslücke wurde geschlossen. [#5835]
[Security] Rekursion im Template-Generator verhindert / CVE-2025-26843 – Wir haben eine Denial-of-Service-Schwachstelle (DoS) in Ticket-Benachrichtigungen und Autoantworten behoben, durch die Angreifer Endlosschleifen auslösen konnten. [#5797]
[Security] FormDraftID – Eine Sicherheitslücke in FormDraftID erlaubte authentifizierten Agenten, die Entwürfe anderer Nutzer zu löschen. Diese wurde geschlossen. [#5675]
[Security] XSS-Schwachstellen – Wir haben zwei XSS-Schwachstellen in AgentTicketEmailResend sowie im Admin-Communication-Log behoben. [#5791] [#5790]
[Security] AgentTicketBulk – Durch eine fehlende Berechtigungsprüfung konnten Agenten bisher via Sammelaktion Tickets mit Tickets verknüpfen, auf die sie eigentlich keinen Zugriff hatten. Diese Sicherheitslücke wurde geschlossen. [#5723]
[Security] SysConfig-Deployment – Für das SysConfig-Deployment wurde eine fehlende Berechtigungsprüfung ergänzt. [#5818]
[Security] POST-Formulare – Für Artikel- und Ticket-Aktionen wurden POST-Formulare eingeführt, die CSRF-Sicherheitslücken in den Aktionen MarkAsImportant und QuickClose schließen. [#5817]

Changes

[Change] Queue- und Service-Auswahl – Die Auswahl von Queue und Service erfolgt in allen Formularen künftig in vertauschter Reihenfolge. [#5840]
[Change] FormDraft API – FormDraft-Methoden erfordern künftig immer die korrekte Objekt-ID. [#5825]

Bugfixes

[Bugfix] Ticket-Info-Widget – Die fehlerhafte Darstellung des Ticket-Info-Widgets in CustomerTicketZoom ist korrigiert. [#5000]
[Bugfix] Text-Einzug – Einzugs-Buttons (Indent) im CKEditor funktionieren wieder. [#5438]
[Bugfix] OIDC Login-Redirect – Keine doppelte URL-Kodierung mehr nach einem OIDC Redirect. [#5787]
[Bugfix] TicketAppointments-Event – Das Event wird nicht mehr fälschlich mehrfach ausgelöst. [#4220]

Verbesserungen

[Enhancement] Durch einen zusätzlichen Parameter „ExternalSource“ in der Übergangsaktion „DynamicFieldSet“ können übergebene Werte nun auch als externe Quelle interpretiert werden. [#5882]
[Enhancement] Die Übergangsaktion TicketCustomerSet unterstützt nun auch via „_Data“-Tag bereitgestellte Werte für Referenzfelder. [#5902]

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.1.0 Beta2

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OTOBO 11.1 Change Log

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OTOBO 11.0.17

Pia Cebic — Mon, 27 Jul 2026 11:27:44 +0000

SECURITY ADVISORY

OTOBO 11.0.17 – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

27. Juli 2026
Security Patch Release
NIEDRIG
OTOBO 11.0

Security Fixes

[Security] SessionID-Bindung für Web-Upload-Cache – Der Cache war bisher durch eine kryptografisch unsichere Zufallszahl geschützt, wodurch authentifizierte Angreifer diese erraten und während der Artikelerstellung auf Anhänge anderer Nutzer zugreifen konnten. Diese Sicherheitslücke wurde geschlossen. [#5835]
[Security] Rekursion im Template-Generator verhindert / CVE-2025-26843 – Wir haben eine Denial-of-Service-Schwachstelle (DoS) in Ticket-Benachrichtigungen und Autoantworten behoben, durch die Angreifer Endlosschleifen auslösen konnten. [#5797]
[Security] FormDraftID – Eine Sicherheitslücke in FormDraftID erlaubte authentifizierten Agenten, die Entwürfe anderer Nutzer zu löschen. Diese wurde geschlossen. [#5675]
[Security] XSS-Schwachstellen – Wir haben zwei XSS-Schwachstellen in AgentTicketEmailResend sowie im Admin-Communication-Log behoben. [#5791] [#5790]
[Security] AgentTicketBulk – Durch eine fehlende Berechtigungsprüfung konnten Agenten bisher via Sammelaktion Tickets mit Tickets verknüpfen, auf die sie eigentlich keinen Zugriff hatten. Diese Sicherheitslücke wurde geschlossen. [#5723]
[Security] SysConfig-Deployment – Für das SysConfig-Deployment wurde eine fehlende Berechtigungsprüfung ergänzt. [#5818]

Changes

[Change] Systemkonfiguration – Die Übersetzung von Werten in der AdminSystemConfiguration wurde deaktiviert. [#5641]

Bugfixes

[Bugfix] DynamicField Database – Die Sortierung der PossibleValues in der Detailansicht der DynamicField Database wurde korrigiert. [#5642]
[Bugfix] Persönliche Einstellungen – Bestimmte persönliche Einstellungen anderer Agenten konnten beim Bearbeiten durch einen Admin verloren gehen. Dieses Verhalten ist nun behoben. [#5430]
[Bugfix] Dynamic-Field-Ticketkategorien – Bei längeren Werten schlugen wegen Kürzungen Farbauswahl und Übersetzung fehl. [#5329]
[Bugfix] Ticketinfo Widget – Die fehlerhafte Darstellung des Ticketinfo-Widgets in CustomerTicketZoom ist korrigiert. [#5000]
[Bugfix] AgentTicketArticleEdit – Beim nachträglichen Bearbeiten von Artikeln wurde im Ticket wie in der Versionsübersicht der ursprüngliche Autor auch als Bearbeiter angezeigt, das ist korrigiert. [#5620]
[Bugfix] DynamicField Import – Fehlende Update-Events für Script Dynamic Fields beim Import ergänzt. [#5485]
[Bugfix] DynamicField Text – Neues Multivalue-Element startet nun leer statt mit dem Wert des vorherigen Elements vorausgefüllt. [#5551]
[Bugfix] DF Reference Agent – Funktioniert nun auch ohne Filterung nach Gruppen. [#5469]
[Bugfix] Network Transport Endpoint – Begrenzung auf 250 Zeichen wurde aufgehoben. [#5262]
[Bugfix] Button „Show deleted articles“ – Lässt sich wieder deaktivieren. [#5445]
[Bugfix] Text-Einzug – Einzugs-Buttons (Indent) im CKEditor funktionieren wieder. [#5438]
[Bugfix] TicketAppointments-Event – Das Event wird nicht mehr fälschlich mehrfach ausgelöst. [#4220]

Verbesserungen

[Enhancement] Durch einen zusätzlichen Parameter „external Source“ in der Übergangsaktion „DynamicFieldSet“können übergebene Werte nun auch als externe Quelle interpretiert werden. [#5882]
[Enhancement] Die Übergangsaktion TicketCustomerSet unterstützt nun auch via „_Data“-Tag bereitgestellte Werte für Referenzfelder. [#5902]

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.0.17

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OTOBO 11.0 Change Log

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OTOBO 10.1.18

Pia Cebic — Mon, 27 Jul 2026 11:26:54 +0000

SECURITY ADVISORY

OTOBO 10.1.18 – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

27. Juli 2026
Security Patch Release
NIEDRIG
OTOBO 10.1

Security Fixes

[Security] SessionID-Bindung für Web-Upload-Cache – Der Cache war bisher durch eine kryptografisch unsichere Zufallszahl geschützt, wodurch authentifizierte Angreifer diese erraten und während der Artikelerstellung auf Anhänge anderer Nutzer zugreifen konnten. Diese Sicherheitslücke wurde geschlossen. [#5835]
[Security] Rekursion im Template-Generator verhindert / CVE-2025-26843 – Wir haben eine Denial-of-Service-Schwachstelle (DoS) in Ticket-Benachrichtigungen und Autoantworten behoben, durch die Angreifer Endlosschleifen auslösen konnten. [#5797]
[Security] FormDraftID – Eine Sicherheitslücke in FormDraftID erlaubte authentifizierten Agenten, die Entwürfe anderer Nutzer zu löschen. Diese wurde geschlossen. [#5675]
[Security] XSS-Schwachstellen – Wir haben zwei XSS-Schwachstellen in AgentTicketEmailResend sowie im Admin-Communication-Log behoben. [#5791] [#5790]
[Security] AgentTicketBulk – Durch eine fehlende Berechtigungsprüfung konnten Agenten bisher via Sammelaktion Tickets mit Tickets verknüpfen, auf die sie eigentlich keinen Zugriff hatten. Diese Sicherheitslücke wurde geschlossen. [#5723]
[Security] SysConfig-Deployment – Für das SysConfig-Deployment wurde eine fehlende Berechtigungsprüfung ergänzt. [#5818]

Changes

[Change] Systemkonfiguration – Die Übersetzung von Werten in der AdminSystemConfiguration wurde deaktiviert. [#5641]

Bugfixes

[Bugfix] DynamicField Database: Die Sortierung der PossibleValues in der Detailansicht der DynamicField Database wurde korrigiert. [#5642]
[Bugfix] Persönliche Einstellungen – Bestimmte persönliche Einstellungen anderer Agenten konnten beim Bearbeiten durch einen Admin verloren gehen. Dieses Verhalten ist nun behoben. [#5430]
[Bugfix] Dynamic-Field-Ticketkategorien – Bei längeren Werten schlugen wegen Kürzungen Farbauswahl und Übersetzung fehl. [#5329]

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 10.1.18

Wir empfehlen den Fix der Schwachstelle durchzuführen. Bitte aktualisieren Sie Ihr System.

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OTOBO 10.1 Change Log

Ein umfassender Überblick über alle aktuellen und vergangenen Änderungen.

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Security Patch? System-Update?
Das müssen Sie nicht allein erledigen.

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OTOBO 11.1 Beta

Pia Cebic — Wed, 24 Jun 2026 13:51:46 +0000

RELEASE NOTES

OTOBO 11.1 (Beta)

Mehr Dynamik für Ihr Servicemanagement

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE-TYP:
RELEASE:

24.06.2026
Beta Release
11.1 (Beta)

OTOBO 11.1 ist nicht nur voll von Quality-of-Life-Improvements, sondern bietet auch echte Mehrwerte in den Bereichen Modellierung, Integration & Systemanbindung sowie Administration.

Das ist neu in OTOBO 11.1 (Beta)

HIGHLIGHT 1

Ticketbearbeitung – mehr Überblick, schneller am Ziel

Elasticsearch – Suche auf neuem Level
Weitere Dialoge, feldbasierte Abfragen und eine erweiterte Syntax – zum Beispiel Title:Test* AND Body:Test* oder Boolean-Verknüpfungen mit AND / NOT – machen die schnelle nebenläufige Suche präziser. Wer Elasticsearch nutzt, merkt den Unterschied sofort.

Ähnliche Tickets – immer im Blick
Das neue Widget „Ähnliche Tickets“ nutzt Elasticsearch, um ähnliche Tickets direkt in der Ticket-Zoom-Ansicht anzuzeigen. Kein manuelles Suchen nötig – ähnliche Tickets werden automatisch eingeblendet. Eine der Aufgaben, die bald auch die OTOBO KI Roboto übernimmt.

Volle Kontrolle über den Ticket-Verlauf
Artikelbearbeitung inklusive Zeiterfassung ist nun Teil des Standards – kein separates Paket mehr notwendig. Ticket-Artikel lassen sich direkt in der Ticket-Zoom-Ansicht bearbeiten, löschen oder anpinnen. Fehler korrigieren, Überflüssiges entfernen, Wichtiges im Blick behalten – der Ticket-Verlauf bleibt übersichtlich.

Filter, die zu Ihnen passen
Ticket-Filter lassen sich jetzt in allen Ticketlisten per Mehrfachauswahl setzen. Einmal konfiguriert, dauerhaft die passende Ansicht. Kein manuelles Nachfiltern mehr, kein Suchen in langen Listen. Die richtige Ansicht ist immer genau einen Klick entfernt.

HIGHLIGHT 2

Prozessmanagement – präzise modellieren, sicher steuern

Prozesse strukturieren, Überblick behalten
Komplexe Prozess-Setups wachsen – und werden schnell unübersichtlich. Namespaces gruppieren Prozesselemente logisch, sodass Admins auch in verzweigten Prozessen den Überblick behalten.
Global oder prozess-spezifisch – Sie entscheiden
Prozesselemente lassen sich jetzt als global oder prozess-spezifisch markieren. Eine Checkbox entscheidet: Soll ein Element in allen Prozessen verfügbar sein – oder nur in einem bestimmten?
Übergänge mit Logik
Übergänge prüfen jetzt mit Not, Any und All – auch auf leere Felder. Dynamische Felder innerhalb eines Sets lassen sich direkt via Feld1::Feld2 ansprechen. Prozesslogik, die zur Realität passt – nicht umgekehrt.

Vorlagen, die überall funktionieren
Ticket-Vorlagen, wie Sie sie kennen, können jetzt auch in Prozessdialogen eingesetzt werden. Texte werden durch die Verwendung von Vorlagen von Anfang an sauber erfasst.
Kunden sehen, was sie brauchen
Prozess- und Aktivitätsinfos im Kundenbereich sind jetzt ausblendbar. Kunden sehen genau das, was sie brauchen – und nichts, was verwirrt. Weniger Rückfragen, weniger Missverständnisse, weniger Aufwand im Support.
Weniger Suchen, mehr Überblick
Wer viele Prozesse verwaltet, kennt das Problem: Suchen kostet Zeit. Die verbesserte Sortierung von Prozesselementen im Adminbereich macht Schluss damit – Elemente sind schneller auffindbar, die Verwaltung bleibt auch bei wachsender Komplexität übersichtlich.

HIGHLIGHT 3

Dynamische Felder – Informationen, genau wo sie gebraucht werden

Nur was relevant ist – im richtigen Moment

Dynamische Felder vom Typ „Referenz“ verknüpfen FAQ-Artikel, Services, Kunden, Kundenbenutzer oder ConfigItems direkt mit einem Ticket, oder miteinander. Linsen zeigen direkt auf die Details dieser verknüpften Elemente – ohne das Objekt selbst dafür öffnen zu müssen. Weniger Klicks, kein Kontextwechsel – alle relevanten Informationen genau dort, wo sie gebraucht werden. Das bedeutet weniger Zeit pro Ticket und mehr Zeit für die Kunden.

HIGHLIGHT 4

Sicherheit – moderne Authentifizierung, sichere Anbindung

Tokens zentral verwalten – OAuth Token Management
OTOBO verfügt jetzt über eine eigene Token-Verwaltung. Tokens ermöglichen die sichere Authentifizierung an externen Diensten – für E-Mail-Anbindungen via POP, IMAP und erstmals auch SMTP sowie für ausgehende Webservices. Keine abgelaufenen Passwörter, kein Suchen in verschiedenen Konfigurationen, kein Administrationsaufwand bei Passwortänderungen. Alles an zentraler Stelle – alles im Griff.
Ein Login für alles – OpenID Connect
Die Anmeldung an OTOBO via OpenID Connect ermöglicht Single-Sign-On für Agenten und Kunden. Keine separaten OTOBO Passwörter mehr notwendig – stattdessen Integration in die bestehende Unternehmens-Authentifizierung. Ein Login, alle Systeme, kein Passwort-Chaos.

Verschlüsselte Datenbank-Anbindung
Das DB-Backend wechselt von DBD::mysql auf DBD::MariaDB – aktiv gepflegt, moderner und auf aktuelle Datenbankversionen ausgelegt. Verschlüsselte Anbindung für MySQL und MariaDB ist jetzt verfügbar, Authentifizierungs-Plugins lassen sich direkt im Installer auswählen. Sensible Daten bleiben geschützt – ohne manuelle Workarounds.
OTOBO und OTOBO Docker – ab jetzt unabhängig
Ab 11.1 haben OTOBO und OTOBO Docker eigene Release-Zyklen. Updates können unabhängig voneinander eingespielt werden – kein Warten mehr auf den jeweils anderen. Klarere Versionsangaben in den Beispieldateien, mehr Flexibilität bei der Wartung, Latest Images werden weiter gepflegt.

HIGHLIGHT 5

Datenaustausch und Integration – deutlich vereinfacht

Webservices, die sich anpassen
Attachments lassen sich jetzt als multipart/form-data übertragen – Voraussetzung für die direkte Anbindung an JIRA, OpenProject und andere Systeme, die Attachments im multipart/form-data-Format erwarten.
Für ausgehende Daten lassen sich bestimmte Formate wie Arrays erzwingen – damit die Schnittstelle bekommt, was sie erwartet. Und für die Authentifizierung ausgehender Webservices steht jetzt auch OAuth als Methode zur Verfügung.

Konfigurationen exportieren – und wiederverwenden
Ganze Konfigurationspakete – inklusive Prozessen, Dynamischen Feldern, Benachrichtigungen, Queues und ACLs – lassen sich jetzt in .csv-Dateien exportieren und wieder importieren. Direkt an der Stelle, an der die Einstellungen vorgenommen werden – kein Umweg, kein manuelles Nachbauen.
Objekte exportieren – Migration leicht gemacht
Auch Tickets, Kunden, Kundenbenutzer und ConfigItems lassen sich künftig direkt unter Admin → Import/Export flexibel übertragen. Ob für eine Migration oder den reinen Datenaustausch – ab 11.1 steht beides im OTOBO Standard zur Verfügung.

Technischer Hinweis

Der Update-Prozess legt künftig eine neue Ordnerstruktur an – manuelle Anpassungen müssen vorab paketiert oder nachgezogen werden.

Das MailAccountOAuth2 Paket wurde in den Standard überführt – hier sind beim Upgrade manuelle Anpassungen nötig.

Changes

[Change] Caching im Dateisystem statt Redis Cache als neuer Standard für Docker-basierte Installationen [#5728]
[Change] Verbessertes Datei-Handling für OTOBO Updates [#5077]
[Change] Ablösen des MailaccountOAuth2 Pakets -> s. Warnung oben! [#5652]
[Change] Überarbeitete SysConfig-Struktur für Artikel-Aktionen [#5126]
[Change] Wegfall des Supports für SessionUseCookie = 0 [#4426]

Verbesserungen

[Enhancement] OIDC/Oauth2-Authentifizierung für Webservices [#4450]
[Enhancement] Prozessmanagement: Prozesselemente können jetzt als global oder prozess-spezifisch markiert und Namespaces zugeordnet werden [#5589]
[Enhancement] Prozessübergänge prüfen nun zusätzliche Array-Operatoren und funktionieren auch für DF-Elemente vom Typ Set [#5590]
[Enhancement] Unterstützung der Mehrfachauswahl für Filter in Ticketlisten [#1831]
[Enhancement] Integration des Elasticsearch-Extension Pakets in den Core [#5350]
[Enhancement] Neu: Elasticsearch-Widget „Ähnliche Tickets“ [#5508]
[Enhancement] Übernahme des Pakets ProzessTicketTemplates in den Core – Ticket-Vorlagen auch in Prozessdialogen nutzen [#5436]
[Enhancement] Übernahme des Pakets CustomerTicketSearch in den Core – Volltextsuche im Kundenportal [#5161]
[Enhancement] Übernahme des Pakets ExtendedArticleEdit in den Core – jetzt auch den Text externer Artikel (außer E-Mails), dynamische Felder an Artikeln sowie weitere Attribute wie deren Sichtbarkeit bearbeiten [#4258]
[Enhancement] Übernahme des Pakets CK5-FullWindowMode in den Core – Maximieren des Editorfensters [#5415]
[Enhancement] Der CK5-Editor unterstützt jetzt auch Checklisten [#5415]
[Enhancement] Übernahme des Pakets TicketUpdateOperationExternalIdentifier in den Core – beim Ticket-Update durch externe Systeme kann nun auch deren Identifier genutzt werden [#5413]
[Enhancement] Übernahme des Pakets ImportExportStandardObjects in den Core – einfacher Import/Export von Standardobjekten [#5148]
[Enhancement] Übernahme des Pakets ImportExportCustomerCompany in den Core – einfacher Import/Export von Kunden [#5005]
[Enhancement] Übernahme des Pakets PostMasterXFromHeader in den Core – Kundenbenutzer automatisch anhand von Informationen im E-Mail-Text setzen [#5008]
[Enhancement] ACLs nun auch für Dynamische Felder innerhalb von Sets [#5524]
[Enhancement] ACLs nun auch in der Antwort-Maske im Agentenbereich [#3537]
[Enhancement] Kundenbereich: Die Anzeige des Ticketalters in Ticketlisten wechselt nach einer definierten Zeit (im Standard 24h) automatisch vom Ticketalter auf Ticketerstellzeit [#1826]
[Enhancement] Im Installer kann nun das DB-Authentifikations-Plugin ausgewählt werden [#5102]
[Enhancement] Ticketvorlagen unterstützen die Auswahl des nächsten Ticketstatus [#5542]
[Enhancement] Linsenfelder können nun auch auf Referenzen zeigen [#3186]
[Enhancement] Linsenfelder können nun auch auf Sets zeigen [#4910]
[Enhancement] In Webservices kann nun der genaue Datentyp im XSLT festgelegt werden (z.B. Array, Boolean) [#5507]
[Enhancement] Webservices unterstützen jetzt auch multipart/formdata (Anhänge!) [#5444]
[Enhancement] Einführung eines Gültigkeits-Status für PostMaster Filter [#4200]
[Enhancement] Hinzufügen eines Indikators für „Stoppen nach Treffer“ in der AdminPostMasterFilter Overview [#1618]
[Enhancement] Kundenbereich: Auch Dynamische Felder für den Antworten-Dialog können nun im DynamicFielsScreens zugeordnet werden [#4355]

Patches

27.07.2026
OTOBO 11.1.0 (Beta2) – Security Patch

➞ Mehr Informationen

16.09.2026
OTOBO 11.1.0 (Beta3) – Security Patch

➞ Mehr Informationen

Danke an die Community und alle Mitwirkenden!
Jetzt heißt es: Beta testen, Feedback geben – damit das Stable Release bald folgen kann.

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.1

Wir empfehlen die Aktualisierung Ihres Systems.

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OTOBO 11.1 Change Log

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Open Kernel – Neuer OTOBO Enterprise Partner in Ungarn

Pia Cebic — Wed, 06 May 2026 15:55:51 +0000

NEWS | COMPANY

Open Kernel – neuer OTOBO Enterprise-Partner für Mittel- und Osteuropa

Mit Open Kernel erweitert ein erfahrenes Service-Management-Team mit ausgeprägter Open-Source-Expertise das OTOBO Partnernetzwerk.

Open Kernel – das ehemalige OTRS-Hungary-Team – ist seit 2014 im Service-Management tätig und verfügt über umfassende Erfahrung im OTRS-Ökosystem, unter anderem mit komplexen Implementierungen und individuellen Anpassungen. Als eigenständiges Unternehmen unterstützt Open Kernel heute Kunden in Ungarn und darüber hinaus mit Open-Source-Lösungen für den Kundenservice.

Neues Kapitel für das ehemalige OTRS-Hungary-Team

Seit Januar 2026 ist das ehemalige OTRS-Hungary-Team als eigenständiges Beratungsunternehmen unter dem Namen Open Kernel tätig. Mit mehr als einem Jahrzehnt Erfahrung verbindet das Team technisches Implementierungs-Know-how mit betriebswirtschaftlicher und prozessorientierter Expertise. Zum Team gehören Spezialisten aus den Bereichen Coaching, Informationssicherheit, Betriebswirtschaft und Product Ownership sowie ITIL®-zertifizierte Fachkräfte.

Die organisatorische Aufstellung hat sich verändert, doch die Zielsetzung ist dieselbe geblieben – die Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kunden zu verbessern. Open Kernel unterstützt Organisationen dabei, ihre Servicequalität zu steigern, schneller zu reagieren und ein besseres Kundenerlebnis zu schaffen – heute mit einem klaren Fokus auf Open-Source-Lösungen.

„Open Source bietet Unternehmen die nötige Flexibilität und Unabhängigkeit, um bezahlbare und nachhaltige Service-Management-Lösungen aufzubauen.“

László Gyaraki, Managing Director, Open Kernel

Typische Projekte sind die Implementierung und Beratung rund um Service-Management-Plattformen, Systemmigrationen sowie die Einführung strukturierter ITSM-Praktiken – etwa SLA-Management und Service-Automatisierung – um Workflows zu automatisieren und Reaktionszeiten zu verkürzen.

Open-Source-Überzeugung und aktive Mitgestaltung

Mit der Gründung von Open Kernel hat sich das Team bewusst auf Open-Source-Lösungen im Service-Management fokussiert – und dabei aktiv den Schritt auf OTOBO zugemacht.

Besonders schätzen sie OTOBOs Open-Source-Modell, die aktive Community und die Flexibilität der Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, sie ganz nach ihren eigenen Anforderungen anzupassen:

„In OTOBO sehen wir eine starke, stabile und schnell wachsende Plattform – mit einem Maintainer und einer Community, die diese Vision teilen.”

László Gyaraki, Managing Director, Open Kernel

Aktive Mitwirkung ist seit Langem fester Bestandteil ihrer Arbeit. Die Erfahrung des Teams in der Zusammenarbeit mit Open-Source-Communities und aktiven Mitarbeit an Projekten stärkt nun auch das OTOBO-Projekt.

Bereits heute engagiert sich Open Kernel in Dokumentation und Übersetzung – Bereiche, in denen das Team über langjährige Erfahrung verfügt. Damit tragen sie dazu bei, die Zugänglichkeit der Plattform weiter zu verbessern, Übersetzungen auszubauen und OTOBO kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Stärkung des OTOBO-Partnernetzwerks

Mit viel Erfahrung im Service-Management und dem klaren Fokus auf Open-Source-Lösungen stärkt Open Kernel das OTOBO-Partnernetzwerk in Mittel- und Osteuropa.

„Open Kernel vereint tiefes Know-how im Service-Management mit echter Open-Source-Überzeugung. Mit seiner technischen Expertise und langjährigen Erfahrung ist das Team ein starker Partner und eine echte Bereicherung für die Community.”

Stefan Rother, CEO bei Rother OSS GmbH | Team OTOBO

Mit Open Kernel stärkt OTOBO sein Ökosystem weiter – und entwickelt auf Basis der gemeinsamen Expertise und des Wissensaustauschs moderne Service-Management-Lösungen, die bewährte Praktiken nutzen, um individuelle Herausforderungen gezielt zu adressieren.

Wir freuen uns auf die enge Zusammenarbeit mit Open Kernel und heißen das Team herzlich in der Partner-Community willkommen!

Perl-Entwickler | Fullstack

Pia Cebic — Sat, 02 May 2026 07:00:46 +0000

STELLENPROFIL

Perl-Entwickler | Fullstack (m/w/d)

Festanstellung (32 – 40 h)
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Vor Ort, hybrid oder remote

Tech stack: Perl, JavaScript, jQuery, HTML5, CSS

Dein Herz schlägt für Perl und du wolltest immer schon mal für ein echtes Open Source-Projekt arbeiten?
Dann bist du hier richtig:

Als Source Code Owner und Maintainer stehen wir hinter der Open Source Service Management-Plattform OTOBO. Im wachsenden Team und in engem Austausch mit Kunden und der internationalen Community entwickeln wir sie kontinuierlich weiter – und sorgen dafür, dass Organisationen weltweit ihre Services und Abläufe zuverlässig steuern können.

Bist du dabei?

Das ist der Job

Gestalte mit uns die Zukunft einer Software, die wirklich gebraucht wird – gestern, heute und morgen.

OTOBO gibt es seit 2019, die Code-Basis bewährt sich seit über 20 Jahren. Sie löst reale Probleme und hilft Anwendern, ihren täglichen Workload in den Griff zu bekommen.

Wir entwickeln den Standard weiter. Und Lösungen für konkrete Fragestellungen aus den unterschiedlichsten Bereichen – agil, praxisnah und nachhaltig. Mit sauberem Code, der sich nahtlos ins Gesamtprojekt einfügt und für alle nutzbar ist.

Einige Beispiele für die Aufgaben, die dich erwarten:

Du entwickelst Lösungen, die passen – für Kommunen oder Hochschulen, Maschinenbauer, Krankenhäuser, die CERTs von DAX-Unternehmen
Du setzt Features so um, dass sie die konkreten Projektanforderungen erfüllen – und als Teil des generalistischen Frameworks auch anderen Nutzern Mehrwert bieten
Dabei setzt du auf langfristige Lösungen, offene Standards und Protokolle
Du sorgst dafür, dass unser Perl-Code brummelt wie ein glückliches Kamel – zuverlässig, stabil und mit perfekt gesetzten Höckern (sub und return, versteht sich)
Oder nutzt JavaScript, jQuery, HTML5 und CSS, um OTOBO ein Frontend zu verpassen, das seinen inneren Werten ebenbürtig ist
Du behebst von Anwendern gemeldete Issues, prüfst und übernimmst Pull Requests von Partnern und aus der Community

Das solltest du mitbringen:

Dein Ausbildungsweg ist zweitrangig für uns. Viel wichtiger: Sehr gute Kenntnisse in der Perl-Programmierung und anderen Skriptsprachen wie JavaScript, jQuery, HTML5 und CSS
Aktuell Voraussetzung für eine Einstellung ist eine gute Kenntnis von OTOBO oder verwandten Plattformen
Du brennst für Open Source – und es macht Dir Spaß, die Möglichkeiten damit auszuloten
Du magst komplexe Fragestellungen und hast Lust, dich in die unterschiedlichsten Projekte einzudenken
Du fühlst dich sicher im Englischen – unser Dev Team ist international
Du bist ein echter Teamplayer und arbeitest gerne mit anderen zusammen
Du bist ein Profi im Allein-arbeiten, aber für einen guten Austausch lässt du dich auch mal aus deiner Coding-Höhle locken
Du findest nicht nur Lösungen, sondern verstehst die Ursache – und sorgst dafür, dass Probleme nicht zweimal auftreten

Wie arbeitest du mit uns?

Hier hast du die seltene Chance in einem echten Open Source-Projekt zu arbeiten: Als Maintainer stehen wir hinter OTOBO, entwickeln die Open Source-Plattform weiter und bieten Business Services dazu an.
Dabei ist uns wichtig: OTOBO ist 100 % lizenzkostenfrei und Open Source und soll das bleiben.
Du entwickelst Feature Add-ons für konkrete Kundenprojekte – agil und effizient. Wenn du magst, auch mit Kundenkontakt. Häufig so, dass sie im Nachgang in den Standard wandern.
Du findest nachhaltige Lösungen, die sich in die bestehende Codebase einfügen und so flexibel sind, dass sie in unterschiedlichen Szenarien funktionieren.
Du arbeitest im inhabergeführten Unternehmen mit stabiler Finanzierung. Kein Start-up-Hype. Keine Ambitionen in zwei Jahren meistbietend zu verkaufen. Stattdessen: Anforderungen aus der Praxis und Austausch mit der Community in aller Welt.
Wir arbeiten verteilt – ein Teil des Teams ist regelmäßig im Office, ein Teil arbeitet weitgehend remote (in Deutschland, Irland, Portugal). Wir stehen über unsere Chat-Plattform Element und die Video-Plattform BigBlueButton im täglichen Austausch. Im wöchentlichen Team-Call tauschen wir uns OTOBO-übergreifend über laufende Projekte aus.
Deine Arbeitszeiten erfasst du selbständig.
Wie du deine Arbeit im Detail organisierst ist deine Sache.
Ca. 4-mal im Jahr treffen wir uns live auf dem Hof am Teich oder an einer anderen schönen Location – der gute Team Spirit ist uns wichtig.

Wer wir sind

Die Rother OSS GmbH | Team OTOBO ist das Unternehmen hinter der Open Source-Service Management-Plattform OTOBO. Seit 2011 am Start und inhabergeführt.

Als Source Code-Owner und Maintainer betreuen wir das Open Source-Projekt und entwickeln den Standard gemeinsam mit Partnern und der Community weiter. Zugleich begleiten wir Kunden bei der Einführung und Anpassung, im Betrieb und beim gezielten Ausbau des Tools.

Unsere Base haben wir auf einem historischen Dreiseithof bei Straubing. Mit Treppenturm, runden Fenstern, Schwimmteich und Harry vor der Tür ist das Office so einzigartig wie wir – und unsere Arbeitsmodelle.

Während der Nutzerkreis wächst, ist das OTOBO-Team klein und familiär geblieben. Wir sind überzeugt, dass Zusammenarbeit und geteiltes Wissen stärker sind als Konkurrenzdenken und Abgrenzung und dass echte Innovationen entstehen, wo Menschen mit Zuversicht und einem positiven Blick in die Zukunft zusammenarbeiten.

Was wir außerdem sind: Zupackend, verdammt umgänglich und gut gelaunt.

In allem, was wir tun, legen wir Wert auf Eigenverantwortung, hohe Qualität und Wertschätzung.

Hier erfährst du mehr über uns.

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Rother OSS GmbH
Human Resources
Grit Rother
Oberwalting 31
94339 Leiblfing

Deutschland

+49 9427 68 39 000

jobs@otobo.io

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Open Kernel, Ungarn

Pia Cebic — Thu, 23 Apr 2026 10:39:17 +0000

ENTERPRISE PARTNER

Open Kernel

Headquarter:
Open Kernel Bt.
Bt. Petőfi Sándor utca. 12/1
5622, Köröstarcsa
Ungarn
Gründung: 2026
Mitarbeiter: 2-10
Kontakt: info@openkernel.hu
Webseite:
https://customerservice.hu/

Regionale Abdeckung:
Mittel- und Osteuropa
Services:
Beratung, Implementierung, Consulting und Support
Partner Level: OTOBO Enterprise Partner

Open Kernel implementiert seit 2014 Kundenservice-Systeme. Das Team wurde unter dem Namen „OTRS-solutions“ bekannt und war ab 2018 Teil der OTRS Hungary Ltd.

Im Jahr 2026 hat sich das gesamte ungarische Team vor dem Hintergrund veränderter Marktbedingungen als unabhängiges Beratungsunternehmen neu aufgestellt. Heute liegt der Fokus von Open Kernel auf Dienstleistungen rund um Open-Source-Kundenservice-Plattformen in Mittel- und Osteuropa. Dank langjähriger Erfahrung und fundierter Expertise bietet das Unternehmen flexible, skalierbare Lösungen, die passgenau auf die individuellen Kundenbedürfnisse zugeschnitten sind.

Das Team bündelt technisches und betriebswirtschaftliches Know-how: Dazu zählen ein zertifizierter Coach, ein Information Security Engineer, ein Ökonom, ein Product Owner sowie mehrere ITIL®-zertifizierte Fachkräfte.

Das Ziel von Open Kernel ist es, die Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kunden zu verbessern. Das Team ist überzeugt, dass professioneller Kundenservice die Reputation stärkt und ein herausragendes Kundenerlebnis schafft. Seine Mission ist es, exzellente Softwarelösungen und erstklassigen Support zu bieten – und dabei auch in der eigenen Arbeit höchste Kommunikationsstandard zu leben.

OTOBO 11.0.16

Pia Cebic — Thu, 23 Apr 2026 09:31:58 +0000

SECURITY ADVISORY

OTOBO 11.0.16 – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

23. April 2026
Security Patch Release
MEDIUM
OTOBO 11.0

Security Fixes

[Security] Aktualisierung von Compress::Raw::Zlib zur Behebung von CVE-2026-3381 in Docker-Umgebungen – Wir haben die Abhängigkeit Compress::Raw::Zlib aktualisiert, um eine Sicherheitslücke zu schließen, die Docker-basierte OTOBO-Installationen betreffen konnte. Nicht-Docker-Systeme sind in der Regel nicht betroffen. [#5269]
[Security] Aktualisierung von Mozilla::CA – Wir haben die optionale Abhängigkeit Mozilla::CA, die an einigen Stellen als Default-Konfiguration vorgeschlagen wird, auf die aktuelle Version aktualisiert, um die Zertifikatsbasis aktuell zu halten. [#5245]
[Security] CVE-2025-59490: Behebung von XSS-Sicherheitslücken – Wir haben Cross-Site-Scripting-Schwachstellen (XSS) geschlossen, über die Angreifer durch manipulierte Links schadhaften Code im Browser von Nutzern ausführen konnten. Allen Nutzern wird ein Update auf diese Version empfohlen. [#5358, #5419]
[Security]CVE-2025-59393: Verbesserte Maskierung von Passwörtern im Support-Bundle-Generator – Wir haben sichergestellt, dass Passwörter und sensible Zugangsdaten beim Erstellen eines Support-Bundles zuverlässiger unkenntlich gemacht werden, um ein versehentliches Weitergeben von Zugangsdaten zu verhindern. [#5376]
[Security] Entfernung von Stack-Traces aus Frontend-Fehlermeldungen – Stack-Traces in Fehlermeldungen des Frontends werden nicht mehr an Nutzer ausgegeben, da sie interne Systeminformationen preisgeben und so potenziell als Angriffsfläche dienen konnten. [#5359]

Verbesserungen

[Enhancement] Verbesserte Ausgabe im Datenbank-Update-Skript für rel-11_0 – Das Datenbank-Update-Skript für rel-11_0 liefert nun aussagekräftigere Rückmeldungen während der Ausführung, was die Fehlerdiagnose und Nachverfolgung von Update-Vorgängen deutlich erleichtert. [#5208]
[Enhancement] Unterstützung von Connect-Attributen in Nicht-Haupt-Datenbanken – Verbindungsattribute können nun auch für Nicht-Haupt-Datenbanken konfiguriert werden, was eine flexiblere und feinere Steuerung der Datenbankverbindungen ermöglicht. (Wer in OTOBO mehrere Datenbanken betreibt – z.B. eine separate für Archivdaten – kann nun für jede dieser Datenbanken individuelle Verbindungseinstellungen wie Timeouts oder Zeichensätze festlegen.) [#5110]

Changes

[Change] E-Mail X-Header als externe Quelle für dynamische Felder – E-Mail X-Header werden nun als externe Datenquelle für dynamische Felder erkannt und verarbeitet. Dies ermöglicht auch dynamische Referenzfelder via E-Mail-Auswertung zu befüllen. [#5164]

Bug Fixes

[Bugfix] Fehlerhafte Links zu externen Icons und Datenleck – Defekte Verlinkungen zu externen Icons wurden korrigiert und ein damit verbundenes Datenleck geschlossen. [#5212]
[Bugfix] AgentTicketProcess und CustomerTicketProcess: Anzeige versteckter Felder beim initialen Laden der Seite – Ein Fehler wurde behoben, bei dem versteckte Felder beim erstmaligen Laden der Prozessmaske nicht korrekt eingeblendet wurden. [#5196]
[Bugfix] Leeway-Parameter wurde beim Dekodieren von JWT-Token nicht übergeben – Der Leeway-Parameter wird nun korrekt an die JWT-Token-Dekodierung weitergegeben, was Probleme bei der Zeittoleranz-Validierung von Tokens behebt. [#5211]
[Bugfix] DF Ticket-Referenz: CustomerUserID wird nun korrekt auf CustomerUserLogin für die Ticketsuche gemappt – Bei der Ticketsuche über dynamische Felder mit Ticket-Referenz wurde die CustomerUserID nicht korrekt auf den CustomerUserLogin abgebildet. Dieser Fehler wurde behoben. [#5300]
[Bugfix] DF CustomerUser-Referenz: Externes Quellattribut „E-Mail“ funktionierte nicht – Das Attribut „E-Mail“ als externe Quelle in dynamischen Feldern vom Typ CustomerUser-Referenz wird nun korrekt verarbeitet. [#5273]
[Bugfix] DF CustomerUser-Referenz: Implementierung von FieldValueValidate – Die Validierungsfunktion FieldValueValidate wurde für dynamische Felder vom Typ CustomerUser-Referenz implementiert, um eine korrekte Werteprüfung sicherzustellen. [#5277]
[Bugfix] QueueDefault konnte dazu führen, dass DynamicField-Werte nicht gespeichert wurden – Ein Fehler wurde behoben, bei dem die Verwendung von QueueDefault verhinderte, dass Werte in dynamischen Feldern korrekt persistiert wurden. [#4962]
[Bugfix] Per URL gesetzte Queue löste ACLs in CustomerTicketMessage nicht korrekt aus – Wenn eine Queue über einen URL-Parameter gesetzt wurde, wurden zugehörige ACLs im CustomerTicketMessage-Bereich nicht zuverlässig angewendet. Dieser Fehler wurde behoben. [#5237]
[Bugfix] Schnelldatum-Schaltflächen funktionierten auf dem Verantwortlichen-Bildschirm nicht – Die Schnelldatum-Buttons waren auf dem Bildschirm zur Zuweisung von Verantwortlichen nicht funktionsfähig. Der Fehler wurde behoben. [#5221]
[Bugfix] ExternalURLJump: Fragezeichen und Gleichheitszeichen in konfigurierten Links funktionierten nicht – Sonderzeichen wie ? und = in ExternalURLJump-Links wurden nicht korrekt verarbeitet. Dieser Fehler wurde behoben. [#5203]
[Bugfix] Behebung von UI-Problemen mit Labels in CustomerTicketProcess – Verschiedene Darstellungsfehler bei Beschriftungen im CustomerTicketProcess wurden korrigiert. [#4985]
[Bugfix] Löschen von DynamicField-Anhängen funktionierte im Customer-Interface nicht – Das Entfernen von Anhängen in dynamischen Feldern war im Customer-Interface nicht möglich. Der Fehler wurde behoben. [#5348]

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.0.16

Wir empfehlen den Fix der Schwachstelle durchzuführen. Bitte aktualisieren Sie Ihr System.

➞ Download Security Patch

OTOBO 11.0 Change Log

in umfassender Überblick über alle aktuellen und vergangenen Änderungen.

➞ See all changes

Security Patch? System-Update?
Das müssen Sie nicht allein erledigen.

Für unsere Support-Kunden: Einfach über das Portal melden oder kurz anrufen – wir sind für Sie da.

Sie arbeiten noch nicht mit uns? Vielleicht ist jetzt der perfekte Zeitpunkt. Gern unterstützen wir Sie beim nächsten Update.

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Kontakt

OTOBO 10.1.17

Pia Cebic — Tue, 21 Apr 2026 14:50:11 +0000

SECURITY ADVISORY

OTOBO 10.1.17 – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

23. April 2026
Security Patch Release
MEDIUM
OTOBO 10.1

Security Fix

[Security] Aktualisierung von Compress::Raw::Zlib zur Behebung von CVE-2026-3381 in Docker-Umgebungen – Wir haben die Abhängigkeit Compress::Raw::Zlib aktualisiert, um eine Sicherheitslücke zu schließen, die Docker-basierte OTOBO-Installationen betreffen konnte. Nicht-Docker-Systeme sind in der Regel nicht betroffen. [#5269]
[Security] Aktualisierung von Mozilla::CA – Wir haben die optionale Abhängigkeit Mozilla::CA, die an einigen Stellen als Standard-Konfigration vorgeschlagen wird, auf die aktuelle Version aktualisiert, um die Zertifikatsbasis aktuell zu halten. [#5245]
[Security] CVE-2025-59490: Behebung von XSS-Sicherheitslücken – Wir haben Cross-Site-Scripting-Schwachstellen (XSS) geschlossen, über die Angreifer durch manipulierte Links schadhaften Code im Browser von Nutzern ausführen konnten. Allen Nutzern wird ein Update auf diese Version empfohlen.. [#5358, #5419]
[Security] CVE-2025-59393: Verbesserte Maskierung von Passwörtern im Support-Bundle-Generator – Wir haben sichergestellt, dass Passwörter und sensible Zugangsdaten beim Erstellen eines Support-Bundles zuverlässiger unkenntlich gemacht werden, um ein versehentliches Weitergeben von Zugangsdaten zu verhindern. [#5376]
[Security] Entfernung von Stack-Traces aus Frontend-Fehlermeldungen – Stack-Traces in Fehlermeldungen des Frontends werden nicht mehr an Nutzer ausgegeben, da sie interne Systeminformationen preisgeben und so potenziell als Angriffsfläche dienen konnten. [#5359]

Verbesserungen

[Enhancement] Anzeige von Informationen über den Perl DBI-Datenbanktreiber in den Support-Daten – Die Support-Daten enthalten nun detaillierte Informationen über den verwendeten Perl DBI-Datenbanktreiber, was die Fehlerdiagnose und den Support-Prozess erleichtert. [#5104]
[Enhancement] Bereitstellung der URL otobo-web/static zur Auslieferung statischer Dateien – Statische Dateien können nun über die dedizierte URL otobo-web/static ausgeliefert werden, was eine flexiblere und performantere Konfiguration der Webserver-Infrastruktur ermöglicht. [#5342]
[Enhancement] Neuer Konsolenbefehl Maint::Elasticsearch::TestConnection – Mit dem neuen Konsolenbefehl kann die Verbindung zu Elasticsearch direkt über die Kommandozeile getestet werden, was die Administration und Fehlersuche bei Elasticsearch-Integrationen vereinfacht. [#5340]

Bug Fixes

[Bugfix] Fehlerhafte Links zu externen Icons und Datenleck – Defekte Verlinkungen zu externen Icons wurden korrigiert und ein damit verbundenes Datenleck geschlossen. [#5212]
[Bugfix] Per URL gesetzte Queue löste ACLs in CustomerTicketMessage nicht korrekt aus – Wenn eine Queue über einen URL-Parameter gesetzt wurde, wurden zugehörige ACLs im CustomerTicketMessage-Bereich nicht zuverlässig angewendet. Dieser Fehler wurde behoben. [#5237]
[Bugfix] Name des Bearbeiters fehlte in der Historie einer Systemkonfigurationseinstellung – In der Änderungshistorie von Systemkonfigurationseinstellungen wurde der Name der Person, die die Änderung vorgenommen hat, nicht angezeigt. Dieser Fehler wurde behoben. [#5071]
[Bugfix] Elasticsearch-Index tmpattachments wurde nicht von OTOBO verwaltet – Der Elasticsearch-Index tmpattachmentswurde bislang nicht durch OTOBO verwaltet und konnte so zu Inkonsistenzen führen. Dies wurde korrigiert, sodass der Index nun vollständig im OTOBO-Verwaltungskreis liegt. [#4326]

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 10.1.17

Wir empfehlen den Fix der Schwachstelle durchzuführen. Bitte aktualisieren Sie Ihr System.

➞ Download Security Patch

OTOBO 10.1 Change Log

in umfassender Überblick über alle aktuellen und vergangenen Änderungen.

➞ See all changes

Security Patch? System-Update?
Das müssen Sie nicht allein erledigen.

Für unsere Support-Kunden: Einfach über das Portal melden oder kurz anrufen – wir sind für Sie da.

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Kontakt

OTOBO Migration TU Clausthal von OTRS 6

Pia Cebic — Thu, 02 Apr 2026 08:16:54 +0000

CASE STUDY | Enterprise-Service-Management

Digitale Souveränität, volle Datenhoheit und spürbare Entlastung: Die TU Clausthal setzt auf OTOBO

Einführung: 2021
Anwender: ca. 80 aktive Agenten, davon 35–40 im Rechenzentrum
Ticketvolumen: Teilweise 10 Jahre Historie übernommen, laufend ca. 1500 Tickets im Monat
Einsatzbereiche: IT, Verwaltung, Institute, Facility Management, Bibliothek

Digitale Souveränität, volle Datenkontrolle und spürbare Entlastung: Nach dem End of Life von OTRS 6 hat das Rechenzentrum der TU Clausthal mit OTOBO wieder eine leistungsfähige Open-Source-Lösung – mit reibungslosem Start, vertrauter Oberfläche und spürbar besserer Zusammenarbeit.

Ausgangslage: Ein bewährtes System gerät an Grenzen

Rund 15 Jahre hatte die TU Clausthal OTRS im Einsatz – als zentrales Ticketsystem im Rechenzentrum und für die IT der Verwaltung, im Liegenschaftsmanagement und in verschiedenen Instituten. Weil es zunehmend Performance-Engpässe gab, OTRS sich in Richtung Cloud orientierte und zentrale Funktionen nur noch in der kommerziellen Variante verfügbar waren, startete 2021 die Suche nach einem Nachfolger.

Gesucht war eine Lösung, die alle Daten migrieren konnte, keine Cloud-Pflicht mit sich bringt, faire Lizenzbedingungen bietet und technisch zukunftsfähig ist.

„Wir hatten eine riesige Historie im System – die wollten wir nicht verlieren. Dazu kam: In der Cloud hätten wir für viele Zusatzfunktionen extra zahlen müssen und auch die agentenbasierte Abrechnung als Lizenzmodell hätte die Kosten schnell in die Höhe getrieben“, erinnert sich Martin Diedrich, Leiter der Abteilung IT-Systeme.

Entscheidung für OTOBO: Vertraut, offen und flexibel

Nach dem Vergleich einiger alternativer Systeme – darunter Znuny, Zammad, ServiceNow, Topdesk und Zendesk – fiel die Wahl auf OTOBO, den Open-Source-Fork mit aktiver Community und langfristiger Entwicklungsstrategie.

OTOBO überzeugte durch ein ausgewogenes Gesamtpaket:

vertraute Bedienung – kein zusätzlicher Schulungsaufwand für die Agenten
volle Datenübernahme – inkl. aller Nachrichten, Beziehungen & Benutzer
keine Lizenzkosten – kein agentenbasiertes Supportmodell, kein verstecktes Add-on-Selling, Testsystem im Servicevertrag inkludiert
volle Kontrolle – Open-Source-Basis, kein Cloud-Modell, kein Vendor-Lock-in
Kommunikation auf Augenhöhe

Besonders wichtig war auch die Offenheit für Zusammenarbeit: „Der persönliche Austausch und die pragmatische Haltung im Projektverlauf haben uns absolut überzeugt“, so Diedrich.

Reibungslose Migration: Tiefenentspannt von Anfang an

Die Migration aller Daten aus OTRS 6 – inklusive Nachrichten, Kundenbeziehungen und Benutzerzuordnungen – erfolgte unkompliziert und schnell.

„Sobald die Entscheidung gefallen war, dass wir mit OTOBO arbeiten, war ich tiefenentspannt“, erzählt der Informatiker. „Es war völlig unstrittig, dass wir problemlos würden migrieren können.“

Nach nur einem Tag Downtime war das System umgestellt, das vorbereitete TU Clausthal-Designpaket aktiv, Logo und CI integriert, und die Agenten fanden sich in einer vertrauten Oberfläche mit bekannten Menüpunkten und Klickwegen wieder.

Selbst kleinere technische Stolpersteine – ein doppelt getriggertes Event bei Ticketbenachrichtigungen – wurden im engen Austausch schnell behoben. „Hier zeigt sich der Vorteil der offenen Zusammenarbeit mit den Entwicklern: Großes Kompliment an das Debugging – das war richtig stark“, erinnert sich Diedrich.

Einsatz in der Breite: Von IT bis Facility Management

Heute ist OTOBO an der TU Clausthal breit im Einsatz:

Rund 80 aktive Agenten leisten mit OTOBO als Single Point of Contact (SPOC) IT-Support, bearbeiten Anfragen zu Hörsaal-Technik, Vorlesungsaufzeichnungen und im Infrastruktur-Bereich klassische Störungsmeldungen, wickeln die zentrale Beschaffung von IT-Hardware für die TU ab und organisieren die Einsätze von Hausmeistern ebenso wie Reinigung, Elektro, Tischlerei und Gefahrstofflager.

Alltag mit OTOBO: Neue Funktionen, echte Arbeitserleichterung

Trotz der vertrauten Oberfläche eröffnete OTOBO der TU neue Möglichkeiten. Im Review nach der Migration wurden eine Reihe von Anpassungen vorgenommen, die im Alltag spürbar entlasten:

Neben Hotline und E-Mail können Tickets jetzt auch über das Kunden-Frontend erstellt und eingesehen werden, das ja komplett anders aussieht als früher. „Das kam gut an.“

Ein überarbeitetes Rollenkonzept sorgt für klar geregelte Zuständigkeiten. Individuell konfigurierte Queues trennen die verschiedenen Aufgabenbereiche sauber voneinander, weitere Status – z. B. „Review needed“ – strukturieren die Arbeit und verbessern die Übersicht, falls Rückmeldungen ausbleiben.

Services und SLAs ersetzen die frühere Priorisierung und führen zu verlässlicheren Bearbeitungszeiten. Eskalationsmechanismen melden automatisch, wenn Tickets drohen, überfällig zu werden.

„Die Escalation View ist eine echte Arbeitserleichterung. Man sieht sofort, wenn ein Ticket zu lange liegt, z. B. weil Kollegen vor dem Urlaub die Übergabe vergessen haben – total praktisch!“, so Diedrich.

Auch die interne Wissensweitergabe gewinnt mit OTOBO: Antwortvorlagen bieten standardisierte Lösungen für häufige Anfragen und unterstützen eine einheitliche Kommunikation. Spezifische Lösungswege werden am Ticket erfasst, komplexere technische Themen und Operatives im FAQ-Modul dokumentiert. Weil die Informationen für alle einsehbar im System zu finden sind, finden Agenten schneller die passende Antwort – „ein enormer Mehrwert“.

Martin Diedrich schätzt die Zeitersparnis durch den Einsatz eines zentralen Ticketsystems als gemeinsames Werkzeug und die daraus resultierende Transparenz der Bearbeitung auf mindestens 50 Prozent. Dies gilt insbesondere bei Vorgängen, die nicht ganz reibungsfrei ablaufen, da für alle Beteiligten alle Informationen am Ticket einheitlich vorliegen.

Eine Ticket-Historie umfasst im Qualitäts- und Beschwerdemanagement die Nachvollziehbarkeit zeitlicher Abläufe.

Ausblick & Empfehlung

Schon im aktuellen Stand zeigt die TU Clausthal eindrucksvoll, wie eine öffentliche Hochschule mit begrenzten Ressourcen eine moderne, leistungsfähige Serviceplattform aufbauen und einsetzen kann – ohne Kompromisse bei der digitalen Souveränität oder der Nutzerfreundlichkeit.

Für den weiteren Systemausbau haben Diedrich und seine Kollegen viele Ideen. Limitierender Faktor ist wie so oft die Zeit: Schön wäre die weitere Durchautomatisierung von Prozessen mit der Workflow Engine, der Ausbau von ITSM und Asset Management – und die Einführung des KanbanBoards, um das Dispatching zu erleichtern.

Diedrichs Empfehlung an andere Einrichtungen:

„Testen, testen, testen. Frühzeitig über Plugins, SLAs und Automatisierungen nachdenken, da liegt der echte Mehrwert. Und keine Scheu vor Eskalationen: Es geht nicht um Blame & Shame! Eskalationen sind der Weg eines Tickets, sich bemerkbar zu machen, damit sich jemand kümmern kann.“

Sie möchten auch auf OTOBO wechseln?
Kein Problem – mit uns an Ihrer Seite läuft alles reibungslos.

Wir kümmern uns um jeden Schritt und sorgen dafür, dass Ihr Umstieg sicher und entspannt gelingt.

Los geht’s

OTOBO Ticket Load Balancer

Pia Cebic — Tue, 03 Mar 2026 14:46:48 +0000

ADD-ON FEATURE

Ticket Load Balancer

Automatische Ticketverteilung nach klaren Kriterien statt manuellem Dispatching.

Der Ticket Load Balancer sorgt dafür, dass eingehende Tickets innerhalb von Teams fair und effizient verteilt werden – auch bei hohem Ticketaufkommen und dynamischen Teamstrukturen.

Das Add-on wurde von unserem Enterprise-Partner Ayté entwickelt und der Community zur Verfügung gestellt.

Schnellere Reaktion – weniger Überlastung

Der OTOBO Ticket Load Balancer optimiert die automatische Zuweisung von Tickets an Servicemitarbeitende.

Neue Tickets werden automatisch den passenden Agenten zugewiesen – strukturiert, nachvollziehbar und auf Basis klar definierter Kriterien.

Dabei werden individuelle Verfügbarkeit, aktuelle Arbeitslast und Ticket-Prioritäten berücksichtigt.

Die Verteilung basiert auf:

Verfügbarkeiten und Berechtigungen
Ticket-Priorität
aktueller Arbeitslast
optional: Service-Fähigkeiten der Agenten

So ist sichergestellt, dass jedes Ticket schnell und effizient bearbeitet wird – für eine ausgewogene Auslastung des Teams, kürzere Reaktionszeiten und eine bessere Servicequalität.

Intelligentes Ticketrouting

Tickets werden konsequent Mitarbeitenden zugewiesen, die aktuell verfügbar sind – und Freiraum haben, sich zu kümmern. Dabei werden Agenten mit insgesamt geringerer Ticketzahl und/oder weniger dringlichen Tickets priorisiert.

Mit Ausnahmeregelungen für Agenten und Queues lässt sich die Ticketvergabe an spezifische Anforderungen anpassen.

Der Ticket Load Balancer berücksichtigt bei jeder Zuweisung mehrere Faktoren:

Verfügbarkeit & Berechtigungen
Nur eingeloggte und aktive Agenten mit Owner- oder RW-Rechten auf die jeweilige Queue werden berücksichtigt.
Aktuelle Arbeitslast statt Ticketanzahl
In die Beurteilung der Auslastung fließt auch die Priorität bereits zugewiesener Tickets ein.
Intelligente Prioritätengewichtung
Standardmäßig werden Prioritäten wie folgt bewertet:
1 sehr niedrig (10), 2 niedrig (20), 3 normal (30), 4 hoch (40), 5 sehr hoch (50).
Optional: Fähigkeiten in Form von Services
Tickets werden nur Agenten zugewiesen, die den passenden Service als Fähigkeit besitzen.
Berücksichtigung von Arbeitszeiten
Die automatische Verteilung erfolgt ausschließlich zu festgelegten Arbeitszeiten.

Das Ergebnis: eine faire, transparente und effiziente Ticketverteilung. Und besserer Service.

Vorteile des Ticket Load Balancer

Zeitersparnis durch automatische Ticketverteilung
Kein manuelles Dispatching mehr – Tickets werden direkt zugewiesen.
Klare und nachvollziehbare Regeln
Die Ticketverteilung erfolgt transparent und regelbasiert.

Faire Auslastung im Team
Die Arbeitslast wird gleichmäßig verteilt, Überlastung wird vermieden.
Skalierbar bei steigendem Ticketvolumen
Konstante Servicequalität, auch wenn das Ticketaufkommen wächst.

Schnell einsatzbereit – individuell konfigurierbar

Der Ticket Load Balancer ist nach der Installation sofort nutzbar und lässt sich flexibel an individuelle Anforderungen anpassen.

Das Add-on wurde durch unseren Enterprise Partner Ayté entwickelt. Es wird kostenfrei über die OTOBO Paketverwaltung im Verzeichnis Third Party Addons bereitgestellt.

Download

Robotico Digital – neuer OTOBO Partner in der APAC-Region

Pia Cebic — Thu, 12 Feb 2026 08:51:25 +0000

NEWS | UNTERNEHMEN

Robotico Digital – neuer OTOBO Partner in Asien

Starker Start ins neue Jahr – wir freuen uns, mit Robotico Digital nun auch einen OTOBO Partner im Asien-Pazifik-Raum zu haben.

Robotico Digital wurde 2020 gegründet und ist mit Standorten in Malaysia, Singapur und Indien international aufgestellt. Das Team bringt über zehn Jahre Erfahrung im IT-Service-Management sowie Knowhow in der Umsetzung von Softwareprojekten in unterschiedlichen Branchen mit.

Es betreut Kunden in der gesamten APAC-Region – Malaysia, Singapur, Thailand, die Philippinen – sowie den USA. Tätigkeitsschwerpunkte sind Anwendungsentwicklung, Automation, Robotic Process Automation (RPA), IT-Consulting sowie Qualitätssicherung und Managed Testing.

Einschlägige Erfahrung

Robotico Digital bringt über zehn Jahre Erfahrung im IT-Service-Management sowie Knowhow in der Umsetzung von Softwareprojekten in unterschiedlichen Branchen mit. Seit 2009 arbeitet das Team mit OTRS- und OTOBO-Systemen. Heute sind rund 20 Teammitglieder in Kunden- und internen Projekten auf der Plattform tätig.

Besonders geschätzt wird die Flexibilität von OTOBO: Die modulare Architektur mit frei kombinierbaren Erweiterungen ermöglicht passgenaue Implementierungen für unterschiedliche Anforderungen – vom klassischen Ticketing bis zum strukturierten SLA-Management.

Swapnil, Technical Architekt bei Robotico Digital

Gemeinsame Open-Source-Innovation

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Open-Source-Prinzip selbst: Das gemeinschaftsorientierte Entwicklungsmodell von OTOBO entspricht der Überzeugung von Robotico Digital, Software nicht nur einzusetzen, sondern aktiv mitzugestalten.

Mit der Partnerschaft möchte das Unternehmen eigene Erfahrungen, Erweiterungen und Ideen gezielt in das Projekt einbringen und so aktiv zur Open-Source-Community beitragen.

„Gemeinsam wollen wir neue Plug-ins und Integrationen entwickeln, Kunden in der APAC-Region langfristig zuverlässig unterstützen und dazu beitragen, OTOBO in der Region weiter zu verbreiten.“

Swapnil, Technical Architekt bei Robotico Digital

Langfristige Perspektive

Entscheidend dafür sind verlässliche Rahmenbedingungen: Die aktive Community von OTOBO, das wachsende Ökosystem und eine klar nachvollziehbare Produkt-Roadmap sichern die kontinuierliche Weiterentwicklung und langfristige Stabilität der Plattform.

Für Robotico Digital ist diese Kombination eine wichtige Grundlage dafür, Kundenlösungen nachhaltig zu betreiben und gezielt weiterzuentwickeln.

„Wir arbeiten seit vielen Jahren intensiv mit OTRS und OTOBO und setzen die Plattform in unterschiedlichsten Projekten ein. Mit der Partnerschaft möchten wir unsere Erfahrungen und Entwicklungen künftig stärker in OTOBO einbringen. Gemeinsam wollen wir neue Plug-ins und Integrationen entwickeln, Kunden in der APAC-Region langfristig zuverlässig unterstützen und dazu beitragen, OTOBO in der Region weiter zu verbreiten“, so Swapnil, Technical Architect bei Robotico Digital.

Mehr Nähe, mehr Austausch, mehr Nutzen

Robotico Digital teilt die Überzeugung, dass echte Innovation durch Offenheit, Zusammenarbeit und den aktiven Austausch mit einer starken Community entsteht. Der Community-getriebene Entwicklungsansatz von OTOBO passt zum eigenen Anspruch, transparente und erweiterbare Lösungen zu entwickeln und weiterzugeben.

Als OTOBO Qualified Partner unterstützt Robotico Digital Organisationen in Asien und den USA bei der Einführung von OTOBO, berät zur optimalen Nutzung, begleitet den laufenden Betrieb und implementiert individuelle Anpassungen. In der APAC-Region stärkt das Unternehmen den direkten Austausch zwischen Anwendern und der OTOBO Community.

„Mit Robotico Digital haben wir einen Partner an unserer Seite, der unsere Werte teilt, das Open-Source-Projekt stärkt und Kunden in der APAC-Region mit profunder technischer Erfahrung und herausragendem Service unterstützt.“

Stefan Rother, CEO bei OTOBO

Wir freuen uns darauf, die Zusammenarbeit mit Robotico Digital auszubauen und gemeinsam die Zukunft des Service Managements mit OTOBO zu gestalten – partnerschaftlich, verlässlich und mit klarem Fokus auf dem praktischen Nutzen für die User.

Herzlich willkommen im OTOBO Partnernetzwerk, Robotico Digital.

Robotico Digital, Malaysia, Singapur, Indien

Pia Cebic — Tue, 10 Feb 2026 08:20:39 +0000

QUALIFIED PARTNER

Robotico Digital

Headquarters:
Robotico Digital Sdn. Bhd.
Regus, 1650, Level 16, 1 Sentral, Jalan Stesen Sentral 5
Kuala Lumpur Sentral
50470 Kuala Lumpur
Malaysia
Gegründet: 2020
Mitarbeiteranzahl: 250
Kontakt: info@roboticodigital.com
Website: https://frothdesk.com/

Regionen:
- Malaysia
- Singapur
- Indien
- Middle East
Services:
OTOBO Implementation, Consulting, Support and Development/Customization.
Partner Level: OTOBO Qualified Partner

Robotico Digital wurde im Jahr 2020 gegründet und ist mit Geschäftsstandorten in Malaysia, Singapur und Indien vertreten. Heute betreut das Unternehmen internationale Kunden mit Sitz unter anderem in Malaysia, Singapur und den USA. Zu den zentralen Leistungen von Robotico Digital zählen Anwendungsentwicklung, Automatisierung, IT-Consulting, Robotic Process Automation (RPA) sowie Quality Assurance und Managed Testing. Ein erfahrenes Team von OTOBO-Entwicklern und Beratern unterstützt dabei Kunden aus unterschiedlichen Branchen.

OTOBO 11.0.15

Pia Cebic — Wed, 04 Feb 2026 09:58:53 +0000

RELEASE NOTES

OTOBO 11.0.15 – Patch Level Release

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
RELEASE:

04. Februar 2026
OTOBO 11.0
Patch Level Release

Verbesserungen

[Enhancement] Erweiterte Datenbank-Konfiguration
Datenbank-Verbindungsattribute können direkt in der Config.pm definiert werden. [#5054]

[Enhancement] Mehr Daten in der Supportdaten-Analyse
Zusätzliche Datenbankinformationen im Support-Datensammler erleichtern die Fehlersuche und beschleunigen die Analyse. [#5104, #5096]

Bug Fixes

[Bugfix] Korrekte Darstellung im CKEditor: Hervorgehobene Texte und Links werden wieder korrekt angezeigt [#4958].
[Bugfix] Stabilere Anzeige dynamischer Felder mit Mehrfachwerten: ACL-Regeln greifen jetzt zuverlässig bei dynamischen Feldern mit Mehrfachwerten [#4790]. Auch bei teilweise leeren Werten werden per ACL ausgeblendete MultiValue-Felder korrekt dargestellt [#4843].
[Bugfix] Aufgeräumte Ticket-Historie bei dynamischen Feldern: Redundante Historieneinträge wurden entfernt – für mehr Übersicht und bessere Nachvollziehbarkeit [#4988].

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.0.15

Wir empfehlen die Aktualisierung Ihres Systems.

➞ Download Patch

OTOBO 11.0 Change Log

Ein umfassender Überblick über alle aktuellen und vergangenen Änderungen.

➞ Alle Änderungen

Security Patch? System-Update?
Das müssen Sie nicht allein erledigen.

Für unsere Support-Kunden: Einfach über das Portal melden oder kurz anrufen – wir sind für Sie da.

Sie arbeiten noch nicht mit uns? Vielleicht ist jetzt der perfekte Zeitpunkt.

Kontakt

OTOBO im Einsatz bei Schullogin: Mehr Übersicht und digitale Unabhängigkeit

Pia Cebic — Tue, 03 Feb 2026 09:31:38 +0000

CASE STUDY | Customer-Service-Management

Mehr Übersicht, weniger Umwege und digitale Unabhängigkeit: Schullogin setzt auf OTOBO

Einführung: Anfang 2024
Anwender: 2 Teams, 17 Agentinnen und Agenten
Ticketvolumen: ca. 150 Supportanfragen im Monat
Einsatzbereiche: Handling von Supportanfragen zu Schullogin und zu den Diensten des Sächsischen Bildungsservers

OTOBO bringt Struktur in den Support von Schullogin, dem Landesportal digitaler Dienste für sächsische Schulen – mit schlanker Open-Source-Technologie, überzeugendem Service und einer Lösung, die flexibel mitwächst.

Struktur für wachsenden Supportbedarf

Schullogin, der zentrale Zugang zu digitalen Bildungsangeboten für Schulen in Sachsen, ist ein Dienst des Sächsischen Bildungsservers (SBS) und wird bereitgestellt durch das Sächsische Staatministerium für Kultus (SMK) und das Landesamt für Schule und Bildung (LaSuB). Das Zentrum für Lehrerbildung, Schul- und Berufsbildungsforschung (ZLSB) der TU Dresden betreut den Betrieb sowie die technische Weiterentwicklung von Schullogin.

Mit der wachsenden Nutzung dieses Angebotes stieg auch der Kommunikationsaufwand: Immer mehr E-Mails, Rückfragen und Telefonate waren zu beantworten – eine zentrale Übersicht über offene Themen und deren Bearbeitungsstand fehlte, um den Support effizient leisten zu können.

Gesucht wurde deshalb ein zentrales, datensouveränes System, das mitwächst und sich individuell anpassen lässt. Besonders wichtig waren dem Schullogin-Team am ZLSB dabei Unabhängigkeit, Datenschutz und die Möglichkeit, auch neue Anforderungen flexibel abzubilden.

Offen, unabhängig, hochschulkonform

„Wir brauchten ein System, das uns entlastet – und eine bessere Struktur schafft“, so Fritz Hoffmann, Wissenschaftlicher Mitarbeiter am ZLSB.

Die Open-Source-Lösung OTOBO kann on-prem betrieben werden und bietet so die gewünschte digitale Souveränität.

Neben technischen Faktoren wie dem gewaltigen Funktionsumfang, der flexiblen Konfiguration und der Möglichkeit, Zusatzfeatures bei Bedarf entwickeln lassen zu können, überzeugten auch die Werte hinter OTOBO: Gemeinschaft statt Lizenzmodell, Transparenz statt Intransparenz – und das Gefühl, dass die eingesetzten Mittel sinnvoll investiert sind.

„OTOBO verbindet das Beste aus zwei Welten: freie Software und individuellen Herstellersupport. Und gerade der Support ist wirklich vorbildlich. Fachlich top und einfach angenehm: Herzlich, unkompliziert, immer auf Augenhöhe.“

Reibungsloser Start mit starker Begleitung

Die OTOBO-Implementierung verlief reibungslos: Im Einführungs-Workshop mit Rother OSS wurde das System in kürzester Zeit an die Anforderungen von Schullogin und dem Sächsischen Bildungsserver angepasst.

Verschiedene Queues sorgen für klare Zuständigkeiten, Agenten arbeiten mit individuellen Rechten. Die Services wurden genau so konfiguriert, wie es der Supportalltag erfordert. Auch eigene Antwortvorlagen und passende Plug-ins wurden direkt eingebunden.

Parallel zur Implementierung wurde in den Workshops von Beginn an internes Know-how aufgebaut. Neue Kolleginnen und Kollegen werden heute ohne großen Aufwand selbstständig eingearbeitet.

Supportalltag mit OTOBO: Einfach schneller, klarer, entspannter

Seit der Einführung von OTOBO arbeitet der Support deutlich strukturierter – eine enorme Entlastung.

Dabei ist die Bandbreite der Anliegen groß: Sie reicht von Anfragen zu Schullogin über die Nutzung einzelner Dienste und technische Anbindungen bis hin zu Fortbildungsanfragen – gestellt von Lehrkräften, Eltern, Schülerinnen und Schülern, dem Kultusministerium und dem Landesamt für Schule und Bildung.

Durch klar getrennte Queues sowie die Abbildung unterschiedlicher Themengebiete ist heute jederzeit klar, wer wo verantwortlich ist.

Anfragen lassen sich einfach intern verschieben, statt Kunden bitten zu müssen, eine neue Mail an die richtige Stelle zu senden. Prozesse laufen reibungsloser, ständige Rückfragen und viele frühere Workarounds gehören der Vergangenheit an. Übergaben erfolgen per Mausklick. Anrufe werden zentral erfasst und strukturiert weiterbearbeitet.

Ticketverknüpfungen und Teilfunktionen erleichtern die Bearbeitung komplexer Vorgänge. Antwortvorlagen und automatische Benachrichtigungen sorgen für eine konsistente Kommunikation – das alles spart Zeit.

Die verbesserte Zusammenarbeit ist im gesamten Projekt spürbar: „Gerade teamübergreifend ist OTOBO ein Gamechanger – Abstimmungen sind gezielter, die Zusammenarbeit viel flüssiger“, so Hoffmann.

Passt heute. Und bleibt flexibel.

OTOBO läuft heute genauso wie das Team es braucht: schlank, stabil und zuverlässig. Neue Anforderungen lassen sich jederzeit unkompliziert integrieren – ohne externe Abhängigkeiten.

„Mit OTOBO haben wir nicht nur ein starkes System, sondern auch ein Modell, das sich richtig anfühlt – offen, fair und gut betreut.

„Wir haben die Freiheit von Open Source statt Black-Box. Und gleichzeitig einen starken Partner an unserer Seite: Wann immer wir Unterstützung brauchen, ist jemand da. Unser Feedback wird gehört – und OTOBO entwickelt sich mit uns weiter“, so Hoffmann.

Sie möchten Ihren Support auch strukturierter aufstellen?
Kein Problem – mit uns an Ihrer Seite läuft alles reibungslos.

Wir kümmern uns um jeden Schritt und sorgen dafür, dass Ihr Umstieg sicher und entspannt gelingt.

Los geht’s

OTOBO in der OSBA – gemeinsam mehr bewirken

Pia Cebic — Tue, 13 Jan 2026 10:14:50 +0000

NEWS | UNTERNEHMEN

OTOBO in der OSBA – gemeinsam mehr bewirken

Wir freuen uns sehr, seit November 2025 offiziell Mitglied der Open Source Business Alliance (OSBA) – Bundesverband für digitale Souveränität e.V. zu sein.

Mit über 250 Mitgliedsunternehmen ist die OSBA das größte Netzwerk von Open-Source-Akteuren in Deutschland. Hier kommen Softwarehersteller, IT-Dienstleister, Start-ups, Behörden, Forschungseinrichtungen und engagierte Einzelpersonen zusammen, die eines verbindet: die Überzeugung, dass offene Software eine zentrale Rolle für eine selbstbestimmte digitale Gesellschaft spielt.

Die OSBA vernetzt diese Stimmen, gibt ihnen Gewicht in politischen Diskussionen und schafft Raum für Austausch – fachlich, strategisch und ganz praktisch. Der Mix aus klarer Haltung, Dialog und konkreter Arbeit hat uns überzeugt: Hier wollen wir uns einbringen.

Warum Open Source für uns mehr ist als ein Lizenzmodell

Die Mitgliedschaft ist für uns ein konsequenter Schritt: OTOBO ist nicht zufällig eine offene Service-Management-Plattform. Offene Standards, Transparenz und echte Zusammenarbeit sind Grundlage und Ausgangspunkt unserer Arbeit.

Wir haben OTOBO geforkt, weil die Möglichkeit zur aktiven Mitarbeit der Community am Vorgängerprojekt zunehmend eingeschränkt wurde. Aus Überzeugung und bereits einige Zeit vor dessen EOL. Mit dem Ziel, eine vollständig quelloffene Service-Management-Lösung mit einer starken und aktiven Community aufzubauen.

Open Source bedeutet für uns nicht nur, den Code offenzulegen, sondern auch Entwicklung gemeinsam zu denken und Verantwortung zu teilen – in Kundenprojekten wie in der Zusammenarbeit mit unseren Partnern. Das heißt im Alltag, Funktionen vorzugsweise so umzusetzen, dass sie standardtauglich sind, damit alle sie nutzen können. Den Aufwand wo möglich auf mehrere Schultern zu verteilen. Und Entwicklungen nur einmal zu machen, statt mehrfach parallel.

Heute wie damals gilt deshalb: OTOBO ist und bleibt zu 100 % Open Source und lizenzkostenfrei. Es gibt keine Business-Version, keine kostenpflichtigen Zusatzmodule und keine versteckten Einschränkungen.

Sicher ließe sich mit einem anderen Geschäftsmodell mehr Gewinn erzielen. Uns geht es aber auch darum, sinnvoll, nachhaltig und gemeinwohlorientiert zu handeln.

Was das mit digitaler Souveränität zu tun hat

Digitale Souveränität ist ein Begriff, der oft verwendet wird – und dabei meist abstrakt bleibt. Für uns ist er sehr konkret.

Digitale Souveränität heißt für uns, die Kontrolle über die eigenen Systeme und Daten zu behalten. Zu wissen, was die eingesetzte Software tut. Zu entscheiden, wo sie läuft. Und Abhängigkeiten zu vermeiden, aus denen man kaum wieder herauskommt.

Gerade in der aktuellen Zeit ist das kein theoretisches Ideal, sondern praktische Notwendigkeit. Für öffentliche Verwaltungen und kritische Infrastrukturen, aber auch für Unternehmen und jeden Einzelnen. Wer heute nicht weiß, wovon er technisch abhängig ist, zahlt morgen den Preis. Finanziell, organisatorisch oder politisch.

Open Source ist dafür kein Allheilmittel, aber eine entscheidende Voraussetzung. Quelloffene Software schafft Transparenz. Sie ermöglicht Wechsel. Sie erlaubt Anpassung und gibt Nutzerinnen und Nutzern die Freiheit, selbstbestimmt zu entscheiden.

Digitale Souveränität bedeutet für uns auch als Softwareanbieter Verantwortung zu übernehmen: für wartbare Software, für langfristige Weiterentwicklung und für ein Ökosystem, das nicht auf kurzfristige Effekte ausgerichtet ist sondern auf Nachhaltigkeit.

Deshalb achten wir bei der Weiterentwicklung darauf, individuelle Anforderungen so umzusetzen, dass sie den Standard insgesamt stärken – statt Sonderlösungen zu schaffen, die langfristig Abhängigkeiten erzeugen. Das Ergebnis: Software, die Ressourcen effizient nutzt und echte Unabhängigkeit fördert.

Warum wir der OSBA beigetreten sind

Wir sind überzeugt, dass Offenheit, Zusammenarbeit und geteiltes Wissen die Grundlage einer zukunftsfähigen digitalen Gesellschaft bilden.

In einer Zeit, in der die Bedeutung von offener Technologie und Unabhängigkeit durch aktuelle politische Entwicklungen immer stärker in den Fokus rückt, ist für uns der Moment gekommen, diese Haltung nicht mehr nur im eigenen Produkt zu leben, sondern uns auch aktiv auf übergeordneter Ebene einzubringen.

Bei der OSBA treffen Organisationen und Menschen aufeinander, die Open Source nicht als Randthema, sondern als Grundlage der digitalen Zukunft verstehen. Damit digitale Souveränität kein Schlagwort bleibt, sondern konkret vorangebracht wird, braucht Open Source eine gemeinsame Stimme. Einzelne Unternehmen können viel bewirken – strukturelle Veränderungen aber entstehen dort, wo sich viele zusammenschließen.

Deshalb sind wir der OSBA beigetreten. Wir möchten Teil eines Netzwerks sein, das digitale Souveränität und nachhaltige IT-Strukturen aktiv weiterdenkt und mitgestaltet.

Konkreter erster Schritt – OSBA Connect

Direkt im November waren wir denn auch in Berlin auf unserer ersten Mitgliederversammlung, der OSBA Connect 2025.

Dort wurde deutlich, wie engagiert und vielfältig die Open-Source-Community ist – und wie viel Energie und gemeinsame Vision in diesem Netzwerk steckt. In Gesprächen, Panels und Arbeitsgruppen ging es um sehr konkrete Fragen:

Wie kann Open Source als Innovationsmotor zur Staatsmodernisierung beitragen?
Was braucht es, damit Open Source in der öffentlichen Beschaffung besser berücksichtigt werden kann?
Welche Rahmenbedingungen sind nötig, damit offene Lösungen nachhaltig betrieben werden können?
Wie gelingt Zusammenarbeit über Organisations- und Ländergrenzen hinweg?

Berichte aus der Praxis illustrierten Chancen und Herausforderungen – und zeigen, was alles möglich ist.

Besonders wertvoll war für uns daneben der persönliche Austausch. Die Gespräche, Impulse und das offene Miteinander haben bestätigt:
Hier geht es nicht nur um technische Lösungen, sondern um gemeinsame Verantwortung und die Frage, wie unsere digitale Zukunft eigenständig gestaltet werden kann.

Wir freuen uns darauf, uns aktiv einzubringen und unseren Beitrag zu leisten.

Junior Consultant (m/w/d)

Pia Cebic — Fri, 02 Jan 2026 08:00:46 +0000

STELLENPROFIL

Junior Consultant (m/w/d)

Festanstellung (40 h)
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Vor Ort oder remote/hybrid & vor Ort beim Kunden

Du wolltest schon immer für ein echtes Open-Source-Projekt arbeiten? Microsoft-Produkte sind für dich nicht automatisch erste Wahl und Vim ist für dich kein Vogel? Dann bist du hier richtig:

Als Maintainer hinter dem Open-Source-Projekt OTOBO unterstützen wir unsere Kunden dabei, das Tool optimal auf ihre Anforderungen anzupassen – jetzt suchen wir dich als Verstärkung für unser Consulting-Team.

In unserer Wunschvorstellung bist du Open-Source-Enthusiast und Linux-Profi, gut gelaunt, zupackend und neugierig auf die Bedürfnisse unserer Kunden. Du bist wissbegierig, hast ein gutes Gespür für Anforderungen und Herausforderungen und entwickelst schon jetzt erste Ideen für passgenaue Lösungen.

Du hörst aktiv zu, stellst die richtigen Fragen und kannst dich gut in die Bedürfnisse und Perspektiven anderer hineinversetzen. Auch wenn du noch am Anfang stehst, verstehst du es, komplexe Themen zu durchdringen und sie für andere verständlich zu erklären.

Und ja, wir wissen: Das ist viel verlangt. Aber wir sind uns sicher: Es gibt dich da draußen!

Das ist der Job

Als Junior Consultant sitzt du an der Quelle und trägst du dazu bei, dass unsere Kundenprojekte rund laufen und User ihr OTOBO optimal für sich zu nutzen wissen.

Du arbeitest eng mit den OTOBO Consultants und unserem Support zusammen. Dabei reicht das Spektrum deiner Tätigkeiten von der Beteiligung an Beratung und Training bis zur praktischen Umsetzung. Von der Installation und initialen Einrichtung über die Integration in die Systemlandschaft und Trainings bis zum weiteren Ausbau über viele Jahre gewachsener Systeme, Prozessberatung und Konzeption ganz neuer Funktionalitäten.

Außerdem spielst du eine tragende Rolle beim Erstellen der OTOBO Doku, von „How to“-Artikeln und Videomaterial, das Usern den Einstieg in die Software erleichtert. Dabei bist du die Verbindung zwischen unseren Kunden, Entwicklung und Support sowie dem Marketing und arbeitest eng mit allen Teams zusammen, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Einige Beispiele für die Aufgaben, die dich erwarten:

Beteiligung an Kundenprojekten im Rahmen des Consultings, z. B.
- Unterstützung bei der Analyse von Prozessen, Systemen oder Strukturen und beim Erarbeiten individueller Lösungen
- Praktische Umsetzung: Systemkonfiguration, Anbindungen etc.
- Dokumentieren von Ergebnissen und Lösungsansätzen
- Interaktion mit Kunden und der Community – remote und vor Ort, in Workshops, im OTOBO Forum
Beteiligung am Ausbau der OTOBO Doku, von technischen Artikeln und ggf. kurzen HowTo-Videos – wenn du magst

Das solltest du mitbringen:

Du bist Open Source begeistert, Teamplayer und Kommunikationstalent
Linux ist deine Welt
Du hast ein abgeschlossenes IT-Studium oder entsprechende Berufserfahrung
Du hast bereits Kenntnisse in der Administration von Linux-/Unix-Distributionen, Docker-Umgebungen und gängigen Datenbanksystemen wie MySQL und MariaDB und bist vertraut mit Webservern und Webtechnologien
Du hast erste Erfahrungen mit Ticketsystemen – OTRS, OTOBO oder ähnlichen Tools
ITIL und ISMS sind dir ein Begriff
Du arbeitest gewissenhaft und optimierst gern, kannst dich gut in andere hineinversetzen, bist analytisch stark und hast Spaß daran, Dinge zu erklären
Du hast kein Problem damit, sowohl remote als auch direkt beim Kunden vor Ort zu arbeiten
Du wohnst in Deutschland und sprichst sehr gutes Deutsch und gutes Englisch.

Wer sind wir?

Die Rother OSS GmbH | Team OTOBO ist das Unternehmen hinter der Open Source-Service Management-Plattform OTOBO. Seit 2011 am Start und inhabergeführt.

Als Source-Code-Owner und Maintainer betreuen wir das Open Source-Projekt und entwickeln den Standard gemeinsam mit Partnern und der Community weiter. Zugleich begleiten wir Kunden bei der Einführung und Anpassung, im Betrieb und beim gezielten Ausbau des Tools.

Während der Nutzerkreis wächst, ist das OTOBO-Team klein und familiär geblieben. Wir sind überzeugt, dass Zusammenarbeit und geteiltes Wissen stärker sind als Konkurrenzdenken und Abgrenzung und dass echte Innovationen entstehen, wo Menschen mit Zuversicht und einem positiven Blick in die Zukunft zusammenarbeiten.

Was wir außerdem sind: Zupackend, verdammt umgänglich und gut gelaunt.

In allem, was wir tun, legen wir Wert auf Eigenverantwortung, hohe Qualität und Wertschätzung.

Hier erfährst du mehr über uns.

Wie arbeitest du mit uns?

Hier hast du die seltene Chance in einem Open-Source-Projekt zu arbeiten: OTOBO ist 100 % lizenzkostenfrei und Open Source
In Workshops immer wieder zu hören, wie cool Kunden das Open Source Projekt finden, und ihre Begeisterung dafür zu erleben, wie flexibel sich das Tool an ihre Anforderungen anpasst, macht uns stolz und glücklich
Unsere Consultants sind 4 Tage pro Woche im Workshop, der Freitag gehört internen Themen
Workshops finden zum großen Teil remote statt. Gerade die ersten Termine aber gern auch beim Kunden
Du bist eng ins Consulting-Team eingebunden, lernst von den Kollegen, bringst frische Perspektiven ein und sammelst praktische Erfahrung in Kundenprojekten
Wir arbeiten verteilt – ein Teil des Teams ist regelmäßig im Office, ein Teil arbeitet weitgehend remote (in Deutschland, Österreich, Irland und Portugal). Wir stehen über unsere Chat-Plattform Element und die Video
Plattform BigBlueButton im täglichen Austausch. Im wöchentlichen Team-Call tauschen wir uns OTOBO-übergreifend über laufende Projekte aus
Du arbeitest auf dem Hof, von Zuhause oder hybrid – your choice
Deine Arbeitszeiten erfasst du selbständig
Ca. 4-mal im Jahr treffen wir uns live am Schwimmteich oder an einer anderen schönen Location – der gute Team Spirit ist uns wichtig!

BEWERBUNG

Klingt interessant? Dann bewirb dich jetzt!

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Rother OSS GmbH
Human Resources
Grit Rother
Oberwalting 31
94339 Leiblfing

+49 9427 68 39 000

jobs@otobo.io

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OTOBO 11.0.14

Pia Cebic — Wed, 17 Dec 2025 11:24:35 +0000

RELEASE NOTES

OTOBO 11.0.14 – Patch Level Release

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
RELEASE:

17. Dezember 2025
OTOBO 11.0
Patch Level Release

Changes

[Changes] Standard-Tabellendarstellung im RichText-Editor verbessert
Tabellen im RichText erhalten ein neues Standard-Styling. Das sorgt für eine bessere Lesbarkeit und ein einheitlicheres Erscheinungsbild – besonders hilfreich bei Dokumentationen oder strukturierten Ticketinformationen. [#4800]
[Change] CKEditor 5 erzeugt nun HEX-Farbstile statt HSL, um die Kompatibilität zu verbessern. [#4766]

Verbesserungen

[Enhancement] Neue Transition Action „TicketPrioritySet“
Ticket-Prioritäten können nun automatisch im Prozess gesetzt werden. [#4896]
[Enhancement] Erweiterte Nutzung von Ticket-Referenzfeldern
In der Transition Action DynamicFieldSet können Ticket-Referenzfelder jetzt zur Definition der TicketID verwendet werden. [#4818]
[Enhancement] Bessere Zugänglichkeit der Suche
Die Elasticsearch-Suchbox unterstützt nun einen Accesskey für eine schnellere Bedienung. [#4810]

Bug Fixes

[Bugfix] Kleinere Korrekturen am High-Contrast-Skin für eine verbesserte Barrierefreiheit. [#4899]
[Bugfix] Diagramme in Reports funktionieren wieder korrekt in der Standard-Docker-Umgebung. [#4890]
[Bugfix] Kalender sind jetzt vollständig administrierbar: Admins können alle Gruppen konfigurieren (Neu hinzugekommen: LightAdmin-Funktionalität). [#4724]
[Bugfix] Dynamische Felder mit Namespaces können wieder als Filter in Statistiken genutzt werden. [#4844]
[Bugfix] Fehlerkorrekturen bei MultiValue-Set-Templates im CustomerTicketProcess. [#4866]
[Bugfix] Behebung eines Problems mit AJAX-Updates von Set-Feldern im CustomerTicketProcess. [#4868]
[Bugfix] Flexiblere CSS-Erstellung im Login-Bereich ohne fest hinterlegtes Standard-Skin. [#4797]

Hinweis

Einige Abhängigkeiten wurden aktualisiert. Falls ITSMConfigurationManagement im Einsatz ist, sollte dieses ebenfalls aktualisiert werden, um den neuen CodeMirror-Editor für die Bearbeitung von ConfigItem-Definitionen nutzen zu können.

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.0.14

Wir empfehlen die Aktualisierung Ihres Systems.

➞ Download Patch

OTOBO 11.0 Change Log

Ein umfassender Überblick über alle aktuellen und vergangenen Änderungen.

➞ Alle Änderungen

Security Patch? System-Update?
Das müssen Sie nicht allein erledigen.

Für unsere Support-Kunden: Einfach über das Portal melden oder kurz anrufen – wir sind für Sie da.

Sie arbeiten noch nicht mit uns? Vielleicht ist jetzt der perfekte Zeitpunkt. Gern unterstützen wir Sie beim nächsten Update.

Melden Sie sich – wir freuen uns auf Sie!

Kontakt

OTOBO wird KI-smart: Start der Betaphase

Pia Cebic — Tue, 09 Dec 2025 14:02:25 +0000

Blog | Artikel

OTOBO wird KI-smart

Mitglieder der OTOBO Support Community haben schon vor dem offiziellen Launch die exklusive Möglichkeit, in der Betaphase mit uns praktische Erfahrungen zu sammeln.

KI verändert unsere Welt – und auch, wie digitale Services organisiert werden. Sie kann Service-Teams spürbar entlasten und Prozesse intelligenter gestalten. Mit der neuen OTOBO KI wird OTOBO jetzt KI-smart.

Wie gewohnt mit Fokus auf Datenhoheit und Selbstbestimmung.
Das heißt: ganz ohne Datenschutzbedenken!

Wie die OTOBO KI Sie im Alltag unterstützt

Die OTOBO KI eröffnet nicht nur via Chat ein Ticket, sondern erkennt Muster in neuen Anfragen und generiert – wahlweise auf Knopfdruck oder automatisch – direkt eine Antwortvorlage im Ticket.

Der KI-generierte Antwortvorschlag basiert auf einer lokalen Vektordatenbank, in die Ticketdaten, FAQ-Artikel und weitere, frei definierbare Dokumente – z. B. Ihre Dokumentationen – eingelesen werden. Agenten haben die Möglichkeit, die Antwort noch feinzujustieren und können sie anschließend direkt aus der Ticket-Bearbeitung heraus versenden.

Das Ergebnis: Mit individualisierten Antworten auf wiederkehrende Anfragen und Themen automatisieren Sie Ihren Service weiter, steigern die Qualität – und Ihre Spezialisten gewinnen Zeit, sich um komplexere Anfragen zu kümmern.

100% datenschutzkonform und vertrauenswürdig

Wir wissen, wie sensibel Ihre Informationen sind – und behandeln sie so, wie sie es verdienen: sicher, transparent und respektvoll.

Während andere Lösungen auf amerikanische Tech Giganten wie ChatGPT & Co. setzen, gehen wir bewusst einen sicheren Weg: Wir nutzen die Open-Source-Lösung Ollama – datenschutzkonform im deutschen Rechenzentrum.
Sie haben die Wahl: Nutzen Sie Ihr eigenes LLM oder die OTOBO Managed KI – den Rother OSS KI Server im deutschen Rechenzentrum – während der Betaphase kostenfrei.

Ihre Daten bleiben vollständig bei Ihnen oder werden lediglich zur Verarbeitung über eine sichere Verbindung auf einen deutschen Server übertragen. Sie werden nicht extern gespeichert und niemals zum Training verwendet.

Technische Implementierung

Die Integration erfolgt über eine neue Docker-Compose Konfigurationsdatei und ein OTOBO Zusatzpaket. Bestehende Workflows und Konfigurationen bleiben unverändert.

In bisherigen Docker-basierenden OTOBO Umgebungen gibt es folgende Container: OTOBO, OTOBO Daemon, MariaDB (Ticketdatenbank), RedisCache (Cache), Elasticsearch (Schnellsuche).

Neu hinzu kommen zwei Container: die OTOBO-AI API und ein Container mit ChromaDB als Vektordatenbank. Sie werden einfach per Docker-Compose-Datei in die bestehende Lösung integriert. Durch ein otobo.Console.pl-Skript wird die Vektor-Datenbank mit konfigurierbaren Inhalten aus Ihrer Umgebung gefüllt. In der ersten Ausbaustufe können hier Tickets, FAQ-Artikel und Text-Dokumente eingelesen werden.

Zusätzlich wird ein KI-Server benötigt. Sie können wahlweise Ihren eigenen Server betreiben, oder einfach die Managed OTOBO KI nutzen – datenschutzkonform und auf Open-Source-Basis im deutschen Rechenzentrum.

OTOBO Kanban Boards – Task-Management visualisieren

Hauke Böttcher — Tue, 11 Nov 2025 13:13:56 +0000

ADD-ON FEATURE

OTOBO Kanban Boards

Bearbeitungsfortschritte visualisieren, Aufgaben strukturieren – den Überblick behalten.

OTOBO Kanban Boards sind schnell aufgesetzt, einfach zu bedienen und flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassbar. Die ideale Erweiterung für kleine und große Teams, die agile Methoden nutzen möchten, um ihr Task- und Projektmanagement zu optimieren.

Was ist ein Kanban Board Tool?

Das Kanban-Board in OTOBO ist ein leistungsstarkes, visuelles Werkzeug, das Teams dabei unterstützt, ihre Arbeitsabläufe effektiv zu verwalten und zu optimieren. Es bietet eine klare und intuitive Oberfläche für die Echtzeit-Verfolgung des Fortschritts von Aufgaben, Tickets oder Anfragen, sodass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und die Bearbeitung reibungslos vom Start bis zum Abschluss verfolgen können. Dazu zeigen die Spalten auf dem Board die verschiedenen Phasen, durch die diese Aufgaben laufen. Horizontale Swimlanes organisieren die Teams, die parallel am Board arbeiten.

Im Service Management trägt ein Kanban Board-Tool z. B. dazu bei, die Schritte des Incident Management- oder Service Request-Prozess abzubilden. Dazu gehört es, die Anfragen anzunehmen, sie Mitarbeitern zuzuweisen, in andere Verantwortungsbereiche zu verschieben und die Lösung zu dokumentieren.

Online verfügbare Kanban Boards ermöglichen es Teams in Echtzeit und ortsunabhängig, z. B. an verschiedenen Standorten oder aus dem Homeoffice an einem gemeinsamen Projekt zusammenzuarbeiten.

Vorteile des OTOBO Kanban Boards

Visuelles Workflow Management
Das Board bietet eine visuelle Darstellung von Aufgaben. Benutzer erkennen leicht, welche Aufgaben in Bearbeitung, abgeschlossen oder ausstehend sind.
Alles Wesentliche im Blick
Per Klick auf die frei gestaltbaren Ticket-Karten des Kanban Board können Sie detaillierte Informationen sehen, Kommentare hinzuzufügen oder Dateien anzuhängen.
Spezifische Arbeitsabläufe abbilden
Definieren und passen Sie die Spalten und Swimlanes des Boards an, um die spezifischen Phasen des Arbeitsablaufs Ihres Teams abzubilden.

Updates in Echtzeit
Alle Änderungen werden sofort für alle Teammitglieder aktualisiert, damit Transparenz und aktuelle Informationen gewährleistet sind.
Verbesserung der Zusammenarbeit
Gemeinsam an Vorgängen arbeiten, Engpässe frühzeitig erkennen und Ressourcen effizienter steuern.
Smarte Filter- und Suchfunktionen
Mit erweiterten Filter und Suchoptionen, bestimmte Karten oder Aufgaben schneller finden und die Ansicht auf das Wesentliche eingrenzen.

Typische Einsatzszenarien für OTOBO Kanban Boards

Bilden Sie Ihren Wunsch-Workflow ab. Die Phasen des Workflows, definieren Sie über die Auswahl des Board-Typs. Legen Sie z. B. Kunden, Prozessaktivitäten, Queues, Services, Status oder dynamische Feldwerte als Spalten fest. Für das Organisieren der horizontalen Swimlanes stehen der Besitzer, die Priorität, die Queue oder der Status zur Verfügung.

IT Service Desk

Visualisieren Sie eingehende Aufgaben z. B. nach Status und Queue, dispatchen diese per Drag & Drop und optimieren Sie die Zusammenarbeit im IT-Team.

Projekt Management

Projekte entlang der Prozessaktivitäten erfolgreich managen, Arbeitspakete visualisieren und Engpässe bei den Besitzern der Arbeitspakete frühzeitig identifizieren.

HR Service Management

Recruiting, Onboarding, Fragen zu Altersvorsorge und Gehältern – behalten Sie jederzeit die volle Transparenz über die Queues und Performance der Besitzer im HR-Team.

Paket-Updates

Version 11.0.2 | November 2025

Neues Feature: Whitelist für Prozess-IDs eingeführt und Standardfilter beim Entfernen von Karten berücksichtigt.
Erweiterungen: Zeitformatierung in Karten und Detailansichten ergänzt – auch für dynamische Felder vom Typ Date und DateTime.
Fehlerkorrekturen: Behebungen für fehlende $BoardID, Aktualisierungsprobleme bei Tickets mit leerem dynamischen Feld sowie Fehler bei Umlauten im Eingabefeld des Zusatzfilters.

Erstellen Sie gleich Ihr erstes Kanban Board

OTOBO Kanban Boards sind in wenigen Minuten eingerichtet. Software inklusive Dokumentation kostenfrei herunterladen oder über die OTOBO-Paketverwaltung installieren, einrichten – schon ist der erste Task erledigt.

Download

Das Kanban Board für OTOBO wurde durch unseren
Enterprise Partner FREICON GmbH & Co. KG entwickelt und bereitgestellt.

OTOBO CMDB – jetzt noch leistungsstaerker

Grit Rother — Tue, 11 Nov 2025 12:55:56 +0000

ADD-ON FEATURE

OTOBO CMDB 11 – jetzt noch leistungsstärker

Volle Transparenz über Ihre gesamte Infrastruktur – für durchgängig verzahnte Serviceprozesse.

Die integrierte OTOBO CMDB (Configuration Management Database) ist mehr als nur ein zentrales Asset Verzeichnis. Sie schafft Transparenz über Ihre gesamte IT- und Non-IT-Infrastruktur, macht Abhängigkeiten sichtbar und hilft, Serviceunterbrechungen frühzeitig zu erkennen und schnell zu beheben. Der echte Mehrwert: bessere Planung, weniger Risiken, höhere Verfügbarkeit.

Vorteile der OTOBO CMDB

Transparenz schaffen
Volle Übersicht über Ihre IT-Infrastruktur, Non-IT-Assets und deren Beziehungen – zentral an einem Ort.
Services besser verstehen
Kritische Services und ihre Abhängigkeiten einfach nachvollziehen – und fundierte Entscheidungen treffen.
Schneller reagieren
Abhängigkeiten erkennen, Ursachen von Störungen gezielt identifizieren – und schneller beheben.
Kosten senken
Weniger Aufwand bei der Fehlersuche – effizientere Servicebereitstellung.
Unterbrechungen vermeiden
Risiken frühzeitig erkennen – und Ausfälle verhindern, bevor sie entstehen.
Verfügbarkeit steigern
Stabilere, zuverlässigere Services – für mehr Zufriedenheit bei Usern und Team.
CMDB-Migrationshelfer
Migrationsskript für den Umzug Ihrer alten CMDB in die neue Umgebung – Schritt-für-Schritt.

What’s new?

Ready2Import-CI-Klassen: Vordefiniert, praxisbewährt, anpassbar.

Basierend auf realen ITSM-Use Cases und unserer Consulting-Erfahrung bietet die neue OTOBO CMDB sofort nutzbare Ready2Import CI-Klassen – flexibel anpassbar an Ihre individuellen Anforderungen.

Genau abgestimmte Zugriffsrechte

Bestimmen Sie exakt, wer welche Informationen einsehen oder ändern darf. Weil die Buchhaltung andere Daten braucht als der Service.
Neu: Auch Kundenbenutzer können jetzt im Serviceportal auf für sie freigegebene CIs zugreifen.

Individuelle Beschreibung & neue Feldtypen

Erfassen Sie Ihre Assets ganz nach Bedarf – mit dynamischem Formular-Aufbau, übersichtlicher Struktur und neuen Feldtypen, die weitere Möglichkeiten der Verlinkung und für Automatisierung bieten.

Noch schneller finden, was zählt

Profitieren Sie von flexiblen Filter- und Suchfunktionen – auch bei großen Datenbeständen.

Volle Integration in Ihre Serviceprozesse

Die integrierte CMDB ist nahtlos in Ihre zentralen (IT-) Service-Management-Prozesse eingebunden. So können Kunden bei der Störungsmeldung direkt das betroffene Gerät auswählen – und die Daten der neuen Festplatte werden schon im Beschaffungsprozess automatisch in der CMDB hinterlegt.

Alle Abhängigkeiten im Blick

Erkennen Sie auf einen Blick, in welcher Relation CIs zueinander stehen – und wie sich z. B. Störungen auswirken. Für mehr Transparenz und fundierte Entscheidungen.

Optimierte CI-Synchronisation per REST/SOAP

Integrieren Sie externe Systeme nahtlos – über stabile und leistungsfähige Webservice-Schnittstellen.

Performante Speicherung

Dank optimierter Speicherstruktur arbeiten Sie auch bei tausenden von CIs jederzeit schnell und zuverlässig.

Vielseitig einsetzbar

Ob ITSM, Facility Management, Vertragsverwaltung oder Fuhrpark – die OTOBO CMDB passt sich flexibel Ihrem Use Case an.

Asset- und Inventarverwaltung

Herausforderung: Den Überblick über Geräte, Maschinen und Werkzeuge in verschiedenen Abteilungen bewahren – und Änderungen zuverlässig dokumentieren.

Lösung mit OTOBO: Die CMDB macht es einfach, IT-Systemlandschaften, Fahrzeugflotten und Maschinenparks systematisch zu dokumentieren – samt Standorten, Wartungshistorie, Handbüchern und Zuständigkeiten.

Ergebnis: Mehr Übersicht, weniger Ausfallzeiten.

Facility Management

Herausforderung: Ausstattung von Räumen und deren Nutzung sowie Wartungsvorgänge effizient und nachvollziehbar organisieren.

Lösung mit OTOBO: Räume, Möbel, Klimaanlagen, Beamer und weitere Ausstattung werden als CIs hinterlegt. Wartungsintervalle, Verträge und Verantwortliche lassen sich direkt verknüpfen.

Ergebnis: Klare Zuständigkeiten und ein planbares, transparentes Gebäudemanagement.

Vertragsmanagement

Herausforderung: Wartungs-, Service- oder Leasing-Verträge laufen aus oder verlängern sich automatisch – oft unbemerkt und ohne rechtzeitige Reaktion.

Lösung mit OTOBO: Verwalten Sie Verträge als CIs – inklusive Fristen, Ansprechpartnern und verknüpften oder hinterlegten Dokumenten. (Für große oder viele Dateien empfiehlt sich ein separates DMS.)

Ergebnis: Volle Kontrolle über Ihre Vertragslaufzeiten – und keine bösen Überraschungen mehr.

Paket-Updates

ITSMConfigurationManagement 11.0.11 | November 2025

Verhindert, dass Seiten ausgeblendet werden, die nur Inhalte ohne dynamische Felder im ConfigItemEdit anzeigen.

ITSMConfigurationManagement 11.0.10 | November 2025

ImportExport: Möglichkeit hinzugefügt, Sets auf Einzeleintrag-Ebene zu importieren und zu exportieren; Sets und Mehrfachwert-Felder können „leere Werte beibehalten“, wenn ganze Felder übernommen werden (keine Änderungen auf Einzeleintrag-Ebene).

AgentITSMConfigItemPrint: Überarbeitet, damit die Ausgabe auf den sichtbaren Seiteninhalt basiert; beschreibt nun auch die Anzeige von Beschreibungs- und Zurück-Link-Bereichen.

Änderungen an der Historie: Kommentare für das Hinzufügen und Löschen von Anhängen ergänzt.

Weitere Fehlerkorrekturen: Verschiedene Bugs behoben, darunter die Issues #66, #59, #63, #65, #58, #54, #21, #61, #15, #56, #57 und #52.

Sie können das Add-on einfach über die OTOBO-Paketverwaltung herunterladen.

Technische Details und eine Anleitung finden Sie in der Doku.

Lassen Sie uns über Ihr Projekt sprechen!

Was sind Ihre Ziele? Wo stehen Sie aktuell? Welche Anforderungen sind für Sie entscheidend?
Wir hören zu, denken mit – und unterstützen Sie mit praxisnahen Lösungen.

Gemeinsam finden wir den Weg, der zu Ihnen passt: individuell, lösungsorientiert und umsetzbar.

Jetzt gemeinsam starten

OTOBO Servicekatalog – Add-On

Pia Cebic — Tue, 11 Nov 2025 12:40:31 +0000

ADD-ON FEATURE

OTOBO Servicekatalog

Optimieren Sie die Servicebereitstellung über ein einheitliches Serviceportal – für die IT und darüber hinaus

Der OTOBO Servicekatalog ist eine organisierte, durchsuchbare, digitale Übersicht aller Services der IT und Fachbereiche. Über den Servicekatalog stellen Sie Mitarbeitern und Kunden rund um die Uhr produktivitätssteigernde Services für ihre tägliche Arbeit zur Verfügung und optimieren die Servicebereitstellung.

Vorteile des OTOBO Servicekatalogs

Höhere Transparenz
Der Servicekatalog bietet eine klare Übersicht über alle verfügbaren Services, sowohl IT- als auch Non-IT-Services.
Zugänglichkeit
Benutzer können über das Serviceportal einfach auf den Servicekatalog zugreifen, um benötigte Services zu finden und anzufordern.
Höhere Service-Qualität
Der Servicekatalog ermöglicht eine Standardisierung von Services und Prozessen, sie bieten eine konsistentere Servicebereitstellung und verbessern die Benutzererfahrung.

Self-Service
Benutzer können selbstständig Services auswählen und anfordern, ohne dass Ihr Team unterstützen muss. Sie steigern die Effizienz des Bereitstellungsprozesses.
Effizienzsteigerung
Die Automatisierung von Serviceanfragen und deren Bereitstellung spart Zeit und Ressourcen.
Höhere Kundenzufriedenheit

Der übersichtliche und einfach zugängliche Servicekatalog erhöht die Zufriedenheit der Benutzer, da sie schnell und einfach die benötigten Services finden und auswählen können.

SERVICEKATALOG

Funktionen

Bieten Sie Mitarbeitern und Kunden über das Self-Service-Portal schnellen und einfachen Zugang zum Servicekatalog und automatisieren Sie die Prozesse der Servicebereitstellung.

Ein einheitliches Service-Portal für alle IT- und Non-IT Services

Über das zentrale, benutzerfreundliche Self-Service-Portal bieten Sie Mitarbeitern und Kunden einfachen Zugriff auf den Servicekatalog. Vom IT-Service, über den Kunden-Support bis zum Mitarbeiter Onboarding oder Facility Management – alle Enterprise Services stehen übersichtlich beschrieben, kategorisiert und durchsuchbar für die Auswahl zur Verfügung.

Services auswählen – auch von unterwegs

Der OTOBO Servicekatalog steht Mitarbeitern und Kunden auch mobil zur Verfügung. Sie können Störungsmeldungen und Serviceanfragen direkt vor Ort auf ihrem mobilen Endgerät erstellen oder den Bearbeitungsfortschritt bisheriger Anfragen nachvollziehen. Genehmigungsprozesse für Serviceanfragen ihrer Mitarbeiter können verantwortliche Manager ebenfalls mobil und bequem von unterwegs erledigen.

Workflows automatisieren, um Services schneller bereitzustellen

Definieren Sie Ereignisse, Zeiten, externe System-Trigger, Bedingungen und Regeln, um Workflows im Service-Portal zu automatisieren. Bestellprozesse mit mehrstufigen Genehmigungsschritten, die Abwicklung von Warenbestellungen und Eingangsprüfungen sind typische Beispiele für die Automation von Prozessen im Zusammenhang mit dem OTOBO Servicekatalog.

➞ Mehr über das Prozess Management

Weitere Funktionen

Service kategorisieren

Im OTOBO Servicekatalog organisieren Sie alle IT- und Non-IT Services in logische Kategorien und Unterkategorien, um die Navigation und Suche zu erleichtern.

Service detailliert beschreiben

Jeder Service wird mit einer detaillierten Beschreibung bereitgestellt, die seine Funktionen, Merkmale, Verfügbarkeit, Anforderungen und möglicherweise zugehörige Kosten umfasst. Zusätzlich können Sie im OTOBO Servicekatalog ein aussagekräftiges Bild in die Service-Beschreibung einbinden.

Services zentral anlegen und verwalten

In OTOBO erstellen Sie Services in einem Schritt – inklusive Kategorien, dynamischer Felder und Regeln. ACLs und Sichtbarkeiten werden automatisch gesetzt. Einmal angelegt, sind alle wichtigen Infos zentral verfügbar: Name, SLA, Zuständigkeiten, Nutzung und mehr. So behalten Sie jederzeit den Überblick.

Zugriffsberechtigung auf Services festlegen

Benutzer können Services direkt aus dem OTOBO Servicekatalog heraus anfordern und dabei möglicherweise spezifische Optionen auswählen oder zusätzliche Informationen bereitstellen. Ob Mitarbeiter und Kunden einen Service im Servicekatalog sehen, steuern Sie granular auf Basis von Access Control Lists (ACLs) und den Berechtigungen. So lassen sich auch komplexe Servicekataloge mandantenfähig abbilden, ohne die Benutzer zu überfrachten.

Genehmigungsworkflow einrichten

Für bestimmte Services können Genehmigungsprozesse eingebunden werden, um sicherzustellen, dass die Anforderung des Services angemessen autorisiert ist, bevor sie umgesetzt wird. Ist der verantwortliche Manager eines Benutzers über das Active Directory bereits in OTOBO bekannt, kann diese Information genutzt werden, um eine Freigabe direkt im Prozess einzuholen.

Services suchen und filtern

Benutzer können den OTOBO Servicekatalog nach den definierten Kriterien durchsuchen und filtern, um schnell den richtigen Service zu finden. Gerade bei umfangreichen Servicekatalogen sparen Mitarbeiter und Kunden auf diese Weise viel Zeit und bleiben produktiv.

Serviceunterbrechungen kommunizieren

Informieren Sie Mitarbeiter und Kunden über die eingeschränkte Verfügbarkeit von Services, um das Ticketvolumen klein zu halten. Über das Self-Service-Portal können Sie kritische Störungen als News-Ticker oder Info-Kachel kommunizieren. Betroffene Anwender sind informiert und bleiben über den Fortschritt auf dem Laufenden. Ihr Service-Team wird entlastet.

Service Level überwachen

Der OTOBO Servicekatalog ist integriert mit dem Service Level Management. Sie können Service Level Vereinbarungen (SLAs), einschließlich Reaktions- und Lösungszeiten sowie weiterer Eskalationszeiten definieren. OTOBO sorgt für die Überwachung und informiert das Service-Team bei Erreichen vorab festgelegter Schwellwerte – alles automatisch. Es geht nichts mehr im Tagesgeschäft unter, das Service-Team wird entlastet, Mitarbeiter und Kunden sind bestens informiert und zufrieden.

Paket-Updates

Version 11.0.6 | November 2025

Version 11.0.6:

Bild-Upload für Servicetexte repariert

Version 11.0.4 | Juni 2025

Version 11.0.4

Weniger Aufwand. Noch mehr Übersicht.

Informationen zentral pflegen: Kein Wechsel zwischen unterschiedlichen Admin-Oberflächen – Services samt Beschreibung und Zusatzinfos konsistent an einem Ort.
Services mit einem Klick anlegen: Kategorien, dynamische Felder & Regeln – die ACLs erstellt OTOBO automatisch.
Mehrsprachigkeit: Alle Inhalte sind jetzt vollständig übersetzbar – inkl. Servicekategorien, Flags, Labels.

Was ist neu?

Ticketmasken vereint:
Die Anpassungen der Masken aus Servicekatalog und ITSMIncidentProblemManagement wurden in den ITSMCore überführt. Dadurch sind die Module jetzt miteinander kompatibel.
Priorität wird zentral berechnet:
Die CIP-Matrix (Auswirkung & Kritikalität) ist nun im ITSMCore integriert.
→ Konfiguration über: ITSM::Frontend::CIPAllocationDefault ###PriorityByCIP
→ Optional: Events aus dem Servicekatalog können stattdessen weiterhin verwendet werden.
Mehr Übersicht im Ticket:
Bereits mit installiertem ITSMCore zeigt AgentTicketZoom nun automatisch zusätzliche Informationen zum ServiceIncidentState und zur Service-Kritikalität an.

Technische Hinweise
Zeitgleich mit dem Update des Servicekatalogs (11.0.4) wurden Updates der Pakete ITSMCore (11.0.6) und ITSMIncidentProblemManagement (11.0.2) bereitgestellt. Die wichtigste Neuerung betrifft die interne Verarbeitung von Ticketdaten.

Servicekatalog und IncidentProblemManagement können nun parallel installiert werden.

Wichtig beim Update:

Sprachzuweisung prüfen:
Beim Update des Servicekatalogs werden Servicebeschreibungen der System-Defaultsprache zugewiesen.
→ Falls mehrere Sprachen genutzt werden: Inhalte kurz prüfen und ggf. Texte übernehmen.
→ Bei Nutzung nur einer Sprache ist in der Regel kein manueller Eingriff nötig.

Sie können das Add-on einfach über die OTOBO-Paketverwaltung herunterladen.

➞ Technische Details und eine Anleitung finden Sie in der Doku.

Lassen Sie uns über Ihr Projekt sprechen!

Was sind Ihre Ziele? Wo stehen Sie aktuell? Welche Anforderungen sind für Sie entscheidend?
Wir hören zu, denken mit – und unterstützen Sie mit praxisnahen Lösungen.

Gemeinsam finden wir den Weg, der zu Ihnen passt: individuell, lösungsorientiert und umsetzbar.

Jetzt gemeinsam starten

OTOBO 11.0.13

Pia Cebic — Thu, 23 Oct 2025 13:50:45 +0000

RELEASE NOTES

OTOBO 11.0.13 – Patch Level Release

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
RELEASE:

23. Oktober 2025
OTOBO 11.0
Patch Level Release

Docker Maintenance

Mehr Sicherheit mit Redis 8

Wir wechseln von Redis 6.0 auf Redis 8 als Standard-Caching-Modul für Docker, da die ältere Version von einer kritischen Sicherheitslücke (CVE-2025-49844) betroffen ist.

Vorteil:
Keine zusätzliche Konfiguration notwendig – OTOBO liefert künftig Redis 8 standardmäßig aus.

Alternative:
Statt OTOBO zu aktualisieren, können Sie auch einfach in Ihrer .env-Datei im otobo-docker-Verzeichnis den Wert OTOBO_IMAGE_REDIS=redis:8-bookworm setzen und anschließend docker-compose down; docker-compose up -d ausführen, um das Redis-Image zu wechseln.
Alternativ lässt sich Redis komplett deaktivieren, indem Sie die Zeile $Self->{'Cache::Module'} = [...] in Ihrer Kernel/Config.pm auskommentieren.

MariaDB-Update auf lts-noble (aktuell 11.8.3)

Das bisherige MariaDB-Image (10.5) wurde durch lts-noble ersetzt.

⚠️ Wichtig: Der MySQL-Client ist in diesem Image nicht mehr enthalten — stattdessen wird MariaDB verwendet.

Sollten Sie zusätzliche Backup- oder Wartungs-Jobs eingerichtet haben, müssen Sie diese anpassen:
mysqladmin → mariadb-adminmysqldump → mariadb-dump

NGINX auf Basis von Debian 13

Das Update des nginx-mainline-Docker-Images auf Debian 13 „Trixie“ als Basis ist nun auch in unserem otobo-nginx-Image berücksichtigt.

Mit diesen Änderungen bleiben Ihre OTOBO-Installationen sicher, aktuell und zukunftsfähig – ohne zusätzliche Komplexität.

Verbesserungen

[Enhancement] Dynamische Lens-Felder sind jetzt auch für Kunden- und Kundenbenutzer-Referenzen verfügbar. [#4705]

Bug Fixes

[Bugfix] Berechtigungsprüfung im AgentElasticsearchQuickResult korrigiert: Es wird nun CustomerUserInfo statt AdminCustomerUser geprüft. [#4768]
[Bugfix] Das Bearbeiten eines Artikels führt nicht mehr zu einem ungelesen-Symbol in der Toolbar.[#4688]
[Bugfix] Fehler in der Validierungslogik für Pflicht-Dynamic-Fields mit Regex-Prüfung behoben. [#4751]
[Bugfix] Automatische Verlinkung von Reference-Dynamic-Fields funktioniert jetzt korrekt auch bei Mehrfachwerten. [#4759]

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.0.13

Wir empfehlen die Aktualisierung Ihres Systems.

➞ Download Patch

OTOBO 11.0 Change Log

Ein umfassender Überblick über alle aktuellen und vergangenen Änderungen.

➞ Alle Änderungen

Security Patch? System-Update?
Das müssen Sie nicht allein erledigen.

Für unsere Support-Kunden: Einfach über das Portal melden oder kurz anrufen – wir sind für Sie da.

Sie arbeiten noch nicht mit uns? Vielleicht ist jetzt der perfekte Zeitpunkt. Gern unterstützen wir Sie beim nächsten Update.

Melden Sie sich – wir freuen uns auf Sie!

Kontakt

OTOBO 10.1.16

Pia Cebic — Thu, 23 Oct 2025 13:43:43 +0000

RELEASE NOTES

OTOBO 10.1.16 – Patch Level Release

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
RELEASE:

23. Oktober 2025
OTOBO 10.1
Patch Level Release

Docker Maintenance

Mehr Sicherheit mit Redis 8

Wir wechseln von Redis 6.0 auf Redis 8 als Standard-Caching-Modul für Docker, da die ältere Version von einer kritischen Sicherheitslücke (CVE-2025-49844) betroffen ist.

Vorteil:
Keine zusätzliche Konfiguration notwendig – OTOBO liefert künftig Redis 8 standardmäßig aus.

MariaDB-Update auf lts-noble (aktuell 11.8.3)

Das bisherige MariaDB-Image (10.5) wurde durch lts-noble ersetzt.

⚠️ Wichtig: Der MySQL-Client ist in diesem Image nicht mehr enthalten — stattdessen wird MariaDB verwendet.

Sollten Sie zusätzliche Backup- oder Wartungs-Jobs eingerichtet haben, müssen Sie diese anpassen:
mysqladmin → mariadb-adminmysqldump → mariadb-dump

NGINX auf Basis von Debian 13

Das Update des nginx-mainline-Docker-Images auf Debian 13 „Trixie“ als Basis ist nun auch in unserem otobo-nginx-Image berücksichtigt.

Mit diesen Änderungen bleiben Ihre OTOBO-Installationen sicher, aktuell und zukunftsfähig – ohne zusätzliche Komplexität.

Bug Fixes

[Bugfix] Berechtigungsprüfung im AgentElasticsearchQuickResult korrigiert: Es wird nun CustomerUserInfo statt AdminCustomerUser geprüft. [#4768]

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 10.1.16

Wir empfehlen die Aktualisierung Ihres Systems.

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OTOBO 10.1.16 Change Log

Ein umfassender Überblick über alle aktuellen und vergangenen Änderungen.

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OTOBO 10.0.27

Pia Cebic — Thu, 23 Oct 2025 13:43:29 +0000

RELEASE NOTES

OTOBO 10.0.27 – Patch Level Release

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
RELEASE:

23. Oktober 2025
OTOBO 10.0
Patch Level Release

Docker Maintenance

Mehr Sicherheit mit Redis 8

Wir wechseln von Redis 6.0 auf Redis 8 als Standard-Caching-Modul für Docker, da die ältere Version von einer kritischen Sicherheitslücke (CVE-2025-49844) betroffen ist.

Vorteil:
Keine zusätzliche Konfiguration notwendig – OTOBO liefert künftig Redis 8 standardmäßig aus.

MariaDB-Update auf lts-noble (aktuell 11.8.3)

Das bisherige MariaDB-Image (10.5) wurde durch lts-noble ersetzt.

⚠️ Wichtig: Der MySQL-Client ist in diesem Image nicht mehr enthalten — stattdessen wird MariaDB verwendet.

Sollten Sie zusätzliche Backup- oder Wartungs-Jobs eingerichtet haben, müssen Sie diese anpassen:
mysqladmin → mariadb-adminmysqldump → mariadb-dump

NGINX auf Basis von Debian 13

Das Update des nginx-mainline-Docker-Images auf Debian 13 „Trixie“ als Basis ist nun auch in unserem otobo-nginx-Image berücksichtigt.

Mit diesen Änderungen bleiben Ihre OTOBO-Installationen sicher, aktuell und zukunftsfähig – ohne zusätzliche Komplexität.

Bug Fixes

[Bugfix] Berechtigungsprüfung im AgentElasticsearchQuickResult korrigiert: Es wird nun CustomerUserInfo statt AdminCustomerUser geprüft. [#4768]

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 10.0.27

Wir empfehlen die Aktualisierung Ihres Systems.

➞ Download Patch

OTOBO 10.0.27 Change Log

Ein umfassender Überblick über alle aktuellen und vergangenen Änderungen.

➞ Alle Änderungen

Security Patch? System-Update?
Das müssen Sie nicht allein erledigen.

Für unsere Support-Kunden: Einfach über das Portal melden oder kurz anrufen – wir sind für Sie da.

Sie arbeiten noch nicht mit uns? Vielleicht ist jetzt der perfekte Zeitpunkt. Gern unterstützen wir Sie beim nächsten Update.

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NATO MSEC & OTOBO: Die neue CMDB

Pia Cebic — Wed, 22 Oct 2025 06:36:19 +0000

NEWS | UNTERNEHMEN

Gemeinsam zur neuen CMDB: NATO MSEC und OTOBO

Wenn sich Besuch aus dem NATO Mission Systems Engineering Centre (MSEC) im OTOBO-Office ankündigt, ist das kein gewöhnlicher Trainingstermin.

Im Oktober 2025 durften wir gleich zwei intensive Arbeitsphasen mit diesem besonderen Kunden gestalten: Vier Tage CMDB-Workshop am Standort der NATO Airborne Early Warning and Control Force in Geilenkirchen, anschließend vier Tage OTOBO-Training mit Igor C. und Jesus E. vom MSEC bei uns in Leiblfing.

Dieser zweite Teil bildete den Abschluss der Reihe – und endete mit der Zertifizierung der beiden zu Certified OTOBO 11.0 Administrators.

Von der Idee zur Umsetzung

Seinen Anfang nahm das gemeinsame Projekt vor gut zwei Jahren in Geilenkirchen. Damals waren unser Head of Development Sven Oesterling und Geschäftsführer Stefan Rother vor Ort, um gemeinsam mit den ITSM-Spezialisten Chris W. und Ralf W. über die Weiterentwicklung von OTOBO zu sprechen.

Die beiden sahen Potenzial für Verbesserungen in der auf der OTRS Community Edition basierenden CMDB und brachten ihre geballte Erfahrung im ITSM- und Change-Management-Bereich in das Projekt ein. In enger Zusammenarbeit entstand ein Konzept, das Ausgangspunkt für eine der größten Weiterentwicklungen in OTOBO 11 werden sollte: die neue OTOBO-CMDB – eng verzahnt mit dem Ticketing, mit mehr Flexibilität, klarer Berechtigungssteuerung und besserer Bedienbarkeit.

Ein Foto vor einem der berühmten AWACS erinnert an den Moment, in dem in intensiven Workshops die Basis für die neue CMDB gelegt wurde – Startpunkt einer Entwicklung, die wir in den folgenden Monaten gemeinsam mit unseren Kunden und Partnern weiter vorangetrieben haben.

Von links: Ralf W., Chris W., Stefan R., Sven O.

Hunderte Entwicklungstage und viele Abstimmungsrunden mit den unterschiedlichsten Gesprächspartnern später schließt sich der Kreis: Inzwischen sind alle Systeme des NATO-MSEC-Teams auf OTOBO 11 migriert, und die Umstrukturierung der CMDB ist im Gange.

In der Praxis zeigt sich auch hier: Was einst als ambitionierte Idee begann, funktioniert heute zuverlässig im Alltag.

Aus der Praxis für die Praxis

Entstanden ist eine CMDB, die…

nahtlos ins Ticketing, Change- und Prozessmanagement integriert ist
die direkte Auswahl, Verknüpfung und Aktualisierung von ConfigItems aus Ticketformularen ermöglicht
mit fein steuerbaren Rechten bis auf Attributebene arbeitet
zugewiesene Assets im Kunden- und Public-Frontend zugänglich macht
Abhängigkeiten in einer Baumansicht visualisiert
… und vieles mehr.

Heute ist die neue CMDB Teil des OTOBO-Standards – und bringt nicht nur große Organisationen wie die NATO weiter, sondern auch viele andere, die auf OTOBO setzen:

-> Den mittelständischen Radlader-Hersteller, der alle Teile seiner Maschinen in der OTOBO-CMDB erfasst und Kunden per QR-Code Zugriff auf individuelle Dokumentationen bietet.
-> Die Universität, die ihre Praktikumsstellen über die OTOBO-CMDB verwaltet.
-> Und unzählige IT-Abteilungen, die ihren Anwendern den Alltag erleichtern, weil niemand mehr unter Schreibtische kriechen muss, um Gerätecodes abzulesen.

Open Source im besten Sinn

Das Projekt steht exemplarisch dafür, wie wir OTOBO weiterentwickeln – nicht im Alleingang, sondern gemeinsam mit der Community.

Wo Menschen Wissen teilen und gemeinsam anpacken, gelingt Innovation:

Im offenen Austausch mit unseren Kunden und Partnern ist ein rundes Produkt entstanden, das in großen, kleinen und mittleren Organisationen praktischen Mehrwert bietet – unabhängig vom Einsatzszenario.

Umgesetzt und zertifiziert

Das CMDB-Projekt 2025 mit der NATO war ebenfalls wieder ein voller Erfolg:

Gemeinsam haben wir neue Funktionalitäten umgesetzt, zwei neue Kollegen in die Feinheiten von OTOBO und der CMDB eingeführt und zur Zertifizierung begleitet – und dabei eine ausgesprochen gute Zeit gehabt. Von selbst gekochter Paella ganz zu schweigen.

Wir freuen uns schon auf die nächsten Workshops im Sommer – und sind gespannt, was bis dahin alles im System umgesetzt wurde.

Vielen Dank für die tolle Zusammenarbeit und herzlichen Glückwunsch zur Zertifizierung als Certified OTOBO 11.0 Administrators!

Von links: Sven O., Stefan R., Igor C., Jesus E., Alex O.

Neugierig geworden?

Sie möchten wissen, was mit der neuen CMDB möglich ist – oder was in Ihrem Fall sinnvoll wäre? In einem unverbindlichen Gespräch schauen wir gemeinsam, was für Sie passt – und wie wir OTOBO darauf zuschneiden können.

Lassen Sie uns sprechen!

Vom Papierstapel zum digitalen IT-Workflow: Stadt Cham vereinfacht den IT-Support

Pia Cebic — Tue, 07 Oct 2025 09:02:18 +0000

CASE STUDY | IT SERVICE MANAGEMENT

Vom Papierstapel zum digitalen IT-Workflow: Stadt Cham vereinfacht den IT-Support

Einführung: 2021
Anwender: ca. 250 – 300 User, 4 Admins
Ticketvolumen: ca. 1.000 Tickets jährlich
Einsatzbereiche: IT-Support, Unterstützung von Onboarding/Offboarding sowie der Software- & Hardware-Bestellung

Die Stadt Cham zeigt, wie OTOBO aus „Papierkram“ digitale Abläufe macht. Anträge dauern jetzt Stunden statt Tage, der Support läuft gebündelt an einem Ort.

OTOBO – offen, frei, mit Rückhalt

Im öffentlichen Dienst ist Wirtschaftlichkeit oberstes Prinzip. Lange hatte die Stadtverwaltung die ((OTRS)) Community Edition für ihren IT-Support genutzt. Nach deren Einstellung suchte man 2021 nach einer offenen, verlässlichen Alternative für die Zukunft.

Die neue Lösung sollte nicht nur technisch überzeugen und zuverlässig aktualisiert werden, sondern auch zum Verständnis von Wirtschaftlichkeit und Unabhängigkeit der Stadtverwaltung passen.

Dass die Lösung Open-Source sein sollte, war gesetzt. „Wir betreiben seit Jahren Linux- und Docker-Server, haben das Know-how im Team und handeln immer wirtschaftlich. Da passt Open-Source einfach zu uns,“ so Stefan Dengscherz, IT-Leiter der Stadt Cham.

Von kostenlosen Alternativen bis zu kommerziellen Lösungen wurden auch andere Tools geprüft, konnten aber nicht überzeugen. Mit OTOBO fand das Team genau, was es suchte: eine lizenzfreie Open-Source-Software auf OTRS-Basis mit professionellem Hersteller-Support.

„Das Konzept aus freier Software und Support hat mich direkt überzeugt. Das wollte ich unterstützen“, so Dengscherz. „Wir bleiben unabhängig – und sind trotzdem sicher, im Ernstfall schnell Hilfe zu erhalten. Zudem: Durch die technische Nähe hatte ich keinerlei Zweifel, dass der Wechsel gelingen würde.“

Rasche Migration – in Stunden startklar

Die Umstellung war ein Selbstläufer: Mit Unterstützung des OTOBO-Teams war die Migration schon nach wenigen Stunden abgeschlossen – tausende Tickets und die gesamte Wissensbasis der vergangenen Jahre wurden vollständig übernommen.

„Die Migration lief komplett reibungslos, das hat mich dann doch überrascht. Der gesamte Ticketbestand wurde 1:1 erhalten und ist wie gewohnt durchsuchbar. Wobei die neue blitzschnelle Suche hervorzuheben ist – die ist absolut Premium und ein echter Gamechanger im Alltag“, so Dengscherz.

Informationen zu wiederkehrenden Anfragen finden sich durch die neue Volltextsuche in Sekunden.

Ein System für alle – übersichtlich, stabil, intuitiv

OTOBO bündelt IT-Supportanfragen aus der gesamten Stadtverwaltung, den städtischen Schulen, aus Bauhof und Schwimmbädern. Das Spektrum reicht von Anträgen für Benutzerkennungen und Passwort-Resets über Software- und Hardware-Bestellungen bis hin zur Verwaltung von Zugriffsrechten.

Die Service-Management-Plattform ist die zentrale Anlaufstelle. Die meisten Tickets landen unkompliziert per E-Mail im Tool und auch über die Hotline gelöste Probleme werden im System dokumentiert.

Dabei zeigt sich im Alltag: OTOBO läuft stabil und ohne Ecken und Kanten. Die Oberfläche ist intuitiv, Funktionen sind logisch angeordnet. „Selbst wenn ich nicht wüsste, wo ich hin klicken muss, würde ich mich zurechtfinden“, so der IT-Leiter.

Und die Zusammenarbeit?

Digitale Workflows, die exakt den gewünschten Prozess abbilden

Auch intern nutzt die Stadt gezielt das Service-Portal – z. B. für klar definierte Abläufe im digitalen On- und Offboarding oder bei der Beantragung von Diensthandys.

Solche Anträge zum Beispiel liefen früher komplett auf Papier durchs Haus. Heute steuert OTOBO den gesamten Ablauf digital – vom Antrag über die Genehmigung bis zur Auslieferung.

Dabei wurde der bestehende Prozess mit Unterstützung des OTOBO-Teams nicht nur 1:1 übernommen, sondern an den entscheidenden Stellen vereinfacht. Das Ergebnis: Der Ablauf bleibt vertraut, und doch funktioniert alles deutlich schneller und effizienter.

Ähnlich beim Onboarding neuer Mitarbeitender, bei Sachgebietswechseln oder Austritten: Das Personalamt stößt den Prozess an, Genehmiger erhalten per Mail einen Link zur Freigabe in OTOBO.

Die Workflows holen auch weniger IT-affine Kolleginnen und Kollegen sicher ab, sind zuverlässig und effizient: viel schneller als früher, nachvollziehbar. Keine Umlaufmappen, keine Medienbrüche mehr.

Ein System, das hält, was es verspricht

OTOBO ist aus dem IT-Alltag längst nicht mehr wegzudenken: stabil, effizient, mit klaren Prozessen. Die Zusammenarbeit mit dem Team ist durchweg positiv:

Die nächsten OTOBO-Projekte?

Perspektivisch interessiert sich das IT-Team der Stadt Cham besonders für die Verknüpfung der CMDB mit dem Client- und Mobile-Device-Management – das wäre ein „echtes Zuckerl“, so der IT-Leiter.

Gerade passt’s zeitlich noch nicht, aber OTOBO ist startklar, wenn das Thema kommt.

Migration geplant?
Kein Problem – mit uns an Ihrer Seite läuft alles reibungslos.

Wir kümmern uns um jeden Schritt und sorgen dafür, dass Ihr Umstieg sicher und entspannt gelingt.

Los geht’s

ISO-konform, reibungslos migriert und bestens betreut: OTOBO bei den Stadtwerken Passau

Pia Cebic — Tue, 30 Sep 2025 08:00:03 +0000

CASE STUDY | ENTERPRISE SERVICE MANAGEMENT

ISO-konform, reibungslos migriert und bestens betreut: OTOBO bei den Stadtwerken Passau

Einführung: 2024
Anwender: aktuell 13 Agenten in 3 Abteilungen
Ticketvolumen: mehrere hundert Tickets im Monat, laufend ca. 200 in Bearbeitung
Einsatzbereiche: IT, Liegenschaften, Contracting/Fernwärme – Erweiterung auf Facility Management und Vertrieb geplant

Im Jahr 2024 wechselten die Stadtwerke Passau von OTRS 7 zu OTOBO. Heute profitieren IT und Fachbereiche von reibungsloser Zusammenarbeit, einem flexiblen System mit planbaren Kosten und starker Unterstützung.

Entscheidung für OTOBO: Bekannte Basis, faire Kostenstruktur, überzeugender Support

Die Stadtwerke Passau GmbH sind mit 450 Mitarbeitern der wichtigste Dienstleister rund um Energie und Infrastruktur in der Region Passau. Lange war in der IT OTRS im Einsatz. Als das System breiter im Unternehmen eingeführt werden sollte, zeigte sich jedoch: Durch das agentenbasierte Lizenzmodell und die kostenpflichtigen Zusatzmodule wäre der Ausbau kostspielig geworden.

Bei der Suche nach einer Alternative standen neben OTOBO andere OTRS Forks und ein Windows-basiertes Tool zur Auswahl. „Was OTOBO kann, hat uns beeindruckt. Schon im Standard bietet das System eine starke Basis und zugleich eine Flexibilität, die man selten findet“, erklärt IT-Leiter Josef Greiml.

Neben diesem Funktionsreichtum, der Nähe zum Altsystem und der sicheren Zukunftsperspektive sprach auch der überzeugende Kontakt zum Team hinter dem Tool für OTOBO: „Stefan Rother hat direkt persönlich überzeugt – man merkt einfach: der Mann weiß, wovon er spricht. Mit seiner Historie, Erfahrung und der klaren Open-Source-Überzeugung gab er uns sofort das Gefühl in sicheren Händen zu sein.“

Migration im laufenden Betrieb? Klingt riskant – war es aber nicht.

Die Migration von OTRS 7 verlief denn auch vollkommen reibungslos. Keine Ausfälle, keine Komplikationen.

OTOBO hat das Projekt professionell, termintreu und in enger Abstimmung umgesetzt – zunächst auf einem Testsystem, nach erfolgreichen Tests in der Produktivumgebung.

Besonders beeindruckt haben Greiml die Geschwindigkeit und Stabilität des Übergangs. „Die Migration verlief vollkommen schmerzfrei. Wir waren sofort wieder produktiv und konnten direkt weiterarbeiten – es gab nicht einmal eine nennenswerte Downtime.“

Alle Tickets, alle Daten wurden übernommen, insbesondere die lückenlose Ticket-Historie war den Stadtwerken wichtig. Mit OTOBO bekamen sie eine Lösung, die vertraut und gleichzeitig zukunftsfähig ist. Riesenvorteil: Durch die Nähe zum Vorgängersystem können Daten und das aufgebaute Knowhow weitergenutzt werden, die Mitarbeitenden fanden sich sofort zurecht.

Einsatz im Alltag: ISO 27001-konformes ISMS und mehr Transparenz

Heute ist OTOBO in mehreren Abteilungen zentraler Bestandteil des Arbeitsalltags.

Die IT nutzt OTOBO für ihr ISMS im Rahmen der ISO-27001. Hier sind klar definierte, nachvollziehbare Incident- und Change-Management-Prozesse unverzichtbar. OTOBO ermöglicht, diese akribisch einzuhalten, effizient zu steuern und umfassend zu dokumentieren.

Ob eine Abteilung eine Änderungsanforderung hat, ein Software-Update benötigt wird oder Modifikationen an einem System – jeder Prozess startet mit einem Ticket. Aus ihm entsteht der Change, der einen klaren Freigabeprozess durchläuft.

Alle Schritte sind transparent dokumentiert. Auswertungen und monatliche Reports über erfolgreiche und fehlgeschlagene Changes gibt es auf Knopfdruck.

„Mit unserem OTOBO fahren wir immer gut beim Audit. Im System ist alles nachvollziehbar – solche Prozesse braucht man im ISMS Alltag, wenn man wie wir mit der ISO 27001 jährlich unter Beobachtung steht.“

Auch in den Fachbereichen hat OTOBO die Arbeit deutlich vereinfacht: Die Liegenschaftsabteilung regelt Freigaben heute direkt im System – so gehen keine Genehmigungen mehr in E-Mails verloren und es ist klar dokumentiert, wer was wann freigegeben hat.

Der Contracting-Bereich koordiniert externe Dienstleister via OTOBO und wickelt die Störungsbehebung über OTOBO ab. Alle Beteiligten haben zu jeder Zeit Einsicht in den aktuellen Stand der Vorgänge.

Lieblingsfunktionen & Support: Technik und Betreuung, die überzeugen

Als echte Erleichterung im Alltag hat sich das im Rahmen der Migration unternehmensweit eingerichtete Single-Sign-on via LDAP erwiesen. Mehrfachanmeldungen sind damit überflüssig.

Besonders geschätzt wird außerdem die schnelle Elasticsearch Suche – „ein Super-Feature, das ist wirklich beeindruckend!“ – und die Möglichkeit, sich die Widgets und Dashboards genau so zusammen zu klicken wie man sie braucht.

Bei laufend durchschnittlich 200 Tickets in Bearbeitung bietet OTOBO dem Team eine gute Ausgangsbasis für die regelmäßige Abstimmung über offene Fälle und deren Bearbeitungsstand und sichert so eine durchgängig hohe Bearbeitungsqualität.

Der IT-Leiter hat dank Reporting eine verlässliche Grundlage für die Berichterstattung in Richtung Management und Anwender. Das System läuft stabil und zuverlässig. Und wenn doch mal Unterstützung nötig ist?

Zukunftspläne: OTOBO wächst mit

Der IT-Leiter ist rundum zufrieden mit dem Tool: „OTOBO ist etabliert, sehr gut handelbar und absolut zu empfehlen.“

In den Stadtwerken Passau sind als nächstes die Einführung in Vertrieb und Facility Management geplant. Außerdem sollen weitere Workflows automatisiert und z. B. der Onboarding-Prozess in OTOBO abgebildet werden.

Mit dem Upgrade auf OTOBO 11 wurde zudem die CMDB eingeführt – mittel- und langfristig soll sie regelmäßig via Import aus dem Inventarisierungstool Docusnap befüllt werden.

Greimls Fazit: „Generell bietet Open Source die Möglichkeit, günstig an vernünftige Lösungen zu kommen. Die Herausforderung, dass dafür intern mehr Knowhow aufgebaut werden muss als bei fertigen Lösungen wird bei OTOBO durch das großartige Consulting und den Hersteller-Support aufgefangen. Und: Den Umfang, den OTOBO abbildet haben nicht viele andere Tools.“

Migration geplant?
Kein Problem – mit uns an Ihrer Seite läuft alles reibungslos.

Wir kümmern uns um jeden Schritt und sorgen dafür, dass Ihr Umstieg sicher und entspannt gelingt.

Los geht’s

OTOBO 11.0.12

Pia Cebic — Thu, 25 Sep 2025 10:00:43 +0000

SECURITY ADVISORY

OTOBO 11.0.12 – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

25. September 2025
Security Patch Release
MEDIUM
OTOBO 11.0

Security Fix

[Security | medium] Behebung einer möglichen Rechteausweitung über backup.pl
Wir haben eine potenzielle Sicherheitslücke geschlossen, die – nur auf Systemen, die so konfiguriert sind, dass backup.pl mit Root-Rechten von beliebigen Benutzern ausgeführt werden kann (z. B. durch Anpassungen in der sudoers-Datei) – eine Befehlsinjektion ermöglichte, mit der Standardnutzer auf dem OTOBO-Server beliebige Kommandos mit Root-Rechten ausführen konnten.
Standardsysteme sind nicht betroffen.
Dank an Diego Berger Tellaroli für den Hinweis! [#4619]

[Security | medium] Falsche Gruppenzuweisung bei LDAP-Sync mit Nested Group Search
Wir haben einen Fehler behoben, durch den Benutzern zu viele Gruppen zugeordnet wurden, wenn LDAP-Sync mit aktivierter NestedGroupSearch-Option in der Config.pm verwendet wurde.
Ursache war ein Bug, durch den verschachtelte Gruppen automatisch auch an Benutzer in der übergeordneten Gruppe vererbt wurden.
Betroffen sind ausschließlich Installationen, die Agenten via LDAP authentifizieren, das LDAP-Sync-Modul nutzen und NestedGroupSearch aktiviert haben.
Standardsysteme ohne diese Konfiguration sind nicht betroffen.
Dank an unseren Partner FREICON für den Hinweis! [#4695]

Verbesserungen

[Enhancement] Detailliertere Datenbank-Informationen im Support Data Collector
Der Support Data Collector liefert nun erweiterte Informationen zur verwendeten Datenbank. Das erleichtert die Analyse von Systemumgebungen im Supportfall. [#4681]

Changes

[Change] Angepasste Verlinkung bei Referenz-Dynamikfeldern
Die Zielseiten der Referenz-Dynamikfelder für CustomerUser und CustomerCompany wurden geändert: Statt auf die Administrationsseiten führen die Links nun direkt zu den entsprechenden Informations-Centern. [#4564]

Bug Fixes

[Bugfix] Mobile Ansicht: Breitenanpassungen für CKEditor und Dateianhänge in den Agent-Ticketmasken wurden korrigiert. [#4607]
[Bugfix] Dynamische Felder mit Grids: Wir haben einen Fehler behoben, der zu einem Internal Server Error in AgentTicketSearch und Ticket-Übersichten führen konnte. [#4572]
[Bugfix] Webservices: MultiSelect-Felder funktionieren nun korrekt. [#4668]
[Bugfix] TicketMenu in AgentTicketZoom: Die Konfiguration der Reihenfolge von Menüeinträgen innerhalb eines Clusters wurde repariert. [#4444]
[Bugfix] Systemkonfiguration: Das Speichern einer Einstellung als Favorit ist wieder möglich. [#4130]
[Bugfix] TicketACL::Autoselect: Dynamische Felder, die automatisch ausgewählt wurden, werden nun korrekt verborgen – auch wenn sie Teil eines Sets oder Multivalue-Feldes sind. [#4485]
[Bugfix] Artikel-Tabelle: Wenn die Erstellung eines Artikels fehlschlägt, wird die Tabelle nun sauber aufgeräumt. [#4596]
[Bugfix] Referenzfelder: Das Erstellen von Standard-Links funktioniert jetzt auch bei MultiValue-Feldern. [#4590]
[Bugfix] Übersetzungen: Services und SLAs werden an weiteren Stellen korrekt übersetzt angezeigt. [#4580]
[Bugfix] Transition Actions: Das Übergeben von DynamicField_Name_Data funktioniert wieder wie vorgesehen. [#4577]
[Bugfix] AgentTicketArticleEdit hat nicht alle Artikeleinschränkungen korrekt durchgesetzt. (Ein Agent, der Eigentümer eines Tickets war, konnte fälschlicherweise z. B. auch E-Mail-Artikel bearbeiten.) [#4722]
[Bugfix] Validierung von mehrwertigen Pflichtfeldern vereinheitlicht: Die Backend-Validierung wurde an die Frontend-Validierung angepasst. Zuvor konnte ein Pflichtfeld wie ['A','','C']gespeichert werden, da es technisch als „Wert vorhanden“ galt – auch wenn ein Index leer blieb. [#4515]
[Bugfix] Darstellung von Code-Blöcken in Monospace: Code-Blöcke wurden in der HTML-Ansicht von Zoom-Masken und im CKEditor 5 nicht in Monospace angezeigt. [#4405]

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.0.12

Wir empfehlen den Fix der Schwachstelle durchzuführen. Bitte aktualisieren Sie Ihr System.

➞ Download Security Patch

OTOBO 11.0 Change Log

in umfassender Überblick über alle aktuellen und vergangenen Änderungen.

➞ See all changes

Security Patch? System-Update?
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Sie arbeiten noch nicht mit uns? Vielleicht ist jetzt der perfekte Zeitpunkt. Gern unterstützen wir Sie beim nächsten Update.

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OTOBO 10.1.15

Pia Cebic — Thu, 25 Sep 2025 09:57:39 +0000

SECURITY ADVISORY

OTOBO 10.1.15 – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

25. September 2025
Security Patch Release
MEDIUM
OTOBO 10.1

Security Fix

[Security | medium] Behebung einer möglichen Rechteausweitung über backup.plWir haben eine potenzielle Sicherheitslücke geschlossen, die – nur auf Systemen, die so konfiguriert waren, dass backup.pl mit Root-Rechten von beliebigen Benutzern ausgeführt werden konnte (z. B. durch Anpassungen in der sudoers-Datei) – eine Befehlsinjektion ermöglichte, mit der Standardnutzer auf dem OTOBO-Server beliebige Kommandos mit Root-Rechten ausführen konnten.
Standardsysteme sind nicht betroffen.
Dank an Diego Berger Tellaroli für den Hinweis! [#4619]

[Security | medium] Falsche Gruppenzuweisung bei LDAP-Sync mit Nested Group Search
Wir haben einen Fehler behoben, bei dem Benutzern zu viele Gruppen zugeordnet wurden, wenn LDAP-Sync mit aktivierter NestedGroupSearch-Option in der Config.pm verwendet wurde.
Ursache war ein Bug, durch den verschachtelte Gruppen immer automatisch auch an Benutzer vererbt wurden, die bereits in der übergeordneten Gruppe waren.
Betroffen sind nur Installationen, die Agenten via LDAP authentifizieren, das LDAP-Sync-Modul nutzen und NestedGroupSearch aktiviert haben.
Standardsysteme ohne diese Konfiguration sind nicht betroffen.
Dank an unseren Partner FREICON für den Hinweis! [#4695]

Changes

[Change] Docker: Aktualisierung des Perl-Basis-Images auf 5.38-bookworm. [#4512]

Bug Fixes

[Bugfix] Systemkonfiguration: Fehler behoben, durch den das Speichern einer Einstellung als Favorit nicht funktionierte. [#4130]
[Bugfix] AgentTicketActionCommon: Ein Fehler wurde behoben, bei dem beim Speichern die aktuellen Parameter beim Typ-Update nicht berücksichtigt wurden. [#4359]
[Bugfix] Artikeltabelle: Wenn die Erstellung eines Artikels fehlschlägt, wird die Tabelle nun korrekt aufgeräumt. [#4596]
[Bugfix] OpenID Connect: Falsches Login-Formular sowie irreführende Fehlermeldungen nach einem Browser-Neustart wurden korrigiert. [#4393]
[Bugfix] DynamicField Webservice: Fehler bei der Verarbeitung von DynamicField-Webservices wurde behoben. [#3446]

Nächste Schritte

Update zu OTOBO 10.1.15

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OTOBO 10.1 Change Log

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OTOBO 10.0.26

Pia Cebic — Thu, 25 Sep 2025 09:52:52 +0000

SECURITY ADVISORY

OTOBO 10.0.26 – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

25. September 2025
Security Patch Release
MEDIUM
OTOBO 10.0

Security Fix

[Security | high] Behebung einer möglichen Rechteausweitung über backup.plWir haben eine potenzielle Sicherheitslücke geschlossen, die – nur auf Systemen, die so konfiguriert waren, dass backup.pl mit Root-Rechten von beliebigen Benutzern ausgeführt werden konnte (z. B. durch Anpassungen in der sudoers-Datei) – eine Befehlsinjektion ermöglichte, mit der Standardnutzer auf dem OTOBO-Server beliebige Kommandos mit Root-Rechten ausführen konnten.
Standardsysteme sind nicht betroffen.
Dank an Diego Berger Tellaroli für den Hinweis! [#4619]

Changes

[Changes] Docker: Aktualisierung des Perl-Basis-Images auf 5.38-bookworm. [#4512]

Bugfixes

[Bugfix] Systemkonfiguration: Ein Fehler wurde behoben, durch den das Speichern einer Einstellung als Favorit nicht funktionierte. [#4130]
[Bugfix] AgentTicketActionCommon: Ein Fehler wurde behoben, bei dem beim Speichern die aktuellen Parameter beim Typ-Update nicht berücksichtigt wurden. [#4359]

Nächste Schritte

Update zu OTOBO 10.0.26

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OTOBO 10.0 Change Log

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🔔 Reminder: Supportende OTOBO 10.0

Wir möchten Sie noch einmal daran erinnern, dass der Support für OTOBO 10.0 zum Jahresende ausläuft. Damit Sie weiterhin sicher und effizient arbeiten können, empfehlen wir den Umstieg auf eine aktuelle Version.

Unser Team begleitet Sie dabei gerne – von der Planung bis zur Umsetzung.

Bei Fragen sind wir wie immer für Sie da.

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OTOBO 11.0.11

Pia Cebic — Thu, 31 Jul 2025 12:04:18 +0000

RELEASE NOTES

OTOBO 11.0.11 & Paket-Updates

VERÖFFENTLICHT:
RELEASE TYPE:
RELEASE:

31. Juli 2025
OTOBO 11.0
Patch Level Release

Verbesserungen

Automatische Log-Rotation durch OTOBO:
Die Datei otobo.log wird jetzt direkt von OTOBO rotiert – ganz ohne externes Log-Management. Die Funktion ist standardmäßig aktiviert, verwendet aber eine hohe maximale Dateigröße.
Tipp: Passen Sie die Parameter LogModule::LogFile::MaxSize und LogModule::LogFile::MaxKeepRotated an Ihre Anforderungen an. [#3909]

Schlanker Login bei OpenIDConnect:
Wird OTOBO ausschließlich über OpenIDConnect angebunden, erscheint bei einem Login-Fehler kein unnötiges Formular mehr. Das sorgt für mehr Klarheit und weniger Verwirrung beim Nutzer. [#4393]

Changes

Einheitliche Schrift im Serviceportal:
RichText-Inhalte (z. B. Kundeninfo-Kachel) nutzen jetzt wie der Rest des Interfaces die Schriftart Quicksand. [#4067]

Änderung im Umgang mit Standardwerten in Prozessen:
Standardwerte von Dynamischen Feldern im AgentTicketProcess-Modul bleiben jetzt erhalten, auch wenn eine ACL greift. Zuvor wurden diese Werte durch die ACL fälschlicherweise geleert. [#4136]
HideShow leert dynamische Felder beim Ausblenden nicht mehr:
Das behebt Inkonsistenzen bei ACLs in Bearbeitungsmasken. Feldwerte bleiben jetzt erhalten, wenn Felder wieder eingeblendet werden. [#4360]

Bugfixes

[Bugfix] Webservice: Referenzfelder wurden nicht korrekt validiert
Die Validierung (ValueValidate) in der Webservice-Operation TicketCreate funktionierte nicht zuverlässig bei Referenzfeldern mit ImportSearchAttribute. [#4214]
[Bugfix] Pflichtfelder in MultiValue-Sets korrigiert
Bei der Verwendung von MultiValue Sets kam es zu Problemen mit Pflichtfeldern – diese wurden jetzt korrigiert. [#3820]
[Bugfix] Tooltip-Icon wurde nicht korrekt ausgeblendet
Wenn TicketACL::Autoselect aktiv war, blieb das Tooltip-Icon sichtbar – dieses Verhalten ist nun korrigiert. [#4434]
[Bugfix] Formularwerte gingen bei Typänderung verloren
Beim Speichern über AgentTicketActionCommon wurden nicht alle Formularparameter übernommen, wenn der Ticket-Typ geändert wurde. Dieser Fehler wurde behoben. [#4359]
[Bugfix] HideShow berücksichtigt nun wieder den Standardwert im AgentTicketProcess [#4136]
[Bugfix] Die Transformation externer Quellen funktioniert jetzt auch für MultiValue-Felder innerhalb eines Sets [#4424 ]
[Bugfix] Dynamische Feldnamen in der Tickethistorie enthalten bei Kundenaktivitäten nun keine Prozessaktivitäts-IDs mehr [#4532 ]
[Bugfix] Die Schaltflächen im Richtext-Editor (CKEditor5) sind jetzt übersetzbar und passen sich der gewählten Sprache an [#4245 ]
[Bugfix] DynamicField_Date funktioniert jetzt zuverlässig in allen Einträgen eines MultiValue-Sets [#3930 ]
und vieles mehr

Neue Paketversionen

Zeitgleich mit dem OTOBO Update wurden Updates der Pakete Servicekatalog (11.0.4), ITSMCore (11.0.6) und ITSMIncidentProblemManagement (11.0.2) bereitgestellt.

Der Servicekatalog wurde umfassend überarbeitet (weitere Informationen). Die wichtigste Neuerung betrifft die interne Verarbeitung von Ticketdaten.

Servicekatalog und IncidentProblemManagement können nun parallel installiert werden.

Wichtig beim Update:
Reihenfolge beachten: Wenn ITSMIncidentProblemManagement verwendet wird, zuerst auf Version 11.0.3 aktualisieren – danach ITSMCore auf 11.0.6.

Nächste Schritte

Update zu OTOBO 11.0.11

Auf nicht betroffenen Systemen können Sie den Patch bedenkenlos überspringen.

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OTOBO 11.0.10

Pia Cebic — Fri, 16 May 2025 12:48:59 +0000

RELEASE NOTES

OTOBO 11.0.10

PUBLISHED:
RELEASE TYPE:
RELEASE:

16. Mai 2025
OTOBO 11.0
Patch Level Release

Beschreibung

[Bugfix] Mit dem letzten Sicherheitsupdate wurde versehentlich ein Fehler eingeführt: Wenn die AgentInfo-Funktion als PreApplication-Modul aktiviert war (z. B. um vor dem Login die Zustimmung zu Nutzungsbedingungen einzuholen), konnte es passieren, dass man sich selbst vom System aussperrt. [#4342]Wichtig: Systeme, bei denen diese Funktion nicht aktiv ist (was standardmäßig der Fall ist), sind nicht betroffen.

Nächste Schritte

Update zu OTOBO 11.0.10

Wir empfehlen, das Update auf betroffenen Systemen zu installieren. Wenn keine Probleme festgestellt werden, kann der Patch bedenkenlos übersprungen werden.

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OTOBO 10.1.14

Pia Cebic — Fri, 16 May 2025 12:47:22 +0000

RELEASE NOTES

OTOBO 10.1.14

PUBLISHED:
RELEASE TYPE:
RELEASE:

16. Mai 2025
OTOBO 10.1
Patch Level Release

Beschreibung

[Bugfix] Mit dem letzten Sicherheitsupdate wurde versehentlich ein Fehler eingeführt: Wenn die AgentInfo-Funktion als PreApplication-Modul aktiviert war (z. B. um vor dem Login die Zustimmung zu Nutzungsbedingungen einzuholen), konnte es passieren, dass man sich selbst vom System aussperrt. [#4342]
Wichtig: Systeme, bei denen diese Funktion nicht aktiv ist (was standardmäßig der Fall ist), sind nicht betroffen.

Nächste Schritte

Update zu OTOBO 10.01.14

Wir empfehlen, das Update auf betroffenen Systemen zu installieren. Wenn keine Probleme festgestellt werden, kann der Patch bedenkenlos übersprungen werden.

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OTOBO 10.0.25

Pia Cebic — Fri, 16 May 2025 12:46:17 +0000

RELEASE NOTES

OTOBO 10.0.25

PUBLISHED:
RELEASE TYPE:
RELEASE:

16. Mai 2025
OTOBO 10.0
Patch Level Release

Beschreibung

[Bugfix] Mit dem letzten Sicherheitsupdate wurde versehentlich ein Fehler eingeführt: Wenn die AgentInfo-Funktion als PreApplication-Modul aktiviert war (z. B. um vor dem Login die Zustimmung zu Nutzungsbedingungen einzuholen), konnte es passieren, dass man sich selbst vom System aussperrt. [#4342]Wichtig: Systeme, bei denen diese Funktion nicht aktiv ist (was standardmäßig der Fall ist), sind nicht betroffen.

Nächste Schritte

Update zu OTOBO 10.0.25

Wir empfehlen, das Update auf betroffenen Systemen zu installieren. Wenn keine Probleme festgestellt werden, kann der Patch bedenkenlos übersprungen werden.

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OTOBO 10.0 Change Log

Eine umfassende Übersicht über alle aktuellen und bisherigen Änderungen.

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Security patch? System update?

Wir lassen Sie nicht allein.

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OTOBO 11.0.9

Pia Cebic — Tue, 06 May 2025 16:09:26 +0000

SECURITY ADVISORY

OTOBO 11.0.9 – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

06. Mai 2025
Security Patch Release
HIGH
OTOBO 11.0

Security Fix

[Security | high] Schwachstelle zur Rechteausweitung behoben (CVE-2025-43926)
Dank eines Hinweises von Tim Püttmanns (maxence) konnte eine potenzielle Sicherheitslücke geschlossen werden. Das Update verbessert die Sicherheit Ihrer OTOBO-Umgebung und schützt gezielt vor unautorisierten Zugriffen. Bitte stellen Sie nach dem Core-Update sicher, dass alle betroffenen Add-ons über die Paketverwaltung aktualisiert werden.

Verbesserungen

[Enhancement] In der Ticketsuche können jetzt auch gesetzte Unterfelder des dynamischen Felds Set durchsucht werden – das erleichtert das gezielte Auffinden spezifischer Informationen. [#4261]
[Enhancement] Über die neue Option Ticket::Frontend::AsteriskExplanation lässt sich ein Hinweistext oberhalb der Formulare anzeigen: „Felder, die mit einem * markiert sind, sind Pflichtfelder.“ – das sorgt für mehr Klarheit bei der Dateneingabe. [#3954]

Bug Fixes

[Bugfix] Ein Fehler wurde behoben, bei dem im Kunden-Ticketformular keine Tickets erstellt werden konnten, wenn ein Datumsfeld (DateTime) ausgeblendet war und keine vergangenen Daten erlaubt waren. [#4238]
[Bugfix] Die Titel dynamischer Felder wurden beim Überfahren mit der Maus nicht übersetzt – diese werden nun wieder korrekt angezeigt. [#4196]
[Bugfix] Ein Fehler wurde behoben, bei dem das dynamische Feld TicketReference Ticketnummern nicht korrekt gefunden hat. [#4303]
[Bugfix] Ein weiterer Fehler wurde korrigiert: Im Multiselect-Modus kam es beim Leeren des dynamischen Feldes Database zu Fehlermeldungen. [#4301]

Nächste Schritte

Update zu OTOBO 11.0.9

Wir empfehlen den Fix der Schwachstelle durchzuführen. Bitte aktualisieren Sie Ihr System.

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OTOBO 11.0 Change Log

Hier finden Sie eine Übersicht der aktuellen und bisherigen Changes der Version 11.0.

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OTOBO 10.1.13

Pia Cebic — Tue, 06 May 2025 16:08:54 +0000

SECURITY ADVISORY

OTOBO 10.1.13 – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

06. Mai 2025
Security Patch Release
HIGH
OTOBO 10.1

Security Fix

[Security | high] Schwachstelle zur Rechteausweitung behoben (CVE-2025-43926)
Dank eines Hinweises von Tim Püttmanns (maxence) konnte eine potenzielle Sicherheitslücke geschlossen werden. Das Update verbessert die Sicherheit Ihrer OTOBO-Umgebung und schützt gezielt vor unautorisierten Zugriffen. Bitte stellen Sie nach dem Core-Update sicher, dass alle betroffenen Add-ons über die Paketverwaltung aktualisiert werden.

Bug Fixes

[Bugfix] Ein Fehler wurde behoben, bei dem im Kunden-Ticketformular keine Tickets erstellt werden konnten, wenn ein Datumsfeld (DateTime) ausgeblendet war und keine vergangenen Daten erlaubt waren. [#4238]
[Bugfix] Die Titel dynamischer Felder wurden beim Überfahren mit der Maus nicht übersetzt – diese werden nun wieder korrekt angezeigt.[#4196]

Nächste Schritte

Update zu OTOBO 10.1.13

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OTOBO 10.0.24

Pia Cebic — Tue, 06 May 2025 16:08:24 +0000

SECURITY ADVISORY

OTOBO 10.0.24 – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE TYPE:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

06. Mai 2025
Security Patch Release
HIGH
OTOBO 10.0

Security Fix

[Security | high] Schwachstelle zur Rechteausweitung behoben (CVE-2025-43926)
Dank eines Hinweises von Tim Püttmanns (maxence) konnte eine potenzielle Sicherheitslücke geschlossen werden. Das Update verbessert die Sicherheit Ihrer OTOBO-Umgebung und schützt gezielt vor unautorisierten Zugriffen. Bitte stellen Sie nach dem Core-Update sicher, dass alle betroffenen Add-ons über die Paketverwaltung aktualisiert werden.

Nächste Schritte

Update zu OTOBO 10.0.24

Wir empfehlen den Fix der Schwachstelle durchzuführen. Bitte aktualisieren Sie Ihr System.

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OTOBO 10.0 Change Log

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Die 5 größten ITSM-Hürden – und wie Sie sie aus dem Weg räumen

Hauke Böttcher — Tue, 01 Apr 2025 06:56:24 +0000

BLOG | ITSM

Die 5 größten ITSM-Hürden – und wie Sie sie aus dem Weg räumen

IT-Service, der einfach läuft? Ja, das geht!

Morgens ins Büro, Kaffee holen, entspannt in den Tag starten? Für viele IT-Teams ein Wunschtraum. Noch bevor der Laptop hochfährt, hagelt es Anfragen. Kollegen drängen auf am Telefon auf sofortige Lösung. Die IT rennt, statt zu steuern.

Wir sehen das immer wieder. Und wir wissen: Es geht anders.

Hier erfahren Sie, wie Sie die 5 größten Hürden im IT Service Management (ITSM) überwinden – mit erprobten Strategien und einem System, das entlastet statt blockiert.

Denn IT-Service soll helfen – nicht stressen.

1. Anfragen ohne Ende – und alles ist „dringend“

Es beginnt harmlos: Ein Kollege braucht eine Software. Ein anderer meldet ein Druckerproblem. Dann der Anruf: „Mein Laptop startet nicht – gleich beginnt meine Präsentation!“

Plötzlich türmen sich die Aufgaben. Jeder will sofort eine Lösung. Doch was hat Priorität? Wer entscheidet, was zuerst dran ist? Und wie verhindert Ihr Team, dass wichtige Anfragen untergehen?

Der Lösungsweg

Priorisierung nutzen: Ein gutes ITSM-System hilft, Anfragen auf Basis ihrer Dringlichkeit und Geschäftsauswirkung zu bearbeiten. So bekommt der Kollege mit dem Systemausfall sofort Hilfe – und nicht der mit einer ruckelnden Maus.
Self-Service anbieten: WLAN-Probleme, Passwort-Resets, Softwareanfragen – bis zu 40 % dieser Anfragen lösen damit die Anwender selbst.
Eskalationen steuern: Smarte Eskalationsmechanismen stellen sicher, dass kein Ticket untergeht – und jede Anfrage die nötige Aufmerksamkeit erhält.

Der Effekt

Ihr Team arbeitet fokussiert an den jeweils wichtigsten Aufgaben – statt im Dauerstress Brände zu löschen.

2. IT Service Management-Prozesse, die keiner nutzt

„Wir haben doch ein Ticketsystem – warum schicken immer noch alle Mails?“ Viele IT-Teams kennen das Problem: Prozesse existieren, aber niemand nutzt sie. Zu kompliziert. Zu langsam. Oder schlicht unklar.

Also kommen Anfragen weiter per E-Mail, Anruf oder via Zuruf auf dem Flur.

Der Lösungsweg

Prozesse an Menschen anpassen – nicht umgekehrt: Ein Service Desk muss so einfach sein, dass alle ihn gern nutzen. Weil er den Alltag spürbar erleichtert.
Self-Service für schnelle Hilfe: Nutzer können viele Anliegen einfach selbst lösen – ohne auf Rückmeldung zu warten. Das spart Zeit und entlastet die IT.
Formulare, die mitdenken: Durchdachte Formulare helfen Anwendern, nichts zu vergessen – und dem Support, direkt mit der Lösung zu starten.

Das Ergebnis

Schnellere Hilfe, weniger Frust – und eine IT, die entspannt ihre Aufgaben erledigen kann.

3. Ausgebremst – Warten. Raten. Nachhaken.

Die Kollegin wartet auf eine Software-Freigabe. Ein Kollege auf sein Ersatzgerät. Der Chef fragt nach der Systemaktualisierung. Und niemand weiß, wo die Anfragen gerade stecken.

Ohne Transparenz entstehen Missverständnisse, Verzögerungen und unnötiger Stress.

Der Lösungsweg

Automatische Status-Updates: Alle Beteiligten können den aktuellen Stand ihrer Anfragen jederzeit einsehen – ohne lästiges Nachhaken.
Klare Verantwortlichkeiten: Wer kümmert sich um was? Wenn das von Anfang feststeht, bleibt keine Anfrage liegen. Keine Ticket-Wüsten. Keine Missverständnisse.
Dynamische Dashboards: Eine Echtzeit-Übersicht zeigt offene Tickets, Verantwortliche und Fristen.

Das Resultat

Ein reibungsloser IT-Service, der funktioniert – ohne Rätselraten.

4. IT-Team am Limit

Anfragen stapeln sich. Projekte laufen parallel. Sicherheitsupdates warten. Und dann fällt plötzlich ein System aus. Viele IT-Teams arbeiten im Dauerstress.

Die Folge? Fehler, Frust, Fluktuation.

Der Lösungsweg

Automatisierung, wo es Sinn macht: Wiederkehrende Aufgaben wie Passwort Resets oder Softwarefreigaben können automatisch laufen – das spart Zeit.
Workload gezielt steuern: Ein effizientes ITSM-System priorisiert Anfragen und leitet sie automatisch an das richtige Team weiter – für schnellere Lösungen und weniger unnötige Schleifen.
Selbsthilfe fördern: Wo Mitarbeitende Standardprobleme selbst lösen können, gewinnt die IT-Abteilung Zeit für komplexere Themen.

Das Ziel

Ein IT-Team, das nicht nur Feuer löscht, sondern Probleme gar nicht erst entstehen lässt – weniger Stress, weniger Chaos, weniger Frust. Dafür mehr Zeit, mehr Fokus und ein spürbar besserer Service.

5. Das IT Service Management muss mit der Organisation wachsen

Neuer Standort, Personalzuwachs, neue Anforderungen – doch das ITSM bleibt unverändert. Wenn IT-Prozesse nicht flexibel sind, entstehen Engpässe.

Der Lösungsweg

Flexible ITSM-Plattform: Ob neues Team, geänderte Abläufe oder zusätzliche Systeme – mit modularer Architektur und Mandantenfähigkeit alles kein Problem.
Einfache Integration: Über standardisierte Schnittstellen fügt sich das System nahtlos in die bestehende IT-Landschaft und Abläufe ein – neue Strukturen reibungslos im laufenden Betrieb integrieren.
Skalierbarkeit: Wächst das Unternehmen, wächst das System mit – ohne alles neu aufzusetzen.

Das Ergebnis

Ein ITSM, das Veränderungen mitträgt – statt sie auszubremsen.

ITSM, das den Unterschied macht: Flexibel. Effizient. Entlastend.

IT-Service-Management fühlt sich oft wie ein Drahtseilakt an: zu viele Anfragen, alles wichtig, nie genug Zeit.

Die Folgen liegen auf der Hand: Dauerstress im IT-Team, Frust bei den Mitarbeitenden – und das Gefühl, ständig nur hinterherzulaufen. Statt aktiv zu steuern, heißt es Brände löschen.

Doch wir kennen auch die andere Seite: Teams, die den Wandel gemeistert haben. Sie verwalten IT nicht nur sondern gestalten sie – und werden so von der Feuerwehr zum Innovationsmotor.

Was machen sie besser?

Klare, schlanke Prozesse statt komplizierter Regeln.
Automatisierung von Routineaufgaben – mehr Zeit fürs Wesentliche.
Transparenz, damit jeder weiß, woran er ist.

Das Fazit: ITSM funktioniert dann am besten, wenn es sich an den Menschen orientiert, die damit arbeiten. Jede Organisation tickt anders. Deshalb sind individuelle und flexible Lösungen gefragt, statt starrer Prozesse. Smart eingebunden und justiert werden ITSM-Plattformen von der Dauerbaustelle zum leistungsstarken Problemlöser – effizient, klar und entlastend.

Im Ergebnis also weniger Stress, schnellere Lösungen und eine IT, die die gesamte Organisation voranbringt.

Berechtigungen erfolgreich verwalten in OTOBO – So behalten Sie die Kontrolle

Hauke Böttcher — Tue, 01 Apr 2025 06:21:47 +0000

BLOG | SERVICE MANAGEMENT

Berechtigungen erfolgreich verwalten in OTOBO – So behalten Sie die Kontrolle

Ein durchdachtes, skalierbares und flexibel umsetzbares Berechtigungs-Management ist essenziell für jede Organisation. Es gewährleistet die Sicherheit, den Datenschutz und die Einhaltung der Compliance, reduziert die Komplexität des Managements von Rollen und Verantwortlichkeiten, und steigert die Effizienz – so dass alle Mitarbeiter ihre Aufgaben ungehindert ausüben können.

Ausgehend von den Herausforderungen der Umsetzung gibt dieser Artikel Hinweise zur Lösung und beschreibt die Elemente zur konkreten Umsetzung in OTOBO. Sie überlegen, ob OTOBO Ihre Anforderungen zur Umsetzung eines skalierbaren und zukunftssicheren Berechtigungsmanagements erfüllt? Dann ist dieser Artikel der richtige Einstieg für Sie.

Herausforderungen – was Sie bei der Umsetzung beachten sollten

Bei der Abbildung eines Berechtigungskonzepts in einer Service-Management-Lösung wie OTOBO gibt es einige Herausforderungen zu meistern:

Komplexität der Organisation: Kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) benötigen einfache Berechtigungskonzepte, die besonders effizient verwaltet werden können.Die vielen Abteilungen, Teams und Rollen großer Unternehmen können die Implementierung eines flexiblen Berechtigungskonzepts erschweren, da zahlreiche Zugriffsrechte und -beschränkungen berücksichtigt werden müssen. Das gleiche gilt insbesondere für Organisationen mit dezentralen Strukturen – z. B. mit mehreren Niederlassungen oder externen Partnern, die spezifische Zugriffsrechte erhalten sollen. Sie benötigen Möglichkeiten zur feineren Aussteuerung von Berechtigungen, um die Komplexität einfach und effizient zu verwalten. Hierbei kann z. B. die Implementierung rollenbasierter (RBAC)-Modelle besonders vorteilhaft sein.
Dynamik – die einzige Konstante ist die Veränderungen: Strukturen und Prozesse sowie damit einhergehende Verantwortlichkeiten ändern sich dynamisch. Das Berechtigungskonzept muss sich hier schnell anpassen, damit Zugriffsrechte aktuell bleiben und Mitarbeiter jederzeit effizient und produktiv arbeiten können.
Skalierbarkeit: Egal ob organisationsweiter Rollout oder Zukauf und Integration weiterer Unternehmensteile – die Berechtigungsverwaltung Ihrer Service-Management-Lösung muss mit der Organisation und deren steigender Benutzer-Anzahl skalieren können, ohne die Administration zu überfordern.
Sicherheit und Compliance: Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO, und die Möglichkeit, Mitarbeitern gezielt Zugriff auf die Daten zu gewähren, die für ihre tägliche Arbeit nötig sind, ist essenziell. Ebenso der Ausschluss unbefugten Zugriffs auf sensible Daten.
Integration mit anderen Systemen: Die Übernahme von Berechtigungsstrukturen aus externen Systemen anstelle der lokalen Pflege in der Service-Management-Lösung ist für diejenigen Organisationen wichtig, welche die Aufgabe des Berechtigungsmanagements an sich bereits anderweitig gelöst haben. Für sie ist die Integrationsfähigkeit zur dynamischen Übernahme der Berechtigungen z. B. aus Active Directory, LDAP oder anderen Identitäts- und Zugriffsmanagement-Systemen entscheidend.
Rollen- und Rechteverwaltung: Ein flexibles Konzept ermöglicht es Administratoren, Rollen und Rechte dynamisch zu erstellen, und mit vertretbarem Aufwand zu ändern oder zu entfernen, um neuen Anforderungen gerecht zu werden. Ein intuitiv verständliches und einfach zu pflegendes Berechtigungssystem stellt sicher, dass sie diese Aufgaben effizient erledigen können.

Lösungsansätze für ein erfolgreiches Berechtigungsmanagement

Um die Herausforderungen erfolgreich zu meistern und ein effizient steuerbares Berechtigungsmanagement umzusetzen, können sich Organisationen eine Reihe von Best Practices zunutze machen:

Detaillierte Rollen- und Rechteanalyse: Am Anfang steht eine umfassende Analyse der Rollen und Rechte innerhalb der Organisation, um sicherzustellen, dass alle Benutzergruppen und -rollen definiert sind und den tatsächlichen Anforderungen entsprechen.Das Prinzip der Mindestrechte vermeidet dabei Über- oder Unterberechtigungen. Jedem Benutzer werden genau die Rechte eingeräumt, die er für seine Aufgaben benötigt. So wird vermieden, dass Benutzer möglicherweise Zugriff auf sensible Informationen oder Funktionen erhalten, die sie nicht benötigen.
Einführung eines RBAC-Modells (Role-Based Access Control): Ein RBAC-Modell ermöglicht es, Benutzern Zugriffsrechte auf Basis von Rollen statt auf Einzelbenutzerebene zuzuweisen. Das macht die Verwaltung von Berechtigungen einfacher und sicherer. Die klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation ist Voraussetzung für die Implementierung eines effektiven Berechtigungskonzepts.
Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Eine regelmäßige Überprüfung des Berechtigungskonzeptes ist, so trivial es klingen mag, wichtig, um jederzeit dessen Aktualität sicherzustellen. So ist gewährleistet, dass sich verändernde Anforderungen abgebildet werden und die vergebenen Rollen und Gruppen mit den jeweils erforderlichen Berechtigungen ausgestattet sind. Die Service-Management-Lösung sollte diesen Schritt mit einer übersichtlichen Verwaltung des Status Quo unterstützen.
Übernahme bestehender Berechtigungen: Die manuelle Verwaltung von Berechtigungen kann – gerade bei hohen Benutzerzahlen – fehleranfällig und zeitaufwändig sein. Eine Übernahme von Berechtigungen aus zentral gepflegten Systemen wie Active Directory (AD) oder LDAP reduziert den Aufwand und hilft, Inkonsistenzen und Sicherheitslücken zu vermeiden.
Sicherheits- und Compliance-Richtlinien: Bestehende Sicherheits- und Compliance-Richtlinien der Organisation müssen unbedingt berücksichtigt werden. Nur so ist sichergestellt, dass das umgesetzte Berechtigungskonzept die Anforderungen der Organisation erfüllt und alle relevanten Vorschriften einhält.
Schulung und Dokumentation: Alle Administratoren und Benutzer sollten ausreichend geschult sein, um das Berechtigungskonzept zu verstehen und effektiv zu nutzen. Eine detaillierte Dokumentation der Konfiguration und Berechtigungen hilft, sich im Fall von Änderungen rasch einen Überblick über die bisherigen Strukturen zu verschaffen und Probleme zu vermeiden.

Elemente zur Umsetzung des Berechtigungsmanagements in OTOBO

Die zentralen Elemente zur Umsetzung des Berechtigungsmanagement in OTOBO sind die Benutzer, Gruppen und Rollen.

Benutzer – interne und externe OTOBO-Anwendergruppen

OTOBO unterscheidet neben dem Administrator die Benutzertypen Agent und Kundenbenutzer.

Administratoren haben vollständigen Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen in OTOBO.
Agenten sind die typischen Anwender des OTOBO-Backends – also z. B. Mitarbeitende des ITSM-Teams oder aus Servicebereichen wie dem Facility Management, HR, Marketing oder Finance. Sie bearbeiten Tickets und unterstützen interne oder externe Kunden.

Kundenbenutzer sind die Endanwender, die Anfragen via OTOBO melden und nachverfolgen. Zu den Kundenbenutzern zählen die Mitarbeiter einer Organisation, die sich als „interne Kunden“ z. B. an den IT Helpdesk wenden, aber auch externe Endkunden oder Serviceprovider, die über das Self-Service-Portal mit OTOBO interagieren.

OTOBO unterstützt die lokale Verwaltung von Agenten und Kundenbenutzern, aber auch die Anbindung externer Quellsysteme, z. B. Verzeichnisdienste wie Active Directory, LDAP oder je nach Konfiguration unterschiedlicher Datenbanken.

Gruppen – Benutzerberechtigungen effizient gestalten

Gruppen fassen in OTOBO Benutzer zusammen, denen gemeinsame Berechtigungen zugewiesen werden sollen– z. B. das Ausführen bestimmter Aktivitäten in Bezug auf Tickets, Artikeln der Wissensdatenbank oder weiteren Bereichen wie z. B. der CMDB.

Eine Gruppe kann beispielsweise alle Agenten eines bestimmten Teams wie dem 2nd Level Support, oder alle Kundenbenutzer eines bestimmten Unternehmens zusammenfassen. Mit der Zuordnung zu einer oder mehrere Queues, d. h. einem Arbeitsbereich in OTOBO, wird ihnen ein exklusiv für diese Gruppe gültiges Set an Berechtigungen zugeordnet.

Konkret: Sollen Agenten eine Berechtigung für den Zugriff auf die Configuration Items (CI) innerhalb der OTOBO CMDB erhalten, müssen diese der Gruppe “itsm-configitem” zugeordnet sein. Eine Reihe zusätzlicher Einstellungen ist erforderlich, wenn auch Kundenbenutzer die CIs über das Self-Service-Portal einsehen können sollen.

1:1 – Zuordnung von Gruppen ⟷ Queues

In OTOBO kann jeder Queue – also jedem Arbeitsbereich – genau eine Gruppe (z. B. 2nd Level Support) zugeordnet werden. Die Gruppe dient der präzisen Aussteuerung der Berechtigungen und ermöglicht bestimmte Aktivitäten innerhalb der Queue.

n:m – Zuordnung von Agenten ⟷ Gruppen

Mit der Zuordnung von Agenten zu einer Gruppe erhalten sie die mit der jeweiligen Gruppe verbundenen Berechtigungen.

Je nachdem, wie granular das Berechtigungskonzept ausgestaltet ist und ob zusätzlich mit Rollen gearbeitet werden soll, können Mitglieder einer Gruppe auch individuelle Berechtigungen innerhalb der Gruppe und folglich auch in der zugeordneten Queue haben – z. B. um einem Dispatcher bestimmte Zusatzrechte einzuräumen.

Der Vorteil: Effizienz und Sicherheit. Mit der Zuordnung von Agenten zu einer Gruppe kann einem neuen Mitarbeiter schnell Zugriff auf den gesamten Arbeitsbereich gewährt werden. Umgekehrt kann der Zugriff eines Benutzers auf mehrere Queues durch Entfernen der Gruppenzuordnung mit einem Klick deaktiviert werden, ohne mühsam alle Berechtigungen einzeln entfernen zu müssen.

Eine detaillierte Übersicht über das Konzept der Gruppen und der Zuordnung von Agenten zu Gruppen bietet die offizielle OTOBO Dokumentation.

Rollen – Zeit sparen und Berechtigungen bündeln

Das Rollen-Konzept bündelt rollenspezifische Berechtigungen, die Mitarbeitende zur Ausübung ihrer Tätigkeit in den jeweiligen Verantwortungsbereichen (Queues) benötigen. Es bietet zudem eine zusätzliche Abstraktionsebene oberhalb der Gruppen.

n:m – Zuordnung von Rollen ⟷ Gruppen

Bei der Zuordnung von Rollen zu einer oder mehreren Gruppe werden die mit der bzw. den Gruppe(n) verbundenen Berechtigungen mit der Rolle verbunden. Mit einer Rolle können also in einem Schritt die Berechtigungen gleich mehrerer Gruppen vergeben werden.

Rollen vereinfachen also die Verwaltung der Berechtigungen einzelner Benutzer mit umfassenderen Berechtigungen. Das erhöht die Effizienz der Berechtigungsverwaltung z. B. beim Neueintritt oder Ausscheiden von Mitarbeitenden. Denn statt die Berechtigungen jedes Users einzeln über die Zuordnung zu verschiedenen Gruppen zu setzen, wird dem Benutzer mit einem Klick die vorher definierte Rolle zugewiesen. Sie beinhaltet bereits die Zuordnung zu den Gruppen – ein Schritt, erledigt.

Abb. OTOBO-Berechtigungskonzept mit Rollen

Eine neue OTOBO-Installation enthält standardmäßig zunächst keine Rollen. Die offizielle OTOBO-Dokumentation bietet eine detaillierte Übersicht des Rollen-Konzeptes und Hinweise zu deren Einrichtung.

Berechtigungen – Tickets bearbeiten und Zugriff auf Daten steuern

Mit der Zuordnung von Agenten oder Rollen zu einer oder mehreren Gruppen geht es nun darum, die konkreten Aktivitäten festzulegen, die Benutzer – Agenten oder Kundenbenutzer – in den jeweiligen Queues ausüben können.

Abb. Beispiel Ausgestaltung einer Rolle (1st Level Support) mit Gruppen und Berechtigungen

Dabei kann es sich um die standardmäßig in OTOBO verfügbaren Berechtigungen, z. B. für das Erstellen von Tickets, das Verschieben, das Erstellen und Lesen von Notizen zur internen Kommunikation, die Änderung der Priorität, Änderung des Besitzers, den rein lesenden oder den vollen Lese-und-Schreib-Zugriff handeln.

Zusätzliche Berechtigungen können über die Systemkonfiguration hinzugefügt werden

Fazit: OTOBO macht die Umsetzung auch komplexer Berechtigungskonzepte einfach, sicher und effizient.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Ausgestaltung des Berechtigungsmanagements ist die genaue Kenntnis der gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen an Arbeits- und Verantwortungsbereiche.

Diese Anforderungen sollten bereits bei der Auswahl der Service Management-Lösung mit in die Betrachtung einfließen, um auch in Zukunft eine Skalierbarkeit der Lösung sicherzustellen.

OTOBO unterstützt Organisationen – unabhängig von ihrer Größe und davon, ob Berechtigungen lokal verwaltet oder aus Drittsystemen übernommen werden sollen – dabei, ihre Sicherheits- und Datenschutzziele zu erreichen.

Die Flexibilität des OTOBO-Berechtigungsmanagements vereinfacht die Verwaltung der Berechtigungen, so dass sensible Daten geschützt bleiben, Datenschutz-Richtlinien eingehalten werden und Benutzer effizient arbeiten können.

OTOBO optimiert das Enterprise Service Management bei SKZ

Hauke Böttcher — Tue, 01 Apr 2025 05:59:01 +0000

CASE STUDY | ENTERPRISE SERVICE MANAGEMENT

OTOBO optimiert das Enterprise Service Management bei SKZ

Einsatzbereiche: Verwaltung und Vertragsmanagement, Marketing, Facility Management, Finanzen, Personalwesen und einem Tochter-Unternehmen in der Softwareentwicklung
Anwender: 400 Mitarbeiter
Service-Agenten: 30
Einführung: 2022

Die Servicemanagement-Plattform OTOBO unterstützt SKZ – Das Kunstoff-Zentrum in allen Serviceabteilungen. Ob IT, Verwaltung, Marketing, Facility Management, Finanzen, Personal oder Softwareentwicklung – OTOBO sorgt dafür, dass Service-Anfragen schnell und effizient bearbeitet werden. Das Ergebnis: eine gleichbleibend hohe Servicequalität.

Die Herausforderungen

Wenn die aktuelle Lösung den Anforderungen nicht mehr gerecht wird

Der auf Lotus-Notes selbstgebaute Helpdesk erfüllte die Anforderungen nicht mehr. Wichtige Informationen zu Status und Lösung von Serviceanfragen gingen verloren, ohne referenzierbare Ticketnummer war eine gezielte Bearbeitung und Nachverfolgung nicht effektiv möglich.

Wiederkehrende Serviceanfragen: in der IT und den zentralen Servicebereichen

Wiederkehrende Serviceanfragen sorgten sowohl in der IT als auch in allen anderen Servicebereichen für eine hohe Arbeitsbelastung. Ständige Nachfragen per Telefon hielten die Abteilungen von ihrem Tagesgeschäft ab.

Service am Limit: Bei Anruf direkte Hilfe?

„Unsere Mitarbeiter*innen waren es gewohnt, Anfragen per Telefon zu stellen“, erklärt Marcel Sommer, IT-Leiter beim SKZ.

Mit den typischen Folgen: Jeder Anruf führte zur Unterbrechung der laufenden Arbeit am SKZ Service Desk. Weder die Erreichbarkeit noch die Rückmeldung zu Anfragen oder die Kanalisierung der Aufgaben innerhalb der IT liefen wirklich optimal. Das löste Frust auf beiden Seiten aus.

„Eine strukturierte Erfassung, effiziente Bearbeitung und nachvollziehbare Dokumentation von Anfragen ließen sich so nicht erreichen. Deshalb fiel die Entscheidung zugunsten eines neuen Ticketsystems für die Bereiche, um sie zu entlasten und die Prozesse zu optimieren“, fasst Marcel Sommer die Ausgangslage und den Startpunkt der Suche nach einer neuen Lösung zusammen.

OTOBO überzeugt mit Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit – und Persönlichkeit

„Auf einer Fachmesse sind wir zunächst auf das Ticketsystem OTRS gestoßen. Es war jedoch schnell klar, dass für den von uns geplanten Umfang die Subscription-Kosten deutlich zu hoch ausfallen würden.“ Die Fortsetzung der Suche nach einer wirklich „freien“ Open Source-Lösung führte direkt zu OTOBO.

„Zentrale Funktionen im Demosystem, z. B. Prozessworkflows oder das Splitting von Tickets, haben uns direkt überzeugt den nächsten Schritt zu gehen. Beim Telefonat mit dem Team von OTOBO stimmte die Chemie und auch das Angebot war überzeugend. Damit stand fest, OTOBO wird unsere neue Service Management-Plattform.“

Der gute erste Eindruck hat sich im Einsatz bestätigt: „Das Gesamtpaket ist stimmig. Wir sind insgesamt sehr zufrieden mit OTOBO. Die Oberfläche des Self-Service-Portals ist übersichtlich und modern gestaltet. Das ermöglicht eine intuitive und einfache Bedienung und reduziert den Trainings- und Einarbeitungsaufwand für unsere Kollegen. Die Agenten-Oberfläche überzeugt durch die umfangreiche Funktionalität. OTOBO ist ausgesprochen flexibel – von einfachen Formularen bis zu komplexen Workflows lässt sich damit alles abbilden.“

Erfahrenen Administratoren mit entsprechendem Know-how bietet OTOBO eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Administrationsaufgaben zu automatisieren – z. B., indem sie PowerShell-Konnektoren in Drittsystemen mit Befehlen füttern, um dort Aktionen zu triggern. Anders als bei vielen Out-of-the-Box-Systemen hat man mit OTOBO wirklich volle Kontrolle über das System und seine Schnittstellen“, resümiert Marcel Sommer.

Enterprise Service Management – Einführung von OTOBO in allen Service-Bereichen

Gleich zu Beginn wurden neben der IT auch alle weiteren Service-Abteilungen mit ins Boot geholt. Gemeinsames Ziel: Anfragen sollten strukturiert erfasst, effizient bearbeitet und nachvollziehbar dokumentiert werden können, um Zeit zu sparen und die Qualität der Services zu erhöhen.

Die ersten Schritte zu effizientem Enterprise Service-Management

Mit der Einführung von OTOBO als zentraler Lösung für das Enterprise Service Management (ESM) bei SKZ werden Service-Prozesse jetzt vom ersten Kontakt bis zur finalen Problemlösung über eine zentrale Plattform abgewickelt. Arbeitsvorgänge werden vereinfacht, strukturiert und transparenter gestaltet.

„Besonders hilfreich war der Dialog zwischen der IT, unseren Abteilungsleiter*innen und dem erfahrenen OTOBO-Berater. Direkt beim ersten Setup wurden die Queues für die SKZ-Abteilungen angelegt und schon ging’s los mit der Nutzung von OTOBO – das hat uns gefallen.“

Insgesamt nutzen heute rund 400 Mitarbeiter*innen das OTOBO Self-Service-Portal, um ihre Serviceanfragen unkompliziert zu erstellen. 30 Mitarbeiter*innen aus den unterschiedlichen Serviceabteilungen bearbeiten in OTOBO Service-Anfragen über die Agentenoberfläche, darunter 10 IT Operations Management (ITOM) und IT Service Management (ITSM)-Spezialisten.

Die Vorteile der neuen Arbeitsweise mit OTOBO haben selbst skeptische Kollegen schnell überzeugt: Anfragen werden strukturiert bearbeitet und lückenlos dokumentiert, Übergaben laufen reibungslos, und die abteilungsübergreifende Kommunikation hat sich spürbar verbessert. OTOBO sorgt für weniger Fehler und kürzere Reaktions- und Lösungszeiten. Teams werden von wiederkehrenden Aufgaben entlastet. „Die Qualität und Zuverlässigkeit unserer Services – und damit auch die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter*innen – haben sich deutlich verbessert“, fasst Marcel Sommer zusammen.

Kontinuierliche Anpassung und Verbesserung

Die Implementierung von OTOBO erfolgt als fortlaufender Prozess der Anpassung und flexiblen Umsetzung neuer Anforderungen direkt unternehmensweit.

Die Umsetzung übernimmt das SKZ IT-Team weitgehend selbst und arbeitet eng mit den Abteilungsleitern anderer Servicebereiche zusammen, um sicherzustellen, dass die internen Prozesse reibungslos abgebildet werden.

Dank des Knowledge Transfers im Rahmen der Workshops können viele Erweiterungen wie das Anlegen von ACLs eigenständig vorgenommen werden. Bei speziellen Fragen oder Unsicherheiten ist der kompetente Support eine wertvolle Unterstützung. „Der Support von OTOBO ist einfach super. Auch von meinen Mitarbeiter*innen höre ich immer wieder, wie kompetent und hilfsbereit das OTOBO-Team ist. Statt nur auf einen Selbsthilfe-Link zu verweisen, nehmen sie sich persönlich Zeit, um Probleme gemeinsam mit uns zu lösen“, betont Marcel Sommer.

HR Service Management – der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter*innen

Die Personalabteilung hatte die gleichen Herausforderungen wie alle anderen Servicebereiche: eine Flut von Telefonanrufen. Deswegen war die Bereitschaft zur Einführung von OTOBO von Anfang an hoch – auch wenn zunächst Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes bestanden.

„Die IT hat bei uns grundsätzlich keinen Zugriff auf die Personalsysteme, das gilt auch für die HR-Queue in OTOBO. Benötigen wir Zugriff, müssen wir uns schriftlich die Freigabe der HR-Leitung einholen. OTOBO sorgt ohnehin für eine revisionssichere Protokollierung aller Aktivitäten, d.h. die Compliance ist sichergestellt.“

Heute werden Krankmeldungen, Korrekturen der Zeiterfassung und Genehmigungsverfahren für Überstunden datenschutzkonform in OTOBO dargestellt.

Der Onboardings-Prozess wurde über das OTOBO Prozess-Management abgebildet und automatisiert. Es geht los, sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben vorliegt.

Startend in der Personalabteilung werden die Personalstammdaten im OTOBO Prozess-Ticket erfasst und automatisch an die Führungskraft des neuen Mitarbeitenden weitergeleitet. Diese ergänzt Informationen zum Arbeitsplatz, z. B. den Raum, und Anforderungen an Arbeitsmaterial, Büroausstattung und IT-Equipment.

Für alle Unteraufgaben werden dann automatisch verknüpfte Tickets erstellt: Die IT erhält einen Request zur Bereitstellung der technischen Ausstattung, das Facility Management die Anforderungen an die Einrichtung des Arbeitsplatzes. Per Mausklick kann die HR-Abteilung beim Marketing Mitarbeiterausweis, Türschild und ggf. Visitenkarten ordern.

Der Stand aller Teilaufgaben ist im ursprünglichen Prozessticket jederzeit einsehbar, der Abschluss von Aufgaben wird zurückgemeldet. So behält die Führungskraft stets den Überblick und der erste Arbeitstag kann kommen.

Als nächster Schritt ist die Umsetzung der Personalanforderung geplant.

Mitarbeiter-Training – es lohnt sich

„Wie bei allen komplexeren Software-Lösungen steht und fällt die Akzeptanz der Anwender mit der initialen Schulung – so war das auch bei OTOBO“, berichtet Marcel Sommer.

Nach seinem Training übernahm er die Schulung der Service-Agenten selbst: „In 1- bis 2-stündigen, praxisnahen Einheiten am System habe ich das wesentliche Know-how vermittelt“, so Sommer. „Das hat sehr gut funktioniert, und die Kolleg*innen waren begeistert.“

Auch allen anderen Mitarbeiter*innen haben wir eine 30-minütige Schulung zum neuen Self-Service-Portal von OTOBO angeboten. „Das Self-Service-Portal ist sehr intuitiv, übersichtlich, nicht überladen und somit leicht zu bedienen. Die notwendigen Informationen sind auf einen Blick verfügbar – die Teilnehmer*innen kamen damit sehr gut zurecht“, so das Fazit von Sommer.

Was sind die nächsten Schritte

Die nächsten Projekte liegen schon in der Pipeline. Der Fokus liegt auf der Automatisierung von Abläufen, um langwierige Prozesse zu beschleunigen und die Zuverlässigkeit zu erhöhen.

Dazu sollen weitere Prozesse in OTOBO umgesetzt werden, z. B der Offboarding-Prozess oder die Bahncard-Bestellung – von der Beantragung, über die steuerliche Validierung durch die Finanzbuchhaltung und Genehmigung durch die Vorgesetzen bis hin zur Bestellung.

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CISS TDI GmbH steigert mit OTOBO die Effizienz in der Bearbeitung von Aufträgen um 50 %

Hauke Böttcher — Tue, 01 Apr 2025 05:44:59 +0000

CASE STUDY | CUSTOMER SERVICE MANAGEMENT

CISS TDI GmbH steigert mit OTOBO die Effizienz in der Auftragsbearbeitung um 50 %

Einsatzbereiche: Auftragsbearbeitung Geodatenbeschaffung – von der Bestellung über die teil-automatisierte Bereitstellung bis zur Abrechnung
Anwender: 45 Mitarbeiter
Service-Agenten: 4
Einführung: 2021

Dank der Servicemanagement-Plattform OTOBO ist die Auftragsabwicklung bei der CISS TDI GmbH heute effizient strukturiert, teilautomatisiert und transparent.

Das Ergebnis: zufriedene Kunden – mehr Zeit und Übersicht fürs Team.

Vorher: Bestellprozesse am Limit

Die CISS TDI GmbH (www.ciss.de) versorgt Unternehmen und den öffentlichen Dienst mit Geodaten – z. B. für den Breitbandausbau oder zur Planung von Windkraft- oder Solarparks –, die sie aus unterschiedlichen Quellen beschafft, aufbereitet und auf eigenen Plattformen bereitstellt.

Um 2020 stieg mit dem Glasfaserboom das Anfragevolumen sprunghaft an. Das Team der Geodatenschaffung suchte nach einer Lösung, um die Anfragen strukturiert gemeinsam zu bearbeiten und die Abläufe zu vereinfachen:

„Wir wollten ein Tool, das unseren Prozess klar strukturiert. Jedem Mitarbeiter sofort zeigt, wo wir stehen und was als Nächstes zu tun ist – ohne ständiges Nachfragen. Zusätzlich wollten wir es unseren Kunden so einfach wie möglich machen“, erklärt Robert Müller, Teamleiter Geodatenbeschaffung.

Entwicklungsleiter Florian Schliemann kannte das Tool von früher und machte den Vorschlag, OTOBO als zentrale Bestellplattform zu nutzen.

Bereits nach kurzer Evaluierung war die Entscheidung klar – und wird bis heute nicht in Frage gestellt. „OTOBO erfüllt unsere Anforderungen perfekt und funktioniert einwandfrei. Wir sind sehr zufrieden mit dem System und froh über unsere Wahl“, so Müller.

Nachher: Automatisierung nach Maß

Heute bestellen Kunden mit regelmäßigem Bedarf ihre Geodaten direkt im OTOBO Bestellportal (Geoticket). Auch Bestellungen über den CISS Webshop (shop.ciss.de) werden z. T. in OTOBO bearbeitet. Teilprozesse werden inzwischen vollautomatisiert über eine API im Hintergrund abgewickelt.

Der OTOBO Bestellprozess wurde in Workshops in enger Zusammenarbeit mit dem Consultant umgesetzt. „Wir konnten unsere Anforderungen einbringen und OTOBO genau auf unsere Bedürfnisse zuschneiden“, erklärt Daniel Höck, OTOBO-Verantwortlicher bei CISS TDI.

Intuitive Bestellung, kaum noch Nachfragen

Erklärtes Ziel der Initiative war es, durch Automatisierung mit OTOBO den manuellen Aufwand bei der Auftragsbearbeitung spürbar zu reduzieren.

Dieser Plan ist aufgegangen: Über das OTOBO Portal können registrierte Kunden ihre Bestellungen heute unkompliziert aufgeben und den Bearbeitungsstatus einsehen.

Die Oberfläche wird als intuitiv und übersichtlich wahrgenommen, die Resonanz ist durchweg positiv.

„Die Bestellungen laufen jetzt transparent und in geordneten Bahnen – eine riesige Erleichterung“ (Höck)

Ein zur Laufzeit generiertes Formular fragt relevante Daten wie Bundesland, Produkttyp und Koordinatensystem sowie je nach Vorgang zusätzlich benötigte Informationen ab und speichert diese direkt am Ticket.

So ist sichergestellt, dass schon im ersten Schritt alle benötigten Daten vorliegen und nichts mühsam im Nachgang erfragt werden muss.

Zugleich stehen die Daten im weiteren Verlauf zur automatischen Verarbeitung zur Verfügung.

50 % Zeiteinsparung durch smarte Prozesse

OTOBO vernetzt Prozesse, sorgt für Überblick, bietet Kontrolle und steigert die Effizienz.

Eingehende E-Mails mit der Ticketnummer im Betreff werden automatisch dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Das ist praktisch, weil spätere Rückfragen von Kunden automatisch im richtigen Ticket landen, und erleichtert die Zuordnung der Datenlieferungen von Ämtern.

Alle wichtigen Informationen zu einer Bestellung finden sich im Ticket und sind dort nachvollziehbar. „Kunden wie Sachbearbeiter können den Bearbeitungsfortschritt jederzeit im Portal einsehen, und müssen dazu nicht mehr zum Hörer greifen“, so Höck.

„Seit wir OTOBO nutzen, haben wir eine Zeitersparnis von 50 %. Unser Arbeitsaufwand hat sich drastisch minimiert!“

Müller betont in diesem Zusammenhang auch den Nutzen der automatischen Bestätigungs-Mails: „Dass Kunden sofort eine freundliche Mail erhalten, reduziert unseren Aufwand erheblich. Es wird weniger telefonisch nachgefragt – ein Wahnsinnsvorteil, den wir im Vorfeld gar nicht auf dem Schirm hatten.“

„Die Mail vermittelt den Kunden das Gefühl, dass sich jemand kümmert, selbst wenn sie wissen, dass die Antwort automatisch erstellt wurde. Das kennt man ja auch von sich selbst“, so Müller.

Intern macht sich die bessere Übersicht insbesondere bei Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit bezahlt: „Auch ohne große Übergaben weiß heute jeder sofort, was mit der Bestellung zu tun ist. Du gehst in den Urlaub und weißt, es läuft einfach weiter.“

FAQ-Artikel unterstützen bei der Einarbeitung neuer Kollegen.

Nahtlose Integration – automatische Datenverarbeitung via API

Die teilautomatisierte Bearbeitung der Bestellungen in OTOBO wird durch die Anbindung externe Drittsysteme über die OTOBO API ergänzt.

„Wir haben OTOBO via API um ein Tool erweitert, das zahlreiche Hintergrundprozesse automatisiert – zum Beispiel die automatische Ermittlung der Anzahl Bestellpolygone und die Berechnung der Gebietsgröße“, schildert Müller.
Eingehende Geodaten werden ohne manuelle Eingriffe entpackt, analysiert und in das benötigte Format für die Landesvermessungsämter konvertiert.

Informationen wie Flächengröße oder die Anzahl der abgerufenen Polygone werden so am Ticket gespeichert, dass sie einmal pro Monat automatisch ausgelesen und an die Buchhaltung übermittelt werden können.
Und im Filesystem werden auf Basis der Ticketnummer automatisch die kundenspezifischen Verzeichnisse für die bestellten Daten angelegt.

Diese Automatisierung reduziert nicht nur die Anzahl der manuellen Arbeitsschritte, sondern beschleunigt auch die Weitergabe der Daten erheblich.

Visuelle Unterstützung – das OTOBO Kanban-Board

Mit der steigenden Bestellmenge wuchs der Wunsch nach einer anderen visuellen Darstellung der aktiven Tickets. Die Idee: ein Kanban-Board.

Zunächst wurden alle Ticketinformationen manuell in ein externes Tool kopiert – ein zeitraubender und fehleranfälliger Prozess. Es war offensichtlich, dass eine effizientere Lösung nötig war.

Das Team wandte sich an OTOBO – und erfuhr, dass bereits mehrere Kunden ein Kanban-Board angefragt hatten. „Für uns war sofort klar: Wir wollten uns an der Entwicklung beteiligen“, erinnert sich Müller.

Heute bietet das flexibel konfigurierbare OTOBO Kanban Board des OTOBO-Partners Freicon eine klare Übersicht: Spalten repräsentieren die verschiedenen Bearbeitungsphasen – Bestelleingang, Datenbestellung und-aufbereitung, Lieferung und Rechnungsstellung. Als Kacheln wandern die Tickets entlang des Bestellprozesses durch die Spalten. Farben helfen, Verantwortlichkeiten und Prioritäten auf einen Blick zu erkennen.

„Die Umsetzung ist top! Bei der Vielzahl an Bestellungen ist das Board einfach eine enorme visuelle Unterstützung für uns im Team“, fasst Höck zusammen.

Neue Anforderungen, neue Lösungen – OTOBO wächst mit

Das Team der CISS TDI GmbH hat mit OTOBO bereits viel erreicht. Inspiriert und motiviert geht es weiter: Die erweiterte Produktpalette birgt neue Anforderungen –OTOBO wächst flexibel mit.

Ein Workshop für die Umsetzung neuer Bestellprozesse und das Einrichten zusätzlicher Kanban-Ansichten ist bereits geplant.

„Wir könnten das zwar selbst umsetzen, aber mit der Unterstützung des OTOBO-Teams geht es einfach deutlich schneller – und wir können unsere Zeit für anderes nutzen“, sagt Müller mit einem Lächeln.

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Trio an der Spitze: OTOBO erweitert Geschäftsführung

Hauke Böttcher — Tue, 01 Apr 2025 05:40:07 +0000

NEWS | UNTERNEHMEN

Trio an der Spitze: OTOBO erweitert Geschäftsführung

OTOBO entwickelt sich weiter – auch personell. Als zweite Geschäftsführerin übernimmt Grit Rother ab sofort die Verantwortung für alle nicht technischen Bereiche.

Das Führungstrio aus Stefan und Grit Rother und Mitgesellschafter Sven Oesterling vereint fachliche Tiefe, technisches Know-how und Kundennähe. Das festigt die Basis für unsere Vision: Als starke Partner gemeinsam mit der Open Source Community nachhaltige Lösungen fürs Service Management zu gestalten.

Kundennah, klar und lösungsorientiert

Grit ist seit 2014 Teil des Teams und hat OTOBO in den vergangenen Jahren intern wie extern maßgeblich mitgestaltet. Seit 2020 ist sie erste Ansprechpartnerin für unsere Kunden: Sie kennt ihre Herausforderungen, spricht ihre Sprache und denkt in Lösungen statt Problemen.

Sie hört zu, erkennt, worauf es ankommt – und sorgt dafür, dass Projekte rund laufen, Anforderungen klar sind und die richtigen Menschen zur Stelle, wenn sie gebraucht werden. Ihr Blick fürs Ganze macht den Unterschied: Sie denkt strategisch, plant vorausschauend und verliert nie die Bedürfnisse unserer Kunden aus den Augen.

Die Ernennung zur Geschäftsführerin bildet nach außen ab, was nach innen längst Realität ist. Sven Oesterling: „Grit hat OTOBO über Jahre mitgeprägt – jetzt tut sie das auch offiziell in der Geschäftsführung. Ein konsequenter und richtiger Schritt. Damit sind wir für die Zukunft gut aufgestellt.“

Für Grit ist die neue Rolle vor allem eine Einladung, gemeinsam weiterzudenken: „Wir haben viel vor. Ich freue mich riesig darauf, OTOBO mit unserem großartigen Team weiter voranzubringen – und gemeinsam mit Kunden und der Community maßgeschneiderte und nachhaltige Lösungen für das Service Management zu entwickeln.“

Was bedeutet das für OTOBO und unsere Kunden?

Mit Grits Erfahrung, ihrem strategischen Blick und ihrem Gespür für Menschen stärken wir unsere Kundenorientierung – in Beratung, Projekten und Service.

Stefan Rother bringt es auf den Punkt: „Grit kennt unsere Kunden, unsere Prozesse und unsere Werte wie kaum ein anderer. Mit dieser Verstärkung an der Spitze stellen wir uns noch agiler und kundenorientierter auf. Unser Ziel: Prozesse weiter optimieren, Innovationen schneller vorantreiben – und unseren Kunden weiterhin den besten Service bieten.“

Willkommen in der Geschäftsführung, Grit – jetzt auch ganz offiziell!

Über Rother OSS GmbH

Gegründet im Jahr 2011 bietet die Rother OSS GmbH mit Hauptsitz bei Straubing Business Services zu den freien OTRS-Versionen an und schreibt den Open Source-Gedanken groß. Mit persönlicher und partnerschaftlicher Beratung, Training, Entwicklung, Support und Managed Services unterstützen wir Organisationen aller Größen bei der Implementierung maßgeschneiderter und nachhaltiger Lösungen für ihr Prozess- und Service Management.

Seit 2019 gibt es unseren Fork OTOBO. Als Maintainer und Source Code Owner stellen wir die Service Management-Plattform konsequent Open Source und lizenzkostenfrei zur Verfügung und entwickeln sie in enger Kooperation mit der Community kontinuierlich weiter.

Zu unseren Kunden zählen Unternehmen wie Siemens, Infineon, Hyundai und Bernina sowie Behörden, Kommunen, Hochschulen und Kliniken. Weitere Informationen finden Sie auf auf otobo.io oder LinkedIn. Folgen Sie uns!

Pressekontakt

Grit Rother
Tel: +49 9427 68 39 000

OTOBO 11.0.8

Hauke Böttcher — Wed, 26 Feb 2025 14:59:04 +0000

SECURITY ADVISORY

OTOBO 11.0.8 – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE-TYP:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

26.02.2025
Security Patch Release
MEDIUM | LOW
OTOBO 11.0

Beschreibung

[Security | medium] Ablösung eines unsicheren Hash-Algorithmus im Passwortverlauf verhindert, dass Personen mit Admin-Rechten oder Zugriff auf die Datenbank Passwörter auslesen können [#4181]
[Security | low] Behebung einer Schwachstelle, die potenziell DOS-Angriffe durch authentifizierte OTOBO Agenten erlaubte [#4046]
[Security | low] Verwendung einer kryptografisch sicheren Methode zur Erzeugung des ‚Shared Secret‘ für die Zwei-Faktor-Authentifizierung verhindert, dass dieses bei der Übermittlung abgegriffen werden kann [#4181]
[Security | low] Aufnahme einer SysConfig Option ermöglicht die Überprüfung des Host-Schlüssels bei der E-Mail-Verarbeitung [#4181]

Erweiterungen

[Change/Enhancement] Rückgriff auf die ursprüngliche Absatzformatierung, ohne zusätzliche Zwischenräumen ist wieder näher an MS-Konventionen. Optimierte Einbindung von Tabellen und Bildern. Optimierte Darstellung zitierter Mails. Der Umgang mit Absätzen kann über folgende SysConfig-Optionen:
Frontend::RichText::DefaultCSS und CustomerFrontend::RichText::DefaultCSS
oder direkt in folgenden Dateien eingestellt werden:
var/httpd/htdocs/skins/Agent/default/css/RichTextArticleContent.css und var/httpd/htdocs/skins/Customer/default/css/RichTextArticleContent.css
[Enhancement] Die dynamischen Felder des OTOPar-Pakets DynamicFieldOTOBOAgents für OTOBO 10 können über den Konsolenbefehl Admin::DynamicField::IntegrateOTOBOAgentDynamicFields auf die dynamischen Agentenfelder des OTOBO 11-Standards umgestellt werden (dies geschieht automatisch beim Upgrade von OTOBO 10.1) [#3908]
[Enhancement] Aktivieren des Sendens von benutzerdefinierten Headern bei Anfragen und Antworten in den Webservices [#3982]
[Enhancement] Konsolenbefehl Maint::GenericInterface::TriggerInvoker hinzugefügt, um Webservice Invoker manuell auslösen zu können [#3914]
[Enhancement] Übersetzung dynamischer Referenzfeldwerte [#3958]
[Enhancement] Möglichkeit zum Senden und Empfangen von Arrays im Generic Interface [#4099]
[Enhancement] Option zur Anzeige von Erläuterungen zu Pflichtfeldern (*) in Formularen hinzugefügt [#3954]

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.0.8

Wir empfehlen den Fix der Schwachstelle durchzuführen. Bitte aktualisieren Sie Ihr System.

➞ Zum Security Patch Paket

OTOBO 11.0 Change Log

Hier finden Sie eine Übersicht der aktuellen und bisherigen Changes der Version 11.0.

➞ Zum Security Patch Paket

Bug Fixes

[Bugfix] DynamicField Script: Der Fehler „Bad value in PreviewTriggers.“ beim Leeren der Option „Preview Triggers“ wurde behoben [#4121]
[Bugfix] Beim Zusammenführen von zwei bereits verknüpften Tickets wird sichergestellt, dass die Verknüpfungen in das zusammengeführte Ticket übernommen und die zusammengeführten Tickets ebenfalls verlinkt werden [#4114]
[Bugfix] Behebung des unterschiedlichen Verhaltens bei der Verwendung eines mehrzeiligen DynamicField TextArea im Body von ArticleCreate transition action und TicketCreate transition action [#4110]
[Bugfix] Wiederherstellung des Popup-Fensters für das Kalenderdatum in „Termin bearbeiten“ [#3955]
[Bugfix] Fix der Zeitabrechnung im Rahmen der Artikelbearbeitung [#3939]
[Bugfix] Behebung einer falschen Berechnung von SolutionInMin in der Statistik. [#3897]
[Bugfix] Behebung der dauerhaften Anzeige bei aktiviertem DynamicFieldWidget in AgentTicketZoom, obwohl dem Ticket kein Dynamic Field zugeordnet ist [#3829]
[Bugfix] Berücksichtigung der schreibgeschütz-Einstellung für Richtext dynamic Felder im UI [#3824]
[Bugfix] DynamicField Reference Agent: Funktion bei leeren Feldwerten wiederhergestellt [#3719]
Mehr

Ihre Fragen klären wir gerne. Schreiben Sie uns.

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Sie sind Supportkunde und benötigen Unterstützung für den Security Patch. Bitte kontaktieren Sie uns über Ihren Zugang im Supportportal.

Downloads

OTOBO 10.1.12

Hauke Böttcher — Wed, 26 Feb 2025 14:47:36 +0000

SECURITY ADVISORY

OTOBO 10.1.12 – Security Patch

VERÖFFENTLICHUNGSDATUM:
RELEASE-TYP:
KRITIKALITÄT:
BETROFFENE VERSIONEN:

26.02.2025
Security Patch Release
MEDIUM | LOW
OTOBO 10.1

Beschreibung

[Security | medium] Ablösung eines unsicheren Hash-Algorithmus im Passwortverlauf verhindert, dass Personen mit Admin-Rechten oder Zugriff auf die Datenbank Passwörter auslesen können [#4181]
[Security | low] Behebung einer Schwachstelle, die potenziell DOS-Angriffe durch authentifizierte OTOBO Agenten erlaubte [#4046]
[Security | low] Verwendung einer kryptografisch sicheren Methode zur Erzeugung des ‚Shared Secret‘ für die Zwei-Faktor-Authentifizierung verhindert, dass dieses bei der Übermittlung abgegriffen werden kann [#4181]
[Security | low] Aufnahme einer SysConfig Option ermöglicht die Überprüfung des Host-Schlüssels bei der E-Mail-Verarbeitung [#4181]

Erweiterung

[Change] 0 ist als gültige Zeiteinheitseingabe in AgentTicketProcess zulässig [#3870]

Gegenmaßnahmen

Update auf OTOBO 10.1.12

Wir empfehlen den Fix der Schwachstelle durchzuführen. Bitte aktualisieren Sie Ihr System.

➞ Zum Security Patch Paket

OTOBO 10.1 Change Log

Hier finden Sie eine Übersicht der aktuellen und bisherigen Changes der Version 10.1.

➞ Alle Changes ansehen

Bug Fixes

[Bugfix] Beim Zusammenführen von zwei bereits verknüpften Tickets wird sichergestellt, dass die Verknüpfungen in das zusammengeführte Ticket übernommen und die zusammengeführten Tickets ebenfalls verlinkt werden [#4114]
[Bugfix] Update der Elasticsearch auf die Image-Version 7.17.27 [#4035]
[Bugfix] OpenIDConnect – Korrektes Setzen des Cookies verhindert, dass die Sitzungsdaten beim erneuten Einloggen mit abgelaufener Sitzung zur Browseradresse hinzugefügt werden [#3913]
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OTOBO 11.1

Das ist neu in OTOBO 11.1

Ticketbearbeitung – mehr Überblick, schneller am Ziel

Prozessmanagement – präzise modellieren, sicher steuern

Dynamische Felder – Informationen, genau wo sie gebraucht werden

Sicherheit – moderne Authentifizierung, sichere Anbindung

Datenaustausch und Integration – deutlich vereinfacht

Technische Hinweise

Changes

Pakete, die in den Core übernommen wurden

Verbesserungen, die direkt wirksam sind

Verbesserungen, die Sie individuell konfigurieren

Bugfixes

Release Notes Betaversionen

Upgrade auf 11.1 – wir unterstützen gern.

Sicherheitshinweis – HTTPBasicAuth Authentifizierung umgehen

Umgehen der Authentifizierung über den vom Client bereitgestellten `Remote-User`-Header

Sicherheitshinweis – kritisch

Details zur geschlossenen Sicherheitslücke

Wer ist betroffen?

Unsere Lösung

Nach dem Update

Kein To Do für Systeme ohne `HTTPBasicAuth`-Authentifizierungs-Backend

To Do für Systeme, die `HTTPBasicAuth` mit dem `Remote-User`-Header nutzen (Reverse-Proxy SSO)

To Do für User unserer offiziellen Docker-HTTPS-/Kerberos-Stacks

Workaround – wenn ein Update nicht sofort möglich ist

Credits

Zu den Release Notes

Update, Upgrade oder Fragen? Wir sind da.

OTOBO 11.1.0 Beta3

OTOBO 11.1.0 (Beta3) – Security Patch

Security Fixes

Verbesserungen

Bugfixes

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.1.0 Beta3

OTOBO 11.1 Change Log

Security Patch? System-Update?

Wir unterstützen gerne.

OTOBO 11.0.18

OTOBO 11.0.18 – Security Patch

Security Fixes

Verbesserungen

Bugfixes

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.0.18

OTOBO 11.0 Change Log

Security Patch? System-Update?Das müssen Sie nicht allein erledigen.

OTOBO 10.1.19

OTOBO 10.1.19 – Security Patch

Security Fixes

Verbesserungen

Bugfixes

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 10.1.19

OTOBO 10.1 Change Log

Security Patch? System-Update?

Wir unterstützen gerne.

OTOBO 11.1.0 Beta2

OTOBO 11.1.0 (Beta2) – Security Patch

Security Fixes

Changes

Bugfixes

Verbesserungen

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.1.0 Beta2

OTOBO 11.1 Change Log

Security Patch? System-Update?Das müssen Sie nicht allein erledigen.

OTOBO 11.0.17

OTOBO 11.0.17 – Security Patch

Security Fixes

Changes

Bugfixes

Verbesserungen

Nächste Schritte

Update auf OTOBO 11.0.17

OTOBO 11.0 Change Log

Security Patch? System-Update?Das müssen Sie nicht allein erledigen.

To Do für Systeme, die `HTTPBasicAuth` mit dem `Remote-User`-Header nutzen
(Reverse-Proxy SSO)

Update, Upgrade oder Fragen?
Wir sind da.

Security Patch? System-Update?
Das müssen Sie nicht allein erledigen.

Security Patch? System-Update?
Das müssen Sie nicht allein erledigen.

Security Patch? System-Update?
Das müssen Sie nicht allein erledigen.

Security Patch? System-Update?
Das müssen Sie nicht allein erledigen.

Update, Upgrade oder Fragen?
Wir sind da.

Security Patch? System-Update?
Das müssen Sie nicht allein erledigen.

Security Patch? System-Update?
Das müssen Sie nicht allein erledigen.

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Kein Problem – mit uns an Ihrer Seite läuft alles reibungslos.