Seit der Einführung von OTOBO arbeitet der Support deutlich strukturierter – eine enorme Entlastung.

Dabei ist die Bandbreite der Anliegen groß: Sie reicht von Anfragen zu Schullogin über die Nutzung einzelner Dienste und technische Anbindungen bis hin zu Fortbildungsanfragen – gestellt von Lehrkräften, Eltern, Schülerinnen und Schülern, dem Kultusministerium und dem Landesamt für Schule und Bildung.

Durch klar getrennte Queues sowie die Abbildung unterschiedlicher Themengebiete ist heute jederzeit klar, wer wo verantwortlich ist.

Anfragen lassen sich einfach intern verschieben, statt Kunden bitten zu müssen, eine neue Mail an die richtige Stelle zu senden. Prozesse laufen reibungsloser, ständige Rückfragen und viele frühere Workarounds gehören der Vergangenheit an. Übergaben erfolgen per Mausklick. Anrufe werden zentral erfasst und strukturiert weiterbearbeitet.

Ticketverknüpfungen und Teilfunktionen erleichtern die Bearbeitung komplexer Vorgänge. Antwortvorlagen und automatische Benachrichtigungen sorgen für eine konsistente Kommunikation – das alles spart Zeit.

Die verbesserte Zusammenarbeit ist im gesamten Projekt spürbar: „Gerade teamübergreifend ist OTOBO ein Gamechanger – Abstimmungen sind gezielter, die Zusammenarbeit viel flüssiger“, so Hoffmann.